ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое и как совокупность разнородных элементов. Системный подход предполагает рассмотрение любых объектов с таких позиций.
Наука, изучающая явление с точки зрения такого подхода называется системология. В информатике понятие система имеет множество смысловых значений:
- Набор технических средств и программ.
- Аппаратная часть компьютера.
- Множество программ для решения конкретных прикладных задач.
Современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных ИС в основе мэйнфрейм или супер-ЭВМ.
Примеры:
- Фирма. Элементы системы: материалы, оборудование, здание, люди. Цель: производство товара.
- Компьютер. Элементы: электронные и электромеханические, линии связи и т.д. Цель: отработка данных.
- Телекамуникационная система. Элементы: компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение и т.д. Цель: передача данных.
- Данные - это зарегистрированные сигналы. Информация-это переработанные данные.
- Информационная система. Элементы: компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное и программное обеспечение. Цель: производство профессиональной информации.
В своём развитии информационные системы прошли несколько этапов:
- Появление ИС 50-60 гг. 20 века. Были предназначены для обработки счетов и расчета заработной платы, реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах.
- 60-70 гг.20 века ИС стали применяться для периодической отчетности по многим параметрам
- 70-80 гг. ИС начинают широко использоваться в качестве средств управленческого контроля поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.
- конец 80-х гг. ИС становятся стратегическим источником информации, используется на всех уровнях организации любого профиля: создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, организовывать выпуск продукции по низкой цене, развивать маркетинговую и рекламную деятельность и т.д.
- Наши дни. Этот этап связан с созданием компьютеров - интеллектуальных объектов. Такие системы называются системами искусственного интеллекта. Свойства ИС пятого поколения более приближаются к интеллектуальной деятельности человека.
Структура ИС.
Характеристики:
- Ввод информации из внешних или внутренних источников
- Обработка информации и представление её в удобном виде
- Вывод информации для представления потребителю или передачи в другую систему
- Обратная связь-это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.
Свойства ИС.
- Любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем.
- ИС является динамичной и развивающейся
- При построении ИС необходимо использовать системный подход
- Выходной продукцией ИС является информация на основе которого принимаются решения.
- ИС следует воспринимать как человеко - компьютерную систему обработки информации.
При определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать:
- Структурированность решаемых управленческих задач
- Уровень иерархии управления фирмой, на которой решение должно быть принято
- Принадлежность решаемой задачи в той или иной функциональной сфере бизнеса
- Вид используемой информационной технологии.
Что можно ожидать от внедрения ИС:
- Получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем
- Освобождение работников от рутинной работы за счет её автоматизации
- Обеспечение достоверности информации
- Замена бумажных носителей на электронные
- Совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме
- Уменьшение затрат на производство продуктов и услуг
- Предоставление потребителю любых уникальных услуг
- Отыскание новых рынков сбыта
- Привязка к фирме покупателей и поставщиков за счет предоставления им разных скидок и услуг.
Роль структуры управления в информационной системе.
Создание и использование информационной системы в коммерческих структурах нацелено на решение следующих задач:
- Струкрура системы её функциональное назначение должно соответствовать главным целям, стоящим перед организацией. В коммерческой фирме - это эффективный бизнес, в государственном предприятии - это решение социальных и экономических задач.
- Информационная система должна контролироваться управляющем персоналом, должна быть доступна для восприятия менеджера.
- ИС должна способствовать производству достоверной, надёжной, своевременной и системной информации.
Для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерных технологий. Только после этого возможно построение информационной системы. Она должна стать частью коммерческой фирмы и включать в себя ключевые элементы любой организации: структура, органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.
Структура управления коммерческой фирмой.
Координация работы всех подразделений коммерческой фирмы осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимается обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, функции анализа, контроля и стимулирования.Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела лаборатории, группы с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.д.
Планирование состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач это бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план.
Учетная заключается в разработке уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, финансовый, управленческий и т.д. В общем случае учёт определяется как получение, регистрация, накопление, обработка и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.
Аналитическая (анализ) связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Анализ выполняется разными специалистами в зависимости от уровня анализируемого процесса.
Контрольная осуществляется менеджером и включает: контроль за выполнением планов, расходование материальных ресурсов, использование финансовых средств.
Стимулирование предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда.
Выполнение всех рассмотренных функций ИС связанно с использованием всех классов информационных технологий от простых технологий обработки данных до самых сложных технологий поддержки принятия решении. При этом под принятием решения понимается акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели и разработки программы достижения этой цели.
Структура управления любой организации делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Чем сложнее решаемая задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения. Для решения повседневных задач используется операционный уровень. Он обеспечивает решение многократных повторяющихся задач и операций. На этом уровне большой объём занимают учётные задачи. Например, учёт количества проданной продукции, учёт затрат времени сырья и материалов для выполнения отдельных производственных операций, учёт производственной продукции, бухгалтерский учёт и т.д.
Функциональный уровень управления обеспечивает решение задач требующих предварительного анализа информации. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления как анализ, возрастает сложность задач. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.д. Управление связанно с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений их реализации. Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию о ценах конкурента и прочие прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период. Результаты, принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время. Ответственность за принятие стратегического решения очень велика, требует владения математического специального аппарата, а так же профессиональной интуиции менеджера. Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении, уменьшении, снятии с производства продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении
