Тема 10.  Классификация документов

Документы условно делятся на следующие классификационные группы:

1. По происхождению:
2. служебные;
3. личные.

Служебные (управленческие) документы определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в  установленном порядке (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М: Госстандарт России, 1998). Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации и т.д.
К личным относятся документы, касающиеся конкретного лица (заявления, личные доверенности и т.п.).

1. По средствам фиксации:
2. письменные;
3. графические;
4. фотодокументы;
5. кинодокументы;
6. фонодокументы;
7. электронные.

К письменным относят рукописные и машинописные документы, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. С появлением пишущих машинок документы стали создаваться машинописным способом.
Графические документы – чертежи, схемы, планы, карты, графики и т.п. Преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста.
Фотодокументы — изобразительные документы, созданные фотографическим способом.  Особенностью фотодокументов является то, что они возникают в момент событий и на месте событий. Это придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике, например, рентгеновские снимки в медицине, фотографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получения копий документов.
Кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Они состоят из ряда отдельных фотоснимков — кадров. В ГОСТе кинодокумент определяется как «изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом». Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент событий.
Под фонодокументом понимается «документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи». Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д.
Электронным называется документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»). Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов.

1. По степени сложности:
2. простые;
3. сложные.

Простыми являются документы, содержание которых посвящено рассмотрению одного вопроса.
Сложные документы касаются нескольких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. Протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию.

1. По структуре документов:
2. произвольные;
3. структурированные.

Документы произвольной формы(приглашение для собеседования, ответ на рекламацию, выражение благодарности и т. п.) в зависимости от специфики документа имеют некоторые ограничения. Письмо имеет произвольную форму, однако требует соблюдения определенных правил изложения текста. Например, стиль письма не должен быть слишком витиеватым или слишком жестким: в первом случае в тексте будет просматриваться некоторая подобострастность, а во втором — неуважение или даже пренебрежение к адресату.
Заполненная анкета, таблица являются документами структурированной формы. В таких документах текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Документы структурированной формы легко обрабатывать с помощью компьютеров.

1. По месту составления:
2. внутренние;
3. внешние.

Внутренниедокументы создаются и используются в пределах данного учреждения, организации.
Внешними для любой организации являются документы, поступающие от других организаций (вышестоящих, подведомственных, организаций-партнеров и т.п.).

1. По степени подлинности:
2. подлинники;
3. копии;
4. выписки;
5. дубликаты.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.
Копия – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать). Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения (т.е. не заверены нотариусом).
Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью.
Иногда для работы требуется выпискаиз определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

1. По срокам исполнения:
2. срочные;
3. несрочные.

Срочными являются документы, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, а также документы с грифом «срочно».
Несрочными считаются документы, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки - для телеграмм и три-пять дней - для корреспонденции.

1. По срокам действия:
2. срочные;
3. бессрочные.

Оферта (письменное предложение заключить договор) относится к срочным документы, так как имеет определенный, указанный в ней срок действия.
Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых, исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно.

1. По форме представления информации:
2. индивидуальные;
3. типовые;
4. трафаретные.

Индивидуальные документыпо содержанию являются специфическими, разрабатываются для конкретной ситуации, отдельного учреждения, предприятия. К примеру, Администрация Санкт-Петербурга своим распоряжением от 13.04.2001 за №70-ра утвердило  «Положение о Комиссии по контролю за реализацией инвестиционных проектов по строительству и реконструкции объектов гостиничной и туристской инфраструктуры Санкт-Петербурга».
Типовые документы разрабатываются для однородных учреждений и предприятий, например, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.
Трафаретные документыимеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда.

1. По ограничению доступа к документу:

- для служебного пользования;
- конфиденциальные;
- секретные;
- совершенно секретные.
Для служебного пользования – документы, которыми могут пользоваться все работники аппарата, но содержание этих документов не подлежит опубликованию.
С целью защиты информации от несанкционированного доступа или ознакомления с информацией посторонних лиц введено понятие конфиденциальные документы (коммерческая тайна).
Секретными являютсядокументы, которыми пользуются адресат и исполнитель, а также работники, имеющие специальное разрешение (доступ).
Совершенно секретные - документы, с которыми имеет право знакомиться только адресат.

1. По юридической силе:
2. подлинные;
3. подложные.

Подлинными являются документы, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истек).
Подложными считаются документы, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

1. По степени обязательности:
2. информационные;
3. директивные.

Информационные документы содержат сведения и факты о той или иной деятельности организации.
Директивные документы обязательны для исполнения.

1. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

• По функционированию в сфере управления:
• организационные;
• распорядительные;
• информационно-справочные;
• документы по личному составу;
• финансово-бухгалтерские документы и др.