Тема 9. Особенности оформления текста документа

9.1. Текст - главный реквизит документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение.
Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.
В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.
Документ призван побудить к какому-либо действию, убедить.
Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.
Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.
Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.
Полнота информации предполагает, что в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.
Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на решение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом.  Например:
Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.
В тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например:
Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например:
В соответствии с приказом Федеральной архивной службы России от 11.12.1997 № 401 «Об организации учета особо ценных документов ...»
или
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.1995 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»...

Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.
К особенностям официально-делового стиля относятся:
нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста;
широкое применение устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:
Установлено, что в период с ... по …
В соответствии с ...
В целях ...
Направляем (представляем, высылаем) Вам ...
Считаем целесообразным....
Это вызвано повторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной ограниченностью деловой речи.
В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.
Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания ...
или
Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:
В связи с крайне низкой эффективностью использования...,
а также в связи с недостаточной загруженностью ...
просим Вас решить вопрос о....

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».
В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместо «я» и «он». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:
не «мы выполним», а «нами будет выполнено»;
не «Вы предлагаете», а «Вами предложено»

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:
СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
графические — г-н, ж.-д., кв. м и др.;
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. — годы; пп.— пункты и некоторые другие.
В документах, издаваемых на принципах единоначалия или адресованных руководству или органам власти, суда и прокуратуры, используются формы изложения текста от первого лица единственного числа: «обязываю», «прошу» и т. д.
В документах организаций, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа: «предлагает», «решил» и т. д.
В совместных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного лица: «предлагаем», «решили» и т. д.
В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» и т.д., — а содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положения, правила и т. д.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка и т. д.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: «экспертиза установила...», «юрисконсульт имеет право...», «в состав производственного объединения входят...».
В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа: «считаем целесообразным», «направляем заключение» и т. д.; от первого лица единственного числа: «считаю необходимым», «прошу назначить» и т. д.; от третьего лица единственного числа: «прокуратура не возражает» и т. д.

9.2. Формы представления текста документа

Текст документа может быть представлен в форме сплошного связного текста, анкеты, трафаретного текста, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух — трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при его чтении.
Тексты сложных документов, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками с точкой на конце:
1. Раздел
1.1.  Подраздел
1.1.1.  Пункт

• Подпункт 1
• Подпункт 2

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:
В соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»…

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения — распорядительную часть без констатирующей, письма и заявления — просьбу без пояснения, справки и докладные записки – оценку фактов и выводы.
Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм. Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.
Аппарат управления любой организации (фирмы) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций. Возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».
Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать трафаретный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие документов.
Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Например:

Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.
В кадровой службе используются шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов.
Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.
Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество;   словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Переменная информация в анкете может быть выражена развернутым ответом, заранее подготовленным ответом типа «да-нет» или числовыми показателями.
Анкетная форма применяется при оформлении документов по личному составу, изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Таблица — форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).
Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов — заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями» (ГОСТ Р-1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов. П. 4.5.4 Таблицы. - М., Госстандарт России, 1994).
В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.
Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.
Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложении к основному документу.
Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Графы таблиц должны быть пронумерованы. При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом, головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.
Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню Таблица команду Заголовки, то заголовок автоматически будет повторяться на второй и следующих страницах.
Таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы» MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.


Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используются цветные диаграммы.
Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5-92.
Диаграмма (от греч. diagramma — изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.