Тема 5. Современная структура управления документацией в России

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в Российской Федерации, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.
В Положении «О федеральной архивной службе России», утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562, к главным задачам федеральной архивной службы России (Росархив) отнесены: «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами  государственной власти субъектов Российской Федерации ... делопроизводства, в том числе государственной  системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив является федеральным органом исполнительной власти и в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов. Росархив «проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право утверждать типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.
7 мая 1999 года постановлением Правительства Российской Федерации № 498 утверждено Положение о Государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарте России).
Госстандарт России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации. В своей деятельности Госстандарт России руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также упомянутым Положением.
Госстандарт России выполняет следующие функции:

1. разрабатывает с участием заинтересованных федеральных органов исполнительной власти предложения по приоритетным направлениям развития работ по стандартизации, метрологии и сертификации, их научному, правовому, организационно-техническому, методическому, финансовому и информационному обеспечению, а также по преодолению технических барьеров во внешней торговле;
2. участвует в работе международных (региональных) организаций, комиссий, занимающихся вопросами стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации и качества, сотрудничает с зарубежными национальными органами, занимающимися аналогичными проблемами; в качестве национального органа Российской Федерации по стандартизации, метрологии, сертификации и аккредитации осуществляет в установленном порядке членство в международных (региональных) организациях и координирует работу федеральных органов исполнительной власти по проведению согласованной политики в этих организациях;
3. создает и ведет федеральный фонд государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов и национальных стандартов зарубежных стран, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации;
4. обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и банков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами;
5. несет ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм;
6. осуществляет общую координацию проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов;
7. принимает участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение, например внешнеторговая документация, так и их информационных элементов, например обозначения дат, кварталов, недель, дней и т. д.

Государственные стандарты разрабатываются:
•    на отдельные документы (отчет о научно-исследовательских работах);

1. на группы родственных документов (Единая система технологической документации и др.);
2. на отдельные информационные элементы (стандарт на библиографическое описание документа).

Стандартизованы и технические требования к носителям и инструментарию записи документной информации, ее упаковке, например форматы бумаги, шаг письма, размеры шрифтов, обложки дел.
Централизованное хранение отечественных и зарубежных стандартов ведется в Едином информационном фонде стандартов.
Большое место в работе органов стандартизации занимает унификация информационных показателей в документах, проводимая в целях достижения совместимости документальных систем, применяемых в различных сферах деятельности. Организационно эта деятельность заключается в разработке целой серии классификаторов технико-экономической информации, поддержании их в актуальном состоянии, т. е. оперативном внесении изменений, а также оповещении об этом всех важнейших абонентов.
Органам стандартизации принадлежит право определения общей политики в области стандартизации, установления конкретных сроков разработки новых или переработки действующих стандартов и методических указаний.
Эти нормативные предписания обязательны для применения. Они изложены в государственных стандартах (ГОСТ), отраслевых стандартах (ОСТ) и  стандартах предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Государственные стандарты (ГОСТы) играют заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления.
Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 году: ГОСТ 6.38—72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр — образец» (переутверждены в 1978 году). В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38—90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В 1997 году введен ГОСТ Р 6.30-97 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
С 2003 года  действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди-тельной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст с датой введения 01 июля 2003 года.  ГОСТ Р 6.30-2003 разработан взамен ГОСТ Р 6.30-97 с тем же названием, с исключением из текста правовых положений, без коренной переработки текста. Положения вновь разработанного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, физических и юридических лиц независимо от форм собственности. ГОСТ устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, требования к бланкам документов и справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на формате А4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма должностного лица и бланка приказа.
При разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (автоматизированных систем документирования) использование положений государственного стандарта для проектирования форм документов является обязательным.
Дальнейшее развитие стандартизации оформления организационно-распорядительной документации определяется Федеральным законом «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ, в котором по-новому решается ряд вопросов стандартизации.