ЗАНЯТИЕ 4. Использование различных способов документирования в зависимости от природы информации

Материалы для занятия:

1.  главы из учебников и учебных пособий (Н.Н.Кушнаренко «Документоведение», Н.С.Ларьков «Документоведение» и др.);
2. копии документов, созданных с помощью различных способов документирования;
3. материалы профильных журналов.

При анализе процессов документирования необходимо представлять вид информации, которую предстоит зафиксировать;  особенности того языка (языкового кода), с помощью которого эта фиксация возможна;    средств и инструментов, используемых для документирования.

ЗАДАНИЯ.
1.В чем сущность визуальной информации? Какие возможности для фиксации визуальной информации существуют? Какого рода документы создаются при этом?
2.Что такое аудиальная информация и каковы особенности ее фиксации? Что представляют собой документы, в которых зафиксирована аудиальная информация?

Первым способом передачи мысли является слово, устная речь. Возможности устного общения ограничены: мы не можем общаться, если разделены большим расстоянием, не можем передавать запечатленную в слове информацию во времени. В связи с этим уже с глубокой древности человек пытался преодолеть недостатки слова – устной речи, создавая специальные сигнальные (знаковые) системы (язык костров, бой барабанов и проч.), позволяющие передавать информацию на большие расстояния, и изобретая приемы и средства для фиксации информации.
С древности широко использовалось условно называемое сейчас «предметное письмо»: определенным предметам придавалось то или иное значение, они служили для передачи того или иного сообщения. Это предметное письмо было национальным; правильно понять его смысл, как правило, могли только представители родственных племен или представители одной религии. Это присущее предметам значение сохраняется и сейчас у различных национальных групп.

ЗАДАНИЯ.
1. Какие способы бездокументной передачи информации вы знаете? Проанализируйте эти способы с точки зрения используемой для передачи информации знаковой системы.
2. Проанализируйте используемые в национальной традиции предметы, вещи, символику цвета и проч., являющиеся рудиментами предметного письма древности.

Предметное письмо противостоит другим способам документирования, где средством фиксации информации являются те или иные знаковые системы, - знаковому документированию, которое может быть охарактеризовано с точки зрения информации и используемых знаковых систем и обозначено как текстовое, техническое, фото-, кино-, видеодокументирование, документирование с использованием  компьютерных технологий.
ЗАДАНИЯ.
1. Дайте определение понятия «текстовое документирование», используемое в ГОСТ Р 51141-98. Проанализируйте приведенное определение.
2. Что представляет собой письменный способ фиксации устной речи? Расскажите об этапах развития письма.
3. Выступите с сообщением об особенностях развития славянского письма.
4. Каковы особенности русской графики? Как изменяется графика русского письма?

Текстовое документирование можно осуществлять как ручным, так и машинописным способом. Изобретение, а затем и промышленное изготовление пишущих машинок позволило в значительной степени облегчить труд людей, занимающихся изготовлением документов.

ЗАДАНИЯ.
1. Каковы возможности пишущих машинок и других средств механизации для оптимизации делопроизводственного труда?
2. Как вы понимаете фразу пособия: «… однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документов»?

Поскольку человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась потребность создания такой системы записи, которая по скорости была бы максимально приближена к устной речи. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых знаков. Изобретенная еще в Древней Греции (4 в. до н.э.), широко применяемая в Древнем Риме с его развитой судебной системой, стенография модифицировалась и сохранилась практически до наших дней.

ЗАДАНИЯ.
1. В каких областях и ситуациях, с вашей точки зрения, нашла применение стенография? Каковы ее преимущества и недостатки в сравнении с традиционным письмом? Каковы перспективы развития стенографии?
2. Расскажите о современных системах стенографии.

В настоящее время стенография, в силу некоторых ее негативных характеристик, часто уступает место другому способу записи звучащей речи – фонодокументированию. Если в устной речи создается текстовое сообщение, то фонодокументирование представляет собой разновидность текстового документирования.
Особенность фонодокументирования состоит в том, что для записи звучащей речи необходимы определенные технические средства и носители записи аудиальной информации; «считывание» фонодокументов также невозможно без использования соответствующих технических средств.

ЗАДАНИЯ.
1.Что такое «фонодокумент»?
2.Расскажите об истории развития технических средств, используемых для создания фонодокументов.
3.Каковы первые из известных вам фонодокументов?
4.Как фонодокумент заменяет в настоящее время стенограмму?

Способом запечатления технической мысли является техническое документирование и его результат – технический документ.
Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ЗАДАНИЯ.
1. В чем состоят основные отличия технического документирования от документирования текстового?
2. Расскажите о технической документации, используемой в древнейшие и новые времена в развитых странах.
3. Каковы наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов в Русском государстве?
4.Расскажите об особенностях таких документов, как чертеж, рисунок, расчет, график, техническое описание, технический паспорт, метеорологическая карта и др.
5. Что представляют собой технологические карты производственных процессов?

Изобретение фотографии дало человеку принципиально новый способ фиксации визуальной информации и вызвало к жизни новый вид документа – фотографию, фотодокумент.
Комплекс последовательно переданных на пленке фотографических изображений отразил предметы, явления, события в движении, в развитии. Так возник кинодокумент.
Дальнейшее развитие технических средств привело к появлению видеодокумента, являющегося результатом видеодокументирования.

ЗАДАНИЯ.
1.Каковы научные и технические предпосылки появления и развития фотодокументирования?
2. Что представляет собой фотодокумент с точки зрения выполняемых им функций?
3. В каких областях деятельности сейчас широко используются фотодокументы? Расскажите о применении фотодокументов в медицине, судебной практике, при копировании и проч.
4. Дайте характеристику группам кинодокументов: кинолетопись, киножурнал, документальный фильм.