Тема 12. Распорядительные документы

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1. документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
2. документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

12.1. Распорядительные документы,
издаваемые в условиях коллегиальности

В условиях коллегиальности распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. К документам коллегиальных органов относятся постановление и решение.

12.1.1. Постановление

Постановление – это документ, издаваемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей (ссылка на законы, ранее изданные постановления или объяснение причины, по которой издается распорядительный документ) и распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое печатается прописными буквами.
Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения. Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений. Постановления подписываются руководителем коллегиального органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

12.1.2. Решение

Решения издают муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.
Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», «РЕШИЛА» или «РЕШИЛО»,   которое пишется прописными буквами. Например: Совет директоров РЕШИЛ: … Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

12.2. Распорядительные документы, издаваемые
в условиях единоличного принятия решений

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). В условиях единоличного принятия решения издаются: указы, приказы, распоряжения, указания.
Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение).
Подготовка распорядительных документов может быть поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям). Для разработки сложных и ответственных распорядительных документов практикуется создание рабочих групп, комиссий, привлечение широкого круга специалистов из числа практиков и ученых. Основное требование к исполнителям — компетентность, высокий профессионализм, глубокие знания в области менеджмента.

Процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии:

1. Обоснование необходимости издания распорядительного документа.
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта распорядительного документа.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6. Подписание документа.
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа начинается с обеспечения правовой основы подготавливаемого документа — с изучения действующих законодательных актов, правительственных постановлений, так как издаваемый распорядительный документ не должен противоречить установленным нормам. Затем исполнитель определяет круг вопросов, которые предстоит отразить в распорядительном документе, изучает информацию, необходимые документальные материалы. В это время определяется необходимость отмены ранее действующих распорядительных документов или их отдельных пунктов.
Подготовка проекта распорядительного документа начинается с определения цели его издания, которая излагается во вводной части. Основное внимание уделяется формулировке распорядительных действий, которые должны быть конкретны, не допускать различных толкований, не противоречить ранее изданным документам. В ходе подготовки текста проекта распорядительного документа исполнитель формулирует заголовок, предлагает возможные сроки исполнения и контролирующие инстанции (должностные лица). Заканчивается подготовка проекта распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам.
Руководитель, дающий задание на подготовку распорядительного документа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с документами (по делопроизводству) обычно закреплена процедура согласования — по составу участников этой процедуры, и последовательности визирования. Согласование проводит тот исполнитель (структурное подразделение), который готовил проект документа. Если в процессе согласования выясняются существенные замечания по содержанию документа, он составляется заново и вторая редакция подлежит полному согласованию.
Перед передачей на подписание руководителю документ должен быть тщательно проверен - особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, отчества, названия структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ не допускается.

12.2.1. Приказ

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения.
Приказ - документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач управления. Приказ должен строго соответствовать действующему законодательству.
По содержанию и способам оформления приказы делятся на

1. приказы по основной деятельности (издаются для решения производственных, организационных, финансовых и т.п. задач)  и
2. по личному составу (используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров).

Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности. Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.
Все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия, структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности оформляются приказами по основной деятельности.
Приказ оформляется на бланке приказа и содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа (ПРИКАЗ);
дата;
регистрационный номер;
место издания;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы или гриф согласования;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «о» («об»), отвечает на вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («О создании...», «Об утверждении...») и может состоять из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Заголовок приказа облегчает восприятие текста приказа, необходим для регистрации и поиска.
Приказы по основной деятельности могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов власти и управления. Когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение издаются приказы «во исполнение».
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть содержит наименование вида документа, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Например:

или

В инициативном приказе в констатирующей части указываются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. Например:

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек с новой строки (без абзаца).
Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ.
Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели:
что (с) делать -с какого срока (или на какой срок).
Например:

или

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже или наименования структурного подразделения, далее необходимо четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели:
кому - что сделать - когда (к какому сроку).
Например:

или

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа, например: 

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.
При составлении приказа необходимо:

1. увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
2. излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;
3. намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
4. обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в немнаименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей;
5. указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;
6. соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации;
7. указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил.

12.2.2. Указание

Указание – это документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Указание по оформлению, составу и расположению реквизитов не отличается от приказа. Однако указание должно иметь конкретных адресатов (исполнителей).
Текст указания, как правило, имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную часть. Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ». Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительная часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ».

 
12.2.3. Распоряжение

Распоряжение – документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения оперативных вопросов. Распоряжения издают также заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», далее следуют пункты, формулирующие распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения существует, то текст распоряжения содержит констатирующую и распорядительную части.