ЗАНЯТИЕ 7. Формуляр документа; становление и развитие формуляра современного управленческого документа

Материалы для занятия:

  1. ГОСТ Р 51141-98;
  2. ГОСТ Р 6.30-2003;
  3. выдержки из исторических документов по теме занятия
  4. образцы документов (по справочнику «Делопроизводство»);
  5. копии аутентичных документов.

Формуляр документа определяется как «набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности».
Формуляр документа начал создаваться в период зарождения делопроизводства в России и претерпевал значительные изменения вплоть до установления формы современного управленческого документа.
В разные исторические периоды документы имели различные формы, которые влияли на правила оформления отдельных реквизитов и место их расположения на листе бумаги.
В XVI – XVII вв. официальной формой документа был так называемый столбец; применялись также книги и тетради. Документирование основывалось на традициях, однако некоторые нормы оформления были закреплены в Судебнике 1550 г. и Соборном уложении 1649 г. Так, статья 28 Судебника 1550 г. содержит требования к составу удостоверения документа:

А которое будет дело судить царь и великий князь, или дети царя и великого князя или бояре, и который суд не кончается, оставят его в обговоре, и дьяку исцевы и ответчиковы речи велети, записати перед собою; или о чем ся пошлют на послушество, и дьяку то велети записывати перед собою ж; да те ему дела держати у себя за своею печатью, доколе дело кончаетца. А которые дела дадут дьяки подьячим с черна начисто переписывати, и дьяком к тем жалобницам и к делом по составом руки свои прикладывати. А как подьячий с черна начисто дело перепишет, и дьяку те дела справити самому, да к тем делом дьяку руку свою приложити; и держати те дела дьяку у собя за своею печатью. А подьячим дел у собя никоторых не держати; а вымут у подьячего список или дело не за дьячего печатью, а руки дьячие у того списка или у дела или у жалобницы не будет, и тот иск и пошлины и езд взяти на дьяке, а подьячего бити кнутьем; а вымут у подьячего список или дело за городом или на подворье, и тот иск взяти на дьяке, а подьячего казнити торговою казнью да выкинути ис подьячих, и ни у кого ему в подьячих не быти.

Уже на ранних этапах формирования систем документации и появления различных видов документов их авторы осознают необходимость дать в документах сведения об их авторе, адресате, дате и др. Проанализируйте с этой точки зрения приводимый отрывок челобитной.

            Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу Великая и Белая и Малая Росии самодержцу бьет и являет холоп твой Тверской Костентиновской Хамовной слободы Сидорко Яковлев.
            В прошлом, государь, во 178-м году октября в 18 день дався мне, твоему, волею своею Ивашка Лукьянов учинитца моему ж ремеслу – серебреному делу – на урочные годы на пять лет. И в том же мне, холопу твоему, дал он Иван на себя запись поручную. И в нынешнем, государь, во 181-м году сентября … збежал от меня, холопа твоего, тот мой учиник Ивашка, недоживя урочных лет против записи, с нео же моего девять фунтов серебра да серьги жены моей, цена серьгам пять рублев. И в том иво Ивашкове побеге, воровстве мне, холопу твоему, не погибнуть.
            Милосердный государь царь и великий князь Алексей Михайлович всеа Великия и Малыя и Белыя Росии самодержец, пожалуй меня, холопа своего: вели, государь, челобитье мое и явку записать.
            А у серьги были каменья … цена пять рублев.
            Царь государь, смилуйся, пожалуй.

В XVIII в. начинается регламентация процессов документирования. Генеральный регламент 1720 г., Табель о рангах 1722 г., Общее учреждение министерств 1775 г. и другие законодательные акты XVIII в. устанавливали не только видовой состав документов, но и требования к их составлению и удостоверению.
Проанализируйте отрывок из Генерального регламента 1720 г. (гл. XXX), определите вид документа, о котором идет речь в этой главе, и опишите его формуляр.

            О должности Нотариуса
            Понеже должность его чина в том состоять, чтобы онъ при собрании Коллегии протоколъ держалъ, того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежитъ въ верху листа годъ и число написать, потомъ присутствующие Члены записать, и потомъ протоколъ держать.
            1. Всемъ приключившимся въ Коллегияхъ деламъ, или перечнемъ, или когда дело великой важности, то пространно со всеми надлежащими обстоятельствами.
            2. Выписку или содержание всехъ отъ Его Царского Величества и отъ всехъ другихъ Коллегий Губерний, служителей. подданныхъ и прочихъ полученныхъ, и против того отпущенных указовъ (грамотъ) писем, требований, мемориаловъ, реляций и прочее.
            3. Записывать разговоры о разныхъ делахъ, такожде записывать и то, ежели Коллегиум о какомъ деле большаго ихъяснения требуетъ, и оное до другаго времени отсрочить надлежитъ.
            4. Записывать, когда Члены въ голосахъ не согласны. как въ главе сего Регламента объявлено, а дело чрез голоса въ вершению произнести и решити надлежитъ; а ежели Члены согласны, то голоса въ протокол не записываются, но только краткая записка, и по одному решению; онъ же Нотариусъ должен сей протоколъ помесячно сшивать, листы номеровать и алфавитным реэстромъ содержание делъ и персонъ напреди сделать; сверхъ того надлежитъ Нотариусу роспись иметь объ оных делахъ, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись предъ Президентомъ на столе иметь, дабы оную въ Коллегии ежедневно видеть, и о невершенныхъ делахъ ведать мочно было, такожде онъ долженствуетъ роспись о вершеныхъ и окончанныхъ делахъ иметь. А Секретарь напишетъ къ тому на поле, которому концелярийскому служителю каждое дело ко управлению его отдано. Сие все повиненъ онъ исполнить подъ такимиъ штрафами и наказаниями; какъ въ должности Секретарской написано.

В статьях Общего губернского учреждения 1775 г. определялись виды переписки между учреждениями различных уровней управления: рапорты, доношения, сообщения.
Созданные в начале XIX в. министерства функционировали согласно «Общему учреждению министерств» (1811 г.), который в качестве приложений содержал формы письмоводства. Рассмотрите предлагаемые формы, прокомментируйте примечания.

Форма I. Сношения Министров между собой и с лицами имъ равными,
и предписания лицамъ подчиненным

Министерство или                                                       Господину NN. (Здесь должно означить
Главное Управление NN                                           только Звание, не выставляя ни чина, ни
Департамент или Канцелярия NN                           имени).
Отделение N                                                 

Стол N
Месяц, число, год, №
О том-то (здесь содержится краткое содержание
дела, если же отношение есть ответъ, то вместо
содержания отмечается только отметка: на № такой-то).

                                                                               Содержание.
                                                                               Подпись министра.
                                                                               Скрепа: Директор  NN

            Примечание. 1) На бумагахъ секретных вместо означения Департамента подписывается : по секретной части и сверхъ того означается вверху бумаги: секретно. 2) Бумаги секретныя Директором не скрепляются. 3) Въ Учреждении означены случаи, когда бумаги, за подписаниемъ Министра идущия, Директоромъ не скрепляются. 4)Сношение Министровъ Военныхъ съ Чиновниками Воинскими оставляются въ той форме, какая особенно для нихъ постановлена.

Форма II. Отношения и представления къ Министрамъ

Министерство такое-то.                                                 Господину Министру NN (Здесь означается
Департаментъ.                                                                только название Министерства.)

Отделение.
Столъ.
Содержание дела или
ответ на № такой-то.
Месяцъ, число, годъ, №
От такого-то.
                                                                                               
                                                                                  Содержание.
                                                                                  Подпись.
                                                                                 Скрепа.

            Примечание. 1) На  поле означается то Министерство, къ коему делается отношение. 2) Когда въ управлении Губерний введены будут разделения делъ по Демартаментамъ и Отделениямъ: тогда внизу подъ № означать должно Департаментъ и Отделение. Скрепа предполагаетъ также будущий распорядокъ письмоводства в Губернияхъ. 3) Въ Министерствахъ Военныхъ сохраняется прежняя Форма рапортовъ отъ лицъ подчиненныхъ.

Форма III.  Предписания Министровъ ихъ Департаментамъ

Министерство или                                                       Департаменту такому-то.
Главное Управление N.
Канцелярия.
Отделение N.
Месяц, число, годъ, №.
О том-то.

                                                                                 Содержание.
                                                                                 Подпись Министра.
                                                                                   Скрепа Директора Канцелярии.

Форма IV. Представление или докладная записка отъ Департамента Министру

Министерство или
Главное управление NN.
Департамент N.
 Отделение N.
 Стол N.
Месяц, число, годъ, №.
О том-то (Здесь означается краткое содержание
дела. Если же представление есть ответъ на
предписание, то означается: Ответ на №
такой-то.).

                                                                               Содержание дела со всеми принадлежа-
                                                                                щими къ тому обстоятельствами.
                                                                               Заключение Департамента.
                                                                               Подпись Директора.
                                                                               Скрепа Начальника Отделения. 

Формуляр  управленческого документа приобрел современную форму в результате процессов унификации и стандартизации.
Становление и развитие систем документации и – далее – унифицированных систем документации (УСД) привело к необходимости разработки требований к формам документов, входящих в ту или иную систему; эти требования закреплены в государственных стандартах. В качестве примера рассмотрим ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ЗАДАНИЯ.
1.Дайте определение понятия «реквизит документа».
2.Что такое «бланк документа»?
3.Объясните, что такое обязательные реквизиты, обязательные постоянные реквизиты, обязательные переменные реквизиты.
4.Что такое формуляр-образец документа?
5.Какие законодательные акты  и нормативно-методические материалы определяют требования к составу реквизитов управленческого документа (исторический аспект)?
6.Проанализируйте представленные копии аутентичных документов с точки зрения особенностей их формы и соответствия требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.