Тема 3. История развития делопроизводства в России
Делопроизводство - русский термин, не имеющий аналогов в других языках. Первоначально термин появился в устной речи и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово может быть забыто, искажено при передаче или не так понято.
Делопроизводство начало формироваться в IX-X веке. В начале X века уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договоров использовались печати. Состав документов в этот период - грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В XII веке появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов. В конце XIV века документы начинают составлять на бумаге. Обязательным способом удостоверения была печать. В конце документа приводилось место и дата составления, а автор, как правило, указывался в начале. Составляли документы, как правило, дьяконы. Документ проходил стадии написания: черновик, редакция, беловик.
В XV веке появились первые органы государственной власти - приказы и приказные избы - органы государственного управления на местах. Документы в то время подклеивали друг к другу и получали длинную ленту, наматываемую на палочки в свитки. При чтении документов лента «волочилась», отсюда и родилось понятие «волокита», обозначающее сегодня несвоевременное решение того или иного вопроса. Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве: поступление документа на рассмотрение, подготовка «дела» к докладу, рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение. Состав документов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, отписки, челобитные.
В XVIII веке на смену приказному делопроизводству пришло коллежское делопроизводство. Петром I было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Появились упорядоченные системы регистрации документов, организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Была утверждена должность секретаря, в обязанности которого входила регистрация документов и доклад без промедления.
В начале XIX века в результате административных реформ императора Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. В состав высших государственных учреждений наряду с Правительствующим Сенатом вошли вновь созданные Комитет министров, Государственный совет. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Министры назначались императором и были ответственны только перед ним. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, они делились на отделения. Основой организации их деятельности стал принцип единоначалия, изменивший систему управления и соответственно делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX - начала XX веков называют министерским.
Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 года, провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811 года «Общего учреждения министерств». «Общее учреждение министерств» регламентировало единообразие в организации делопроизводства новых центральных учреждений. Был установлен порядок рассмотрения документов, подготовки их проектов, оформления, подписания, скрепления, регистрации, контроля за исполнением и архивного хранения. Порядок работы с документами назван в этом законе «образ производства дел». Он включал пять составных частей:
- порядок вступления дел;
- движение их, или собственно так называемое производство;
- отправление дел;
- ревизию;
- отчеты.
Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Ревизия означала контроль за исполнением.
Появилось исполнительное делопроизводство, которое отличалось четкой организацией учета документов. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетами. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления.
Были установлены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления. Архивы стали создавать при каждом учреждении.
В последней трети XIX века большое влияние на делопроизводство оказало развитие техники. Изобретение пишущих машинок, гектографов и другой множительной техники вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, позволило экономить время и затраты, сократив рукописное изготовление документов. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм.
На протяжении XIX века издавались сборники образцов документов, называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.
В 1917-1919 годах был разработан и принят ряд декретов по вопросам улучшения делопроизводства. Организация деятельности советской администрации потребовала установления новых правил документирования. Был издан ряд законов, регламентировавших порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления в силу; использования печатей с государственным гербом. Большое значение для оформления официальных документов имело постановление Совета Народных комиссаров от 2 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.
Особое место в истории советского делопроизводства занимает постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», поставившее задачу разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Разработка ЕГСД поручалась ряду государственных ведомств, в числе которых было Главное архивное управление, в рамках которого в 1966 году был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), главной целью которого стала разработка ЕГСД.
Единая государственная система делопроизводства одобрена Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 года. Основные положения ЕГСД - это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер.
Внедрение в аппарат управления средств вычислительной техники привело к переработке ЕГСД. В 1988 году руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
С этого времени понятие «делопроизводство» обозначается и термином «документационное обеспечение управления». Положения ЕГСДОУ распространялись на всю управленческую документацию.
В 1991 году ЕГСДОУ была преобразована в ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения).
ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления. В частности, раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы и машинограммы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления), методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, разработанной в 1993 году.
|
