Тема 6. Унификация и стандартизация документов

Управленческая деятельность, с одной стороны, сложна, динамична и непредсказуема, с другой - для нее характерна повторяемость рабочих ситуаций, способов действий. Осуществляя управленческие функции, руководитель-менеджер постоянно обращается к многочисленным документам (или создает их). Без преувеличения можно утверждать, что документы сопровождают каждое более или менее значительное действие управленца. Оптимизация процессов управления предполагает совершенствование документации, основными направлениями которого являются унификация и стандартизация.
Унификация - это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации — это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов — это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов — в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный Табель форм документов— это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных  правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.
Унификация и стандартизация позволяют осуществить типизацию документов (создание типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы), ускорить их подготовку, оформление, обработку, успешнее внедрять в делопроизводство информационные технологии.
Унификация и стандартизация документирования способствует рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.