Предисловие

Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Серьезная проблема менеджмента - отбор полезной информации, которая достаточно полно и точно отражает реальную картину, помогает совершенствовать управленческую деятельность. Успешный менеджмент требует фиксации, анализа и сохранения получаемой информации.
Документы служат для фиксации информации, ее передачи  во времени и пространстве. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
О фирме можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. Делопроизводство - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами.
От организации делопроизводства в целом зависят: оперативность, надежность и эффективность управленческого труда, культура работы аппарата управления, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.
Документирование управленческой деятельности предписано законами. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых отражается и учитывается деятельность данной организации.
Именно поэтому в предлагаемом пособии подробно освещены правила оформления реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, особое внимание уделено правилам составления и оформления организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, составляющих основу информационной среды любой организации.
Неизмеримо возросла роль деловой переписки предприятий и организаций с партнерами по бизнесу. Письма - одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны.
Правила оформления деловых писем, телеграмм, документов, передаваемых по факсимильной связи и электронной почте, излагаются в книге на основе современных нормативных документов в сфере связи, информации и документации.
Рациональная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса. В главе 17 рассматриваются основные принципы организации документооборота, состав документопотоков, методика подсчета объема документооборота, оптимизация документооборота.
Хочу выразить признательность Т.В. Кузнецовой, В.Ф. Янковой, А.Ю. Чуковенкову, Р.Д. Гутгарц, Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой, В.А. Кудряеву, В.В. Галахову, И.К. Корнееву, А.А. и А.Н. Беловым, М.И. Басакову, М. В. Ларину, А.Н. Соковой, М.Л. Гавлину, А.С. Красавину, Л.В. Кузнецову за своевременно изданные интересные книги по обозначенной тематике, многие материалы из которых были использованы мною при подготовке лекций и во время работы над данной книгой.