Тема 7. Оформление управленческих документов

Под оформлением документовпонимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки  в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Выполнение единых правил оформления обеспечивает юридическую силу документов. Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологий документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

1. права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;
2. состав применяемых в аппарате управленческих документов;
3. компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;
4. порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

7.1.  Форматы бумаги и поля

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов (от лат. formo – придаю форму) бумаги.
Эта работа в нашей стране была успешно проведена еще в 20-е годы XX века, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых положены широко распространенные немецкие форматы DIN (Deutsche Industriale Normal).
Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, производство различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841х1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.
Потребительские форматы бумаги делятся на три основных ряда - А, В, С.

Для изготовления организационно-распорядительных документов ГОСТ 9327-60 устанавливает два формата бланков: А4 (210x297) и А5 (148x210), с размерами полей не менее:
левое   –  20 мм;
правое –  10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее  – 20 мм.
Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Бланки форматов А4 и А5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420x297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.
На бумаге формата А6 (105x148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

7.2. Требования к бланкам документов

Официальные документы, как правило, создаются на бланках.
Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.
В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов.
Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.
ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:
общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (кроме письма).
Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.
Бланки тех или иных конкретных видов документов (например, бланк приказа) целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов.
Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.
При продольном расположении наименование организации, наименование вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля документа и центрируются (см. приложение № 1).
Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном языке, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.
Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.
В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно использовать бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.
Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк (см. приложение № 2).
В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».
Наименование организации, справочные данные об организации и другие необходимые реквизиты размещают на угловом бланке одним из двух способов:
- центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)

и
- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.
Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.
Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации должны изготавливаться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.
Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:
наименование вида бланка;
дату поступления;
номер сопроводительного документа;
наименование предприятия-изготовителя;
серию и номера гербовых бланков.
При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:
наименование вида бланка;
количество экземпляров;
серию и номера бланков;
наименование структурного подразделения;
фамилию и инициалы должностного лица-получателя;
расписку в получении;
примечание (отметка об уничтожении и др.)
Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.
На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.