73. Использование пакета MS-office для разработки рекламной продукции.

1. MS WORD
• Создание документа
• Ввод текста
• Редактирование текста
• Форматирование текста
• Сохранение документа
• Печать документа

Специальные средства редактирования текста.
• Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов. Для выделенного слова тезаурус удобно вызывать через пункт Синонимы контекстного меню.
• Средства автоматизации проверки правописания. Средства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики.
• Форматирование текста.

Основные приемы форматирования:
• Выбор и изменение гарнитуры шрифта
• Управление размером шрифта
• Управление начертанием и цветом шрифта
• Управление методов выравнивания
• Управление параметрами абзаца
• Создание маркированных и нумерованных списков.

Печать документа.Как правило, созданный документ выводят на печать. Для этого необходимо зайти в Файл --> Печать. В меню Печать определяется количество экземпляров документа, выводимого на печать, номера страниц с какой по какую нужно отпечатать или даже выделенный фрагмент. На вкладке Свойства можно выбрать цвет чернил, качество печать: низкое, черновое, обычное или же высокое.

Ввод формул в текстовом редакторе. В программе Microsoft Word средством для вставки математических выражений в текстовый документ является редактор формул Microsoft Equation 3.0.

Работа с таблицами в MS Word.
• кнопка Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная; для создания простейших таблиц
• диалоговое окно Вставка таблицы (Таблица --> Вставить --> Таблица); используют для создания более сложных таблиц. Она открывает диалоговое окно Вставка таблицы, в котором задают число строк и столбцов, а также ширину столбцов.
• средство рисования таблиц Таблицы и границы (Таблица --> Нарисовать таблицу) для создания таблиц сложной структуры.
Работа с диаграммами. Диаграммы являются удобным средством Визуального представления данных и наряду с таблицами очень широко используются. Для создания диаграмм текстовый процессор Microsoft Word имеет подключаемое средство Microsoft Graph

Работа с графическими объектами. Чтобы сделать документ более наглядным, образным и красивым, можно использовать вставку графических объектов. В документах Microsoft Word можно использовать два типа графических объектов:
• Рисунки - объекты векторной природы (линии, прямые, кривые, геометрические фигуры).
• Изображения - растровые объекты. Они вставляются как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами (графическим редактором, цифровой камеры и т.д.).

Работа с клипартами. Создание достаточно сложных композиций может быть очень трудоёмким. В таких случаях используют готовые библиотеки (коллекции) рисунков (клипартов). Такие библиотеки распространяются на отдельных компакт-дисках, их можно найти в Интернете, но базовая, простейшая коллекция может быть установлена вместе с текстовым процессором. Для вставки клипартов используют команду Вставка --> Рисунок --> Картинки.

Специальные средства оформления. Эти средства оформления представлены кнопками на панели инструментов Рисование. Они позволяют:
• управлять цветом заливки, цветом контура и цветом текста;
• управлять толщиной сплошных линий и параметрами для штриховых линий.
• преобразовывать линии в стрелки и управлять формой их концов;
• создавать теневые и трехмерные эффекты.

2. MS EXСEL

Основные понятия.
Рабочая книга - представляет собой основной документ Excel. Она хранится в файле с произвольным именем с расширением «.xls». По умолчанию рабочая книга состоит из 16 листов, имеющих имена: Лист 1, …Лист 16. пользователь может изменить имя листа.
Лист - предназначен для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Состоит из 256 столбцов, которые имеют имя А, В, С,...Z,…AA,AB… и строки 1,2,3… 16384
Ячейка – представляет наименьшую структурную единицу для размещения данных внутри рабочего листа.
Блок ячеек - прямоугольная область, объединяющая отдельные ячейки, адрес блока формируется по диагональным ячейкам.
Адресация ячеек. Существует 2 вида ячеек: 1) относительная (пример с В3)- при проведении копирования и перемещении, относительный адрес ячейки всегда меняется: при копировании вниз № строки увеличивается на 1, при копировании вправо имя столбца изменяется на 1 букву в сторону увеличения; 2) абсолютная - не изменяется при проведении любых манипуляций с ячейками, обозначенных $B$3, не изменится № строки, ни название столбца. Если B$2-не изменится № строки, $B2-не изменится название столбца.
Формула - математическая запись вычислений, производимых над данными в таблицах. Она начинается со знака равенства или математического оператора и записанного в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вычисление значения. Пример: =$A$12+B2.
Функция - математическая запись, указывающая на выполнение определенных вычислительных операций. Она состоит из имени и 1 или несколько аргументов, заключенных в круглые скобки. Пример: =SUM(A1:A10);LOGIO(B2);lg(B2)
Форматирование - задание определенных параметров для внешнего представления данных, записанных в 1 или нескольких ячейках. К параметрам форматирования относится: вид и размер шрифта, рамка, цвет, выравнивание содержимого ячейки. Они задаются с помощью команд меню или кнопок панели инструментов. Его можно произвести до ввода данных в таблицы. Нельзя форматировать 1 ячейку.
Стиль - представляет набор параметров форматирования, применяемых к выделенным ячейкам при указании имени стиля. Существует набор стилей, хранящихся в библиотеке стилей. Следует использовать после завершения работы с таблицей.
Список - специальным образом оформленная таблица с которой можно работать как с базой данной. Плюсом является то, что возможно манипулировать данными.
Примечание - это текст, используемый в качестве комментария к содержимому 1 или нескольких ячеек. Примечание также может быть знаковым.

Электронная таблица предоставляет следующие возможности:
• Создание табличной структуры, традиционной для хранения данных.
• Вычисление по заданным формулам (математическим, инженерным, статистическим) результирующих значений, зависящих от других ячеек таблиц (их содержимого).
• Организация связи между несколькими таблицами, то есть значение одной таблицы могут формироваться на основе данных из другой таблицы. Причем изменение данных в исходной таблице автоматически несет за собой изменение данных в итоговой таблице.
• Создание сводных, то есть интерактивных таблиц, облегчающих анализ большого объема данных. Пример: сводная таблица финансов большого РА, которая формируется в центральном офисе.
• Использование баз данных (списков), позволяющих проводить операции сортировки, вычисление промежуточных итогов и фильтрацию данных.
• Осуществление консолидации данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в 1 таблицу. Пример: ассортимент У. РА.
• Автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам.
• Защита данных от изменения посторонними лицами. Здесь могут быть использованы возможные комбинации уровней защиты.
• Структурирование данных, позволяющих скрывать или отображать определенную часть таблицы.
• Примечание - механизм авто заполнения, при котором в нескольких ячейках таблицы может быть введено заранее подготовленное значение.
• Использование таблицы подстановок, которая может содержать 1 или несколько переменных с различными значениями.

Таким образом, табличный процессор кроме специфических функций, перечисленных выше, поддерживает общие функциональные возможности текстовых процессоров. Пример: построение диаграмм, автозамена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, автоформатирование данных, обмен данных с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметра и др.
Построение диаграмм. Диаграммы и графики позволяют заметно повысить наглядность представления числовых табличных данных в документах Еxcel. Основное назначение диаграмм - использование в отчетной документации, это позволяет соотносить планируемые параметры, используемые в Р. практике и коммерческой деятельности с реально полученными параметрами.
В Еxcel используется около 20 различных диаграмм. Наиболее используемые столбцовые и круговые. Для того чтобы построить диаграмму можно воспользоваться мастером построения диаграмм, либо же вставить готовую диаграмму из меню Вставка --> Рисунок --> Диаграмма.
Технология решения задач ком-й и Р. практики ср-вами электр-й таблицы.
Решение таких задач дает возможность пользователю узнать, как изменятся входные параметры при изменении 1 или нескольких величин.
Пример: входящие в состав электронной таблицы статистические функции могут быть использованы в статистическом анализе или для прогноза, содержащихся в таблице данных. Использование финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности, планируемых капиталовложений, рассчитать стоимость ценных бумаг.
Для решения оптимизационных задач используются специальные модели математического программирования. Пример: если Р. фирма имеет центральный офис и несколько филиалов, то появляется задача объединения документов и отчетов, приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с данными и генерации отчетных форм.

3. MS ACCESS

Одним из важнейших условий обеспечения эффективного функц-я любой организации является наличие развитой информац-й системы и системы управления базой данных.
Основные понятия.
Современной формой информационных систем являются банки данных, которые включают в свой состав вычислительную систему, одну или несколько баз данных (БД), систему управления базами данных (СУБД) и набор прикладных программ (ПП).
База данных обеспечивает хранение инф-и и представляет собой поименованную совокупность данных, организованных по определенным правилам, включающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.
С понятием базы данных тесно связано понятие система управления базой данных.
Система управления базами данных представляет собой пакет прикладных программ и совокупность языковых средств, предназначенных для создания, сопровождения и использования баз данных.
Классы СУБД.
По степени универсальности различают два класса СУБД:
• системы общего назначения СУБД общего значения - это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией базы данных информационной системы
• специализированные системы. Специализированные СУБД создаются в редких случаях при невозможности или нецелесообразности использования СУБД общего значения.

Запросы как объекты СУБД. В целом все запросы решают проблему обновления базы данных. Существуют различные формы запросов. Выбор формы запросы зависит от решаемой рекламной задачи, от системы организации системы базы данных, а так же от пристрастий пользователя. В любом случае пользователь получает из базы данных информацию, требуемую в данный момент времени.
Запросы представляют собой набор выборочной информации из общей базы данных.
Виды запросов, применяемых в рекламной деятельности:
1) Запрос по образцу
Этот запрос может быть разработан с помощью специального языка SQL (Structured Query Language). Однако пользователям MS Access изучать данный язык программирования необязательно, а большинство операций можно выполнить щелчками кнопок мыши и приёмом перетаскивания в бланке, так как пакет MS Access имеет визуальные средства разработки запроса по образцу.
Пример:
Рекламному агентству по производству сувенирной продукции необходимо закупить партию ручек для нанесения логотипа фирмы. Стоимость данных ручек не должна превышать пять рублей за единицу продукции.

Технология разработки запроса по образцу в MS Access:
• Запуск программы MS Access (Пуск->Программы->MS Access).
• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберете раннее созданную базу Сувенирная продукция и щёлкните на кнопку ОК.
• В окне Сувенирная продукция: База данных откройте панель Запросы. Дважды щёлкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк запроса по образцу.
• Добавьте в созданный запрос таблицу Поставщики.
• В строке Условие отбора поле Наименование введите: Ручка.
• Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса выдавались данные о ручках стоимостью до пяти рублей. Для этого необходимо в строке Условие отбора для поля Цена оптовая написать: <=5
• Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Отбор ручек стоимостью до пяти рублей.
• В окне Сувенирная продукция: База данных откройте панель Запросы и запустите запрос Отбор ручек стоимостью до пяти рублей. На экране появится результирующая таблица, которая содержит информацию о ручках стоимостью до пяти рублей.
• Закройте все объекты базы данных. Закройте программу MS Access.
2) Запрос с параметрами
Специальный тип запросов, называемый запросами с параметрами, позволяет пользователю самому ввести критерий отбора данных на этапе запуска запроса. Этим приёмом обеспечивается гибкость работы с базой.
Пример:
Рекламному агентству по производству печатной рекламы необходимо выбрать информацию из ранее созданной базы данных о поставщиках цветных принтеров для выпуска новой партии рекламных буклетов.
Технология разработки запроса с параметрами MS Access:
• Запуск программы MS Access (Пуск --> Программы --> MS Access).
• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберете раннее созданную базу печатная техника и щёлкните на кнопку ОК.
• В окне Печатная техника: База данных откройте панель Запросы. Дважды щёлкните на значке Создание запроса в режиме Конструктора - откроется бланк запроса по образцу.
• Добавте таблицу Поставщики, из которой выберите поля: Компонент, Модель, Цена оптовая, Поставщик, Телефон
• В строке Условие отбора поля Компонент введите: Принтер
• Строку Условие отбора для поля Цена оптовая надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложении ввести нужное значение. Текст, обращённый к пользователю, должен быть заключён в квадратные скобки. Если бы хотели отобрать принтеры, цена которых более 200 у.е., мы бы написали: >200. если бы нам нужны были принтеры дешевле 200 у.е., мы бы написали: <200. но если мы хотим дать пользователю возможность выбора, мы должны написать «Введите цену»
• Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Отбор принтера.
• В окне Печатная техника: База данных откройте панель Запросы и запустите запрос Отбор принтера – на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра.
• Введите какое-либо число и щёлкните по кнопке ОК. В зависимости оттого, что реально содержится в таблице Поставщики, по результатам запросам будит, сформирована результирующая таблица.
• Закройте все объекты базы данных. Закройте программу MS Access.
3) Итоговый запрос
Запрос, выполняющий вычисление по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может, так же исполнятся иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.
Пример:
Полнопрофильному РА необходимо определить наиболее востребованный вид услуг за прошедший период времени, для того чтобы выявить сильные и слабые стороны своей деятельности. РА оказывает следующие виды услуг:
• Создание видеороликов
• Создание аудиороликов
• Наружная реклама
• Неоновая реклама
• Планирование и реализация рекламных кампаний
• Реклама в прессе
• Реклама на транспорте
• Изготовление сувенирной продукции с нанесением логотипа фирмы

Технология создания итогового запроса в MS Access:
• Запустите программу MS Access (Пуск --> Программы --> MS Access)
• В окне MS Access включите переключатель открыть базу данных, выберите ранее созданную базу Рекламное агентство и щёлкните на кнопку ОК.
• Щёлкнит откройте панель Запросы щёлчком на одноимённой кнопке окна Рекламное агентство: База данных.
• Выполните двойной щелчок на значке Создание запросов в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу Виды услуг и заказы, на основе которой будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.
• В бланке запроса по образцу ввдете следующие поля таблицы Виды услуг и заказы: Виды услуг, Количество заказов, Общая прибыль,
• На панели инструментов MS Access щёлкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид --> Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на её базе создаются итоговые вычисления. Все поля, отобранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.
• Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Вид услуг), оставьте в строке Групповые операции значения Группировка. Для остальных полей щёлкните в этой строке – появится кнопка раскрывающего списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчёта значений в данном поле.
• Для поля Количество заказов выберите итоговую функцию Count, определяющую общее количество заказов на конкретный вид услуг.
• Для поля Общая прибыль выберите итоговую функцию Sum для определения общей прибыли по конкретному виду услуг.
• Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя Расчёт общей прибыли по различным видам услуг.
• Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.
4) Перекрёстный запрос
Он позволяет создать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц.
В перекрёстном запросе отображаются результаты расчетов (таких как суммы, количество записей и среднее значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй в верхней строке.
5) Запрос на изменение
Это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Запрос на изменения бывают четырёх типов:
• Запрос на удаление. Удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. В рекламной практике запрос на удаление позволяет удалить записи о рекламодателях, которые не делали долгое время заказов в рекламном агентстве.
• Запрос на обновление записей. Вносит общие изменения в группу записей одной или несколько таблиц. Запрос на обновление записей в рекламной практике может использоваться, когда происходит повышение цен на 10% на бумагу для печатной рекламы, так как охватывает большую группу различных видов печатной продукции.
• Запрос на добавление. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких других таблиц. При появлении новых клиентов у рекламного агентства, сведения о них можно не вводить в ручную, а добавить в таблицу Клиенты с помощью запроса.
• Запрос на создание таблиц. Создаёт новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

Для создания любого из этих запросов бланке запроса конструктора щёлкнуть правой кнопкой и выбрать Тип запроса, а затем выбрать необходимый варианта запроса.
Форма как объект СУБД
Смысл формы - пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Преимущество форм раскрывается особенно наглядно при вводе данных заполненных бланков. Здесь форма повторяет вид бланка. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.
Отчёт как объект СУБД
Отчёты отличаются от прочих объектов Access тем, что предназначены только для вывода данных на печатающее устройство, но не на экран. В них приняты специальные меры для группировки выходных данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Страница как объект СУБД
Страница (страница доступа к данным) – объект, выполненный в коде HTML – язык гипертекстовой разметки, размещаемый на web-странице, и передаваемый клиенту вместе со страницей. Сам по себе этот объект не является БД, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной web-страницы с БД, остающейся на сервере.
Макросы и модули как объекты СУБД
Макросы и модули предназначены для автоматизации повторяющихся операций с БД, а также для создания новой функции путём программирования. Макросы в СУБД Ms Access состоят из последовательности внутренних команд. Модули создаются с помощью языка Visual Basic for Application. Модули предназначены для удовлетворения специфических требований пользователя, повышения быстродействия системного управления, для повышения уровня защищённости БД.

4. MS POWER POINT ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ В РЕКЛАМНОЙ ПРАКТИКЕ

Презентация – это совокупность взаимосвязанных между собой объектов. Физической и логической единицей любой презентации является слайд.
Презентация - это:
• Web-страница или сайт, размещенный в сети Internet.
• Файл, разработанный одним из специализированных пакетов, например, Power Point из Ms Office.
Слайд – это фрагмент презентации, в пределах которого производится работа над её объектами.
Рассмотрим основные параметры объекта «слайд»:
• Вид фона. Изменяется путём установления шаблона. В пределах одной презентации нельзя устанавливать различный фон. (В новых версиях ОС такая возможность предоставляется).
• Цвет фона. Может изменяться от слайда к слайду.
• Вид перехода. Характеризует переход от одного слайда к другому по кнопке или автоматически.
• Звук. Наличие или отсутствие звукового сопровождения.
• Эффекты анимации. Объект может прилетать с разных сторон, появляться.
Достоинством пакета Power Point – это наличие удачно подобранных библиотек свойств объекта, например, шаблоны.

Вставка звука и видеоклипа в презентацию
• Для украшения презентации можно использовать видеоклипы из библиотеки видеоклипов или созданные самостоятельно с использованием специализированных пакетов (Medio Studie, Adobe Premier). В любом случае вы должны иметь файл вставляемого объекта.
• Для вставки видеоклипа в главном меню нужно выбрать опцию «Вставка» кино или видео. Аналогично и для вставки звука. В обоих случаях в появившемся окне необходимо указать имя файла вставляемого объекта.
Создание управляющих кнопок. Управляющие кнопки в презентации позволяют манипулировать показом презентации, и могут обеспечивать переход к следующему слайду, переход к предыдущему слайду, выход из презентации, звуковое сопровождение.
Основные типы презентаций в рекламной практике.
С точки зрения маркетинга презентация (Web-сайт) – это набор информационных блоков и инструментов для взаимодействия с одним или несколькими сегментами рынка. Какая информация будет представлена на сайте, какие инструменты будут задействованы, и как они будут взаимодействовать – зависит от целей создания сайта, от краткосрочных и долгосрочных задач, а также от типа сегментов целевой аудитории и наличия возможности взаимодействовать с ней тем или иным образом.

Определение целей создания электронной презентации имеет основополагающее значение для определения как структуры презентации, так и необходимого программного обеспечения. Наибольшее распространение получили следующие варианты:

1. Инф-я поддержка реально существующего бизнеса.
Цель: создание дополнительного информационно-рекламного канала, совершенствование коммуникации с действующими и потенциальными партнерами, формирование положительного имиджа компании как предприятия, использующего в своей деятельности современные технологии.
Тип презентации: информационный сайт, содержащий информацию о компании, ее товарах, услугах, ценах, сервисе и т. п.
Доход от деятельности в сети Интернет: интерактивная составляющая бизнеса не приносит прямого дохода.

2. Организация продаж через сеть Интернет товаров и/или услуг, производимых предприятием или организацией.
Цель: использование сети Интернет для рекламы, сбыта и продаж.
Тип презентации: создание корпоративного представительства как интерактивного Web-сайта, содержащего информацию о компании и ее продукции, товарах, услугах, обеспечивающего возможность осуществления on-line-заказов; продвижение продукции, товаров, услуг средствами рекламы в сети Интернет.
Доход от деятельности в сети Интернет: интерактивная составляющая увеличивает общий объем сбыта продукции, товаров и услуг.

3. Создание Интернет-проекта, реализующего бизнес только в сети Интернет.
Цель: реализация в сети Интернет всех бизнес-процессов, обеспечивающих получение прибыли от хозяйственной деятельности.
Тип презентации: Создание портала, обеспечивающего работу с клиентами, партнерами, поставщиками (on-line-заказы, каталог товаров и услуг, прайс-листы, информационная поддержка), подключение к платежным системам, создание и развитие систем складирования и доставки.
Доход от деятельности в сети: интерактивная составляющая полностью покрывает расходы компании и приносит прибыль.

Любая презентация, независимо от выбранного варианта, должна включать в себя следующие элементы:
• Заголовок презентации (название компании или Интернет-магазина).
• Меню презентации (Web-сайта), которое включает сведения о компании, ее продукции, ценах, поставщиках, партнерах, а также новости и вакансии. Меню Интернет-магазинов кроме перечисленных данных, может включать также информацию о способах заказа товаров, сервисных центрах, системе скидок, об условиях доставки и оплаты продукции. Меню бывает горизонтальным и вертикальным. Иногда меню совмещено с названием/заголовком презентации. Например, компания «Стефани», занимающаяся оптовой торговлей бытовой химией, косметикой, парфюмерией, хозяйственными товарами.
• Текст презентации.
• Информация о новинках.
• Адрес компании, контактные телефоны, e-mail.

Процесс создания презентации – это творческий процесс, поэтому изменение презентации возможно как на этапе обработки слайдов, так и после завершения работы.