Тема 1. Введение
1.1. Управленческая информация
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».
Законодательно закреплен следующий термин: «Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)
В современном обществе на человека обрушивается огромный поток разнообразной информации. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.
Управленческая информация - система данных, отражающих наиболее существенные стороны деятельности организации, учреждения, предприятия. На основе этой информации принимаются управленческие решения.
К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, своевременность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять правильное решение.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам» (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)
1.2. Документ и его место в системе управления
Наша память является источником информации о событиях, свидетелями которых мы были, о которых мы слышали или читали. Земные слои являются источниками информации о событиях в геологической сфере. Эти источники начинают действовать, когда информация не только передается, но и принимается. Будучи принятой, зафиксированной, о чем-то свидетельствуя и что-то доказывая, она становится документом. Именно так — «письменное свидетельство и доказательство» — объяснил понятие «документ» Петр I, который и ввел этот термин в русский язык.
В Большой Советской Энциклопедии (1952 г.) термин «документ» трактовался как «облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения».
Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ обозначает документ как материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования происходят как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — источником знаний о различных эпохах, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени, придают ей юридическую силу.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.
Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.) Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, создающие документ, обязаны:
• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
- соблюдать действующие в данное время общегосударственные правила составления и оформления документов.
В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда, выполняет следующие функции:
- информационная (является носителем и источником информации),
- управленческая (позволяет организовать, контролировать, анализировать производственные процессы; с помощью специальных документов руководитель организует и стимулирует производственную деятельность людей, обеспечивает распределение между ними обязанностей, их взаимодействие и координацию, оценивает результаты их труда),
- правовая (служит юридической основой производственной деятельности, подтверждает факт, удостоверяет сведения),
- учетная (позволяет накапливать и анализировать сведения за отчетный период),
- коммуникативная (является средством обмена информацией и общения между различными объектами),
- культурная (показывает специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи),
- историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, восстанавливает историческое прошлое стран и народов),
- социальная (отражает социально-экономическую, политическую и др. сферы жизни общества).
Документ позволяет осмыслить и проанализировать содержащуюся в нем информацию, обсудить ее, сохранить полученные сведения. Преимущество документирования в том, что зафиксированная и оформленная информация остается неизменной в течение всего периода хранения, ее трудно исправить, исказить. К ней всегда можно обратиться для повторного изучения. Ее можно сделать доступной для широкого круга специалистов, руководителей и исполнителей. Или, напротив, она может быть закрыта для большинства работников (конфиденциальная информация). |
