Тема 13. Особенности оформления протокола

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительной документации. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы заседаний, создаваемые в управленческой деятельности организаций, следует отличать от протоколов следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.).
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
Протокол оформляется на основе записей, которые ведутся секретарем (помощником руководителя, референтом) во время заседания, совещания, собрания. В нем отражаются самые существенные выступления, замечания, предложения. Целью любого совещательного мероприятия является коллегиальное принятие управленческих решений. В обязательном порядке они должны быть зафиксированы в протоколе. Для фиксации первичной информации сегодня часто используется магнитофон.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии выступавших работников и принятые решения. Такой протокол рекомендуется  вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер или когда доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся на заседании вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. С его помощью достаточно подробно документируется ход обсуждения.
Стенографический протоколдословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. С этой целью во время  проведения заседания ведется стенографическая запись (стенограмма) или работает магнитофон.
Протокол оформляется на общем бланке, который включает следующие реквизиты:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);
3. дата заседания;
4. номер документа (индекс);
5. место составления протокола (город);
6. заголовок к тексту;
7. текст;
8. отметка о наличии приложения;
9. подписи.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата оформления документа. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Номером (индексом) протокола считают номер заседания соответствующего коллегиального органа. Нумерация ведется последовательно в пределах календарного года.
Заголовок к тексту протокола включает указание на вид совещательного мероприятия (заседание, собрание, совещание) и согласуется с наименованием вида документа. Например: Протокол общего собрания акционеров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть составляется по схеме:

Слова «Председатель» и «Секретарь» печатают от левого поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово «Присутствовали», фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается. Например: 

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю и становятся одним из приложений к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «о чем?». Например:

Повестку дня, как правило, составляют заранее. Число вопросов должно быть таковым, чтобы на заседании их можно было внимательно рассмотреть и принять эффективные решения.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Принятые решения формулируются кратко, четко, максимально конкретно по образцу распорядительной части приказа.   Например:

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).
В наиболее ответственных ситуациях для принятия решения проводится голосование (открытое или закрытое). В этом случае в протоколе указывается: общее число лиц, принявших участие в голосовании, число голосов «ЗА», число проголосовавших «ПРОТИВ», число воздержавшихся.

Протокол оформляет секретарь заседания. Для окончательного оформления протокола иногда требуется несколько дней. Полностью подготовленный и выверенный протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Только после этого протокол приобретает юридическую силу.
Некоторые протоколы должны быть подписаны всеми присутствующими (к примеру, протоколы заседания совета директоров акционерного общества).
Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.
В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола». Ниже подписи секретарь ставит заверительную надпись. Она состоит из слова «ВЕРНО», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты. Если выписка дается в другую организацию, то она заверяется печатью.