|
Раздел 6 Общие принципы редактирования служебных документов Основные вопросы: 1. Логические основы редактирования. Логические основы редактирования Говоря о логике в документе, необходимо разделять логику мысли и логику речевого выражения. Логика мысли выражается в верности отражения фактов действительности и их связей (общее — единичное, причина — следствие), и обоснованности утверждений, их доказательности. Недостатки в логико-понятийной структуре текста могут проявляться в недостаточности или избыточности аргументации, в нарушении причинно-следственной последовательности изложения, в нарушении правил аргументации и т. п. Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в неправильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты. Логика речевого выражения. Нарушения в логической структуре высказывания проявляются в подмене логического субъекта объектом, например: Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупателем по качеству (сертификат качества). Следовало написать: Передача оборудования от Поставщика к Покупателю осуществляется на основании оценки его качества. Качество оборудования считается установленным при наличии сертификата качества. Вместо: При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно, нужно было написать: Внешний осмотр продукции может проводиться покупателем самостоятельно. К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, относятся: - ошибки в использовании терминов и терминированных сочета¬ний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: «стоимость», «цена», «расценка»); Например: Показатели, характеризующие квалификацию служащего. 1. Образование. (Из «Положения об аттестации муниципальных служащих»). Очевидно, что логика речи в приведенном примере нарушена не однажды. Так, при раскрытии понятия «профессиональная компетентность служащего» необходимо установить приоритетность качеств и умений. В данном случае приоритетными будут «умение работать с документами» и «умение руководить людьми». «Качество законченной работы» вообще не относится к знаниям и умениям, из которых складывается профессиональная компетентность. За рамки этого понятия выходит и предприимчивость. Таким образом, в данном случае нарушена не только релевантность высказывания, но и его смысловая структура. Последовательность изложения второстепенного материала, сопутствующего главному, лучше раскрывается при соблюдении следующих условий: 1) при отражении временного аспекта события излагают в хронологическом порядке; Любое нарушение логической структуры высказывания предопределяет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей. Работа над композицией документа Логика изложения и законы текстовой организации в языке документов объединены одним принципом — принципом формально-логического построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фрагменты, микротемы которых в закрепленной последовательности представляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой организации выражается в делении текста документа на абзацы, части, разделы, которые, в свою очередь, могут делиться на параграфы, пункты, подпункты. Текстовая организация документа. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях (приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьба, заверение, благодарность и т.п.) или модели поведения, которая предписывается какому-то лицу или группе лиц (закон, правило, расписание, лицензия, договор). Текст документа, как правило, состоит из двух частей. Первая часть (констатирующая). В ней указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена зависимость с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. №307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам … Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, решения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок. Например, структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов: 1.Общие положения; В первой части распорядительных документов указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе... . В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект инструкции для клиентов банка об организации работы по осуществлению валютного контроля. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например: Срок представления 15.03.97. В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М. или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель — Текст основной части протокола состоит из разделов, соответству¬ющих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ: Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на ос¬новании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удосто¬веряющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр — бухгалтерия, Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Например, учредительный договор содержит сведения о наименовании юридического лица, месте его нахождения; порядке управления деятельностью; о размере и составе уставного капитала; о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале; о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов; об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов. Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права или совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Тексты писем. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Если письмо состоит из в двух частей, то первая - это обоснова¬ние, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причи¬ны его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (организационно-правовой, распоряди¬тельный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ... Заключительная формула вежливости, отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением, Президент компании личная подпись А.Н. Попов Абзац. В структурной части текста могут выделяться абзацы, каждый из которых соответствует законченной мысли. Абзац - отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. Выделение абзацев придает сообщению строгость, четкость и последовательность выражения мыслей. Изложение с красной строки подчеркивает ключевые моменты документа. Абзац имеет три значения: 1) типографское; В оптимальном варианте абзац включает 7+2 предложения и служит сигналом перехода к другому вопросу. Каждый абзац содержит предложение, выражающее главную идею или аспект темы. Такое предложение называют заглавным. Отношения текста с абзацем могут быть следующие: - изложение в нескольких абзацах, каждое из которых включает ряд предло¬жений (блок информации); - изложение в пределах одного абзаца (характерно для информативных текстов). Пример информативного текста: Согласно нашей договоренности на выставке, жду решения в отношении рекламы вашей книги в нашем журнале. Редакцию эта тема заинтересовала, и есть шанс получения хорошей рецензии на нее. Условия размещения стандартных рекламных блоков при¬лагаются. Подача материалов в номер до 1-го апреля. Техника правки текста Редактирование - это анализ текста, проверка и уточнение представленных сведений, оценка и улучшение языка и стиля изложения. Задача редактирования - устранить ошибки, которые могут быть допущены при подготовке проекта документа, литературно обработать текст документа с учетом языковых и стилистических требований. Ошибки, которые могут быть допущены при подготовке документа, подразделяются на несколько видов: технические - описки, опечатки, механические повреждения текста при печати; структурные (композиционные) ошибки - неправильное построение текста, несоразмерность частей; логические ошибки- нарушение смысла высказывания, ошибки в доказательствах, определениях, выводах; лексико-грамматические ошибки - орфографические и пунктуационные ошибки, неправильное использование слов и терминов, синтаксические ошибки; стилистические ошибки - тавтология, речевая избыточность, употребление архаизмов, разговорной лексики и других категорий слов, не свойственных деловой речи, и др. Весьма существенное значение имеет вопрос о допустимой степени вмешательства редактора в текст. Своеобразие редакторской работы заключается в том, что исправления вносятся в чужой текст. В итоге под документом должна появиться подпись другого лица. Следовательно, редактор берет на себя дополнительную ответственность. Он имеет право изменить форму, но не содержание текста. В противном редактор навязывает адресату свои мысли от чужого имени. Одна из главных «Заповедей редактора» может быть сформулирована так: не прибавляй и не убавляй. Каким бы ни было воздействие на текст (замена слов, грамматических конструкций, перестановка частей) - смысл высказывания должен остаться прежним. В тех же случаях, когда требуется изменить содержание (например, устранить фактическую ошибку), редактор должен согласовать это изменение с автором. При редактировании текстов возможны следующие виды правки: 1. Правка-вычитка - сличение перепечатанного текста с отредактированным, выверенным вариантом. При правке-вычитке исправления вносятся непосредственно в текст документа ручкой, вписываются пропущенные буквы, исключаются лишние буквы, слова, исправляются неверные написания. После правки-вычитки текст снова перепечатывается. Редактирование документа начинается с его прочтения. При первом чтении никакие исправления в текст вносить не рекомендуется, допускается делать только карандашные пометки на полях. При работе над сложным многостраничным текстом замечания, возникающие по ходу чтения текста, лучше записывать на отдельном листе бумаги. Непосредственной правке текста предшествует проверка фактического материала, приводимого в документе. Устанавливается, достаточен ли фактический материал для обоснования и аргументации вопроса, проверяются фактические, статистические и иные сведения, включенные в документ, наводятся нужные справки. Особое внимание обращается на правильное написание имен, фамилий, инициалов, наименований должностей, названий органов власти и управления, организаций, географических названий, специальных терминов и иностранных наименований. Существенные исправления согласовываются с автором документа. Фактический материал, включаемый в документ, должен быть достаточен для решения вопроса. Значение мно¬гих документов, особенно таких, как приказы, распоряжения, акты, протоколы, отчеты, докладные записки и др., определяется именно тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Документ должен содержать только существенные факты, загромождение текста несущественными, малозначительными деталями отвлекает внимание от главного, затрудняет работу с ним. Фактический материал, приводимый в документе, должен быть не только достоверным, но и актуальным. Актуальность сведений - показатель степени их важности и значимости для принятия управленческого решения в данный момент. После подготовительной работы выполняется правка текста. При этом используются пометки и наброски, сделанные при ознакомлении с проектом и при проверке фактического материала. На этом этапе работы осуществ¬ляется также и языковая, стилистическая правка. Все исправления в тексте делаются синими или черными чернилами (пастой). Выправленный текст перепечатывается, вычитывается и передается на подпись. В ходе правки слова в тексте, подлежащие исправлению, должны быть аккуратно зачеркнуты и вновь написаны над зачеркнутыми. Если новый текст нельзя вписать над зачеркнутым, он должен быть написан на отдельном листке и вклеен в нужное место проекта документа или вынесен на поле документа, обведен по контуру сплошной линией со стрелкой, указывающей место вставки. Правка текста производится в несколько этапов. 1-й этап - ознакомление с композицией текста и выделение в нем сложных синтаксических целых, которые в документах, как правило, совпадают с абзацами. Основная задача на этом этапе - проследить развитие мысли от абзаца к абзацу, проанализировать правильность членения текста на абзацы, правильность построения и оформления абзацев и соответствие в целом композиционной структуры документа структуре, свойственной данному виду документа. 2-й этап - логико-смысловой анализ текста. На этом этапе анализируются языковые средства передачи логико-смысловых отношений между понятиями и суждениями. Очень часто логическая связь между суждениями выражается союзами, союзными, вводными словами и оборотами: поэтому, оттого что, однако, следовательно и др., поэтому необходимо определить значение каждого союза, выявить логические отношения между соподчиненными частями текста. Большого внимания требуют знаки препинания, поскольку они также выражают определенные логико-смысловые отношения. Например, двоеточие, как правило, указывает на объяснительные или причинные отношения между частями, тире - на отношения следствия. Скобки свидетельствуют о том, что включенный в них фрагмент текста носит вторичный или дополнительный характер по отношению к главной части. Кавычки - знак "чужеродности" заключенных в них слов, фраз. Запятая при однородных членах указывает на логическую однородность перечисляемых понятий, суждений, их смысловую однотипность. Для выявления и проверки логико-смысловых связей необходимо выделить простые предложения в составе слож¬ных и провести их логико-смысловой анализ. Этот прием позволяет выявить и проанализировать смысловые связи между отдельными частями сложного предложения и обнаружить логико-смысловые ошибки. Проверке подлежит и соотнесение однородных членов предложения с обобщающим словом или между собой, что позволяет установить, являются ли понятия, включенные в единый ряд, логически однородными. 3-й этап - работа над языком и стилем. На этом этапе выявляются грамматико-стилистические ошибки. Для это¬го необходим синтаксический анализ текста. Прежде всего следует провести анализ синтаксических связей: - выделить в простых предложениях составляющие их словосочетания, а в сложных - установить границы составляющих его простых частей; - поставить логический вопрос от главного слова в словосочетании к зависимому, а от главного предложения - к придаточному. Такой прием дает возможность проверить правильность грамматических форм и всей структуры предложения. Чтобы заметить ошибки в согласовании слов, нужно всегда соотносить сказуемое с подлежащим в числе или в числе и роде, а прилагательные и причастия с определяемым словом - в роде, числе и падеже. 4-й этап - лексический анализ текста. Лексический анализ позволяет проверить правильность употребления слов и отдельных выражений с точки зрения их значения и орфографии. На этом этапе устраняются также такие ошибки, как многословие, исключаются заимствованные слова, упот¬ребление которых неоправданно. При редактировании текстов используются специаль¬ные условные обозначения - корректурные знаки. Они применяются при редактировании всех видов текстовых и изобразительных оригиналов, макетов и для исправления корректурных и пробных оттисков. Требования к знакам устанавливаются ГОСТ 7.62-90 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Знаки для разметки оригиналов и исправления корректурных и пробных оттисков. Общие требования". При применении знаков должны соблюдаться следующие общие правила: - знаки наносятся чернилами (пастой) синего или черного цвета; не допускается вносить исправления в текст простым карандашом; |
