Тема 14. Информационно-справочные документы

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.
Документы этой группы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.
В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, письма, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список и т.п.
Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложение, акт, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

14.1. Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативнаядокладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационнаядокладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.
Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Пример оформления внутренней докладной записки:

Предложения - разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение - перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

14.2. Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, составляемый при возникновении нештатных ситуаций, нарушении трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Адресуется руководителю, который ее потребовал. Сотрудник должен кратко и четко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов. Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки, должна быть подписана составителем, иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.
Пример оформления объяснительной записки:

Не стоит смешивать объяснительную записку с  пояснительной запиской, которая составляется для пояснения отдельных положений основного информационного или расчетного материала (технического проекта, отчета, программы). По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

14.3. Служебная записка

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.
Докладная записка - это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка имеет право на существование как документ, осуществляющий коммуникативные связи на одном уровне управления. Можно сказать, что служебные записки - это внутренняя переписка, переписка между структурными подразделениями. Действительно, опыт показывает, что в деятельности крупных организаций, в которых руководители структурных подразделений наделяются широкой компетенцией (издание распорядительных документов и т.п.), могут возникать ситуации, при которых информационные связи между подразделениями необходимо документировать. В таких ситуациях наиболее подходящий для этого документ - служебная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования - изложения причин составления - и предложения, просьбы, заявки и т. п.
Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

14.4. Справка

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.
Справки служебного характерапредставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя.
Справка оформляется на общем бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (СПРАВКА), дата, номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.
Справки личного характера,как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что ………….. действительно работает....» и т.д.
В тексте справки обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка.

14.5. Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (АКТ), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с наименованием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке общежития». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.
Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.
Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.
Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.
В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

14.6. Сводка

Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т. д.).
В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы.
Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.
При необходимости внутренние информационно-справочные документы визируютсявсеми заинтересованными должностными лицами. Поскольку эти документы составляются в одном экземпляре, который после рассмотрения руководителем и завершения работы с ним идет в дело, то визы проставляются на первом и единственном экземпляре документа.