Культура деловой письменной речи

Основные вопросы:

1. Компоненты речевой культуры.
2. Нормативный аспект культуры деловой письменной речи: лексические, грамматические, синтаксические нормы.
3. Коммуникативный аспект культуры деловой письменной речи.
4. Этический аспект культуры деловой письменной речи.

Компоненты речевой культуры

Речевая культура вне зависимости от сферы актуализации речи определяется как «владение нормами литературного языка в его устной и письменной форме, при которой осуществляют выбор и организацию языковых средств, позволяющих в определенной ситуации общения и при соблюдении этики общения обеспечить наибольший эффект в достижении поставленных задач коммуникации»¹. Речевая культура включает три основных аспекта: нормативный, коммуникативный и этический.

¹ - Культура русской речи: Энциклопедический словарь-справочник /Под ред. Л.Ю. Иванова, А.П. Сковородникова, Е.Н. Ширяева и др. – М.: Флинта: Наука, 2003. –С. 287

Нормативный аспект речевой культуры. Нормы формируются под влиянием литературного творчества и речевой практики нации и являются непремен¬ным условием единства языка и нормального функционирования языковой системы. Они кодифицируются, т. е. описываются, закрепляются как образец в словарях, справочниках, учебниках.

Кодифицированные нормы литературного языка - это такие нормы, которым должны следовать все носители языка, причем понятие нормативности включает сферу использования языка. Закрепленность вариантов за различными сферами и формами использования языка определяется принципом коммуникативной целесообразности. То, что нормативно для письменной речи (осложнение синтаксической конструкции причастными оборотами, деепричастными оборотами), ненормативно для устной речи.

Норма может иметь варианты. Различают обязательный и допустимый варианты нормы. Например, в практике устного делового общения является допустимой разговорная форма договор — договора, которая, однако, недопустима в кодифицированной речи, где обязательным является книжный вариант договор — договоры.

Вариативность нормы является причиной ее изменения, причем темпы изменений нормы различны для разных уровней языка. Самыми консервативными считаются грамматические нормы. Грамматический строй русского литературного языка практически не изменился с пушкинских времен. Фонетические нормы, напротив, очень подвижны. Еще недавно вошедшее в русскую речь слово «маркетинг» имеет уже варианты произношения, закрепленные в качестве допустимых: маркетинг и маркетинг.

Правильность речи - это базовое требование культуры речи, ее основа.

Важно ли владеть нормами русского литературного языка человеку, ежедневной практикой которого является деловое общение? На этот вопрос можно ответить только однозначно утвердительно. Потому что человек с низким уровнем речевой культуры, не умеющий излагать свои мысли, допускающий ошибки в своей речи, обречен на коммуникативные неудачи, часто оказывается в неловком положении. Грамотность, в широком смысле этого слова, - непременное условие успешности в деловом общении.

Коммуникативный аспект речевой культуры. Язык располагает огромным арсеналом средств. Они должны использоваться с учетом сферы, ситуации, задач и жанра речи и должны быть мобилизованы на достижение коммуникативной цели. Коммуникативный аспект речевой культуры как раз и рассматривает эти вопросы.

То, что в современной лингвистике называется коммуникативным аспектом культуры речи, было известно еще в античности в качестве одной из наук - риторики. Вначале риторика была наукой об ораторском мастерстве, об «умении увлечь души словами» (Платон). Затем риторику стали понимать как науку о хорошей речи, выделяя такие ее качества, как точность, ясность, выразительность, логичность, чистоту, уместность. Все эти качества связаны между собой. Точность, достигающаяся благодаря правильности словоупотребления и организации речи, обеспечивает такое качество речи, как ясность, доступность. Логичность речи тесно связана с точностью, которая является как бы «предварительным условием» логичности. Это коммуникативное качество речи связано не столько со словоупотреблением, сколько с синтаксической организацией высказывания, которая должна обеспечивать последовательность в усвоении выражаемой мысли, ее непротиворечивость.

Чистота и уместность речи оказываются теснейшим образом связаны между собою в свою очередь. Отбор слов сообразно с целями и условиями общения определяется требованием чистоты и уместности речи, что предполагает знание стилей литературного языка. Так, обилие терминов и штампов, стандартных выражений характерно для письменной деловой речи, но совершенно не характерно для разговорной речи. Все эти коммуникативные качества речи являются характеристиками речи правильной и искусной.

В наши дни современная риторика, или неориторика - это прежде всего наука об эффективной речи, об умении добиваться речевыми средствами поставленной цели. Это предполагает учет психологического и этического аспекта общения.

Этический аспект речевой культуры. Этический аспект речевой культуры представлен такой лингвистической дисциплиной, как речевой этикет. Речевой этикет изучает специаль¬ные речевые средства регулирования социальных и межличностных отношений: речевые этикетные формулы, этикетные тексты и правила их использования, а также правила речевого поведения в тех или иных условиях.

Этикетные нормы поведения носят национальный характер. То, что является знаком уважения в европейских странах (при встрече поинтересоваться здоровьем жены и близких), в странах мусульманских может быть воспринято как оскорбление.

Деловое общение очень часто не просто включает этикетное общение, но с необходимостью предусматривает его. Существуют особые этикетные жанры делового общения: выражение соболезнования, благодарности, поздравления. Руководители, менеджеры, служащие должны хорошо знать и адекватно использовать средства речевого этикета, так как от успешного использования этих средств во многом зависит результат делового общения.

Таким образом, речевая культура - это использование средств и возможностей языка, адекватных содержанию, обстановке и цели высказывания при соблюдении языковых норм.

Нормативный, коммуникативный и этический аспекты речевой культуры актуальны и для сферы письменного делового общения, поскольку без знания языковых норм, коммуникативных основ и этических правил общения невозможно добиться высокой эффективности речи и, как следствие, затруднено решение производственных, экономических и т.п. задач делового общения.

Нормативный аспект культуры деловой письменной речи: лексические, морфологические, синтаксические нормы.

Нормативный аспект письменной деловой речи имеет специфику. Она проявляется в том, что деловая речь должна соответствовать как нормам литературного языка, так и традициям официально-делового стиля.

Согласно нормам литературного языка в письменной деловой речи должны соблюдаться лексические, морфологические и синтаксические нормы употребления языковых единиц. В соответствии с традицией официально-делового стиля письменная деловая речь отличается не только объективностью, надличностным характером изложения; книжной окраской используемых единиц, синтаксической полнотой и законченностью предложений, высокой степенью стандартизации, но и стилистической замкнутостью (невозможностью проникновения единиц других стилей), а также наличием слов и выражений не принятых в других стилях (так называемых канцеляризмов). Слова препровождать, вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, содеянное, наказуемость и др. в ситуациях, не связанных с письменным деловым общением, воспринимаются как неуместные, а их употребление квалифицируется как речевая ошибка.

Нужно отметить, что избыточное использование канцелярских шаблонов в письменной деловой речи также считается ее недочетом, так, например, в предложении Обязательным элементом зимнего содержания дороги является процесс очистки ее от атмосферных осадков в виде снега канцеляризмы не только необоснованно удлиняют предложение, но и затуманивают его смысл.

Считается нежелательным, например, начинать текст делового послания (например, служебной записки) выражением Довожу до Вашего сведения. Более уместно, считают специалисты, начать текст с обоснования причины, повода его составления, используя при этом конструкции В связи с …, Исходя из ….

В официально-деловом стиле и шире – в официально-деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только они могут обеспечить точность передачи информации. Кодифицированная речь – речь, строго регламентированная нормами литературного языка, характерная для официальных ситуаций общения.

Лексические нормы деловой письменной речи. Нормы словоупотребления в деловом стиле соответствуют общелитературным нормам:

1) точность словоупотребления;
2) соблюдение норм лексической сочетаемости;
3) употребление слов с учетом их стилистической окраски (принадлежности);
4) употребление слов с учетом их принадлежности к активному/пассивному лексическому запасу по признакам – устаревшее, современное, новое.

Точность словоупотребления – умение использовать слова в соответствии с лексическими значениями, которые закрепились за ними в литературном языке.

Незнание значения употребляемого слова может привести к нарушению точности высказывания. Например, ошибочным является выражение «усугубить ситуацию», т.к. глагол усугубить имеет значение «Усилить, увеличить силу, интенсивность чего-либо». Правильным является его использование в словосочетаниях «усугубить внимание» (усилить внимание), «усугубить оскорбление» (усилить оскорбление) и т.п., в которых подчеркивается усиление какого-либо состояния, действия, проявления. В сочетании же со словом ситуация более точным является использование глагола осложнить.

Глагол озадачить, имеющий значение «Привести в замешательство, недоумение», в последнее время стали часто использовать в несвойственном ему значении «Дать задание, поставить задачу». В этом случае фраза руководящего работника Должен вас озадачить адресованная подчиненным, звучит двусмысленно. Норма точности словоупотребления нарушена.

Лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм в текстах документов (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками). Так, точность словоупотребления нарушена в предложении Создание нормативной базы для организации собственников жилья. Слово организация имеет значения:

1) организованность, внутренняя дисциплина;
2) общественное объединение или государственное учреждение.

В данном контексте оно использовано явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы «собственники жилья организовывались», а для того, чтобы они «появлялись». В данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное появление вместо организация.

В последнее десятилетие в сфере экономики, политики, в сфере информационных технологий начала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, фрэнчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтор, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, офшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти, часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

Сегодня часто «менеджером» называют, по сути, рекламного или страхового агента или продавца. Между тем, менеджер - это управленец или хозяйственный руководитель предприятия.

Точно так же размывается лексическое значение слов «презентация» и «бизнес-план». Слово «презентация» часто заменяет слово «открытие», а «бизнес-план» - план хозяйственной деятельности или план мероприятий (значение этих слов смотрите в словаре).

Синонимы в деловой письменной речи. Нередко в деловых бумагах используются синонимы – слова (термины) с одинаковым или близким значением. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны. Как правило, они различаются оттенками значений, лексической сочетаемостью или стилистической окраской. Невнимание к особенностям терминов-синонимов может привести к смысловой ошибке в документе. При употреблении терминов-синонимов важно иметь в виду, какую сторону понятия необходимо выделить в контексте. Даже такие термины-синонимы, как контракт, договор, соглашение, несколько различаются по смыслу и сфере употребления. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре или контракте; в гражданском законодательстве заключают договоры; внешнеторговая сделка обозначается словом контракт; научно-техническим бывает сотрудничество, а тарифным – соглашение. Ошибки в употреблении слов-синонимов часто происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование. Можно написать: … были удовлетворены все запросы (требования) заказчиков. В то же время слово запрос не имеет присущего слову требование значения (норма, порядок, которым кто-то или что-то должно соответствовать): требования (а не запрос) к качеству продукции; требования к поступающим на работу. Но в сопроводительном письме принято писать: Высылаем ответ на Ваш запрос от …, а не на Ваше требование….

Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевой избыточности.

Паронимы - это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный - гарантированный, эффектный - эффективный, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т. д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

представить -

1) предъявить, сообщить: представить список сотрудников, представить доказательства;
2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника;
3) ходатайствовать (о повышении, о награде): представить к очередному званию;
4) составить, обнаружить: представить значительную ценность;
5) мысленно вообразить: представить (себе) картину боя;
6) изобразить, показать: представить в смешном виде.

предоставить -

1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства;
2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоставить слово;
3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело случаю.

Плеоназмом (от гр. pleonasmos - переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество - совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант - справочник, список цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное - это и значит взаимное), свободная вакансия.

Другой вид речевой избыточности - тавтология (от гр. tautologia из tauto - то же самое + logos - слово) - неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте.

Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей (здесь еще нарушена лексическая сочетаемость — оформляются документы).

Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ правоустанавливающих документов на земельный участок (здесь соседствуют оба вида речевой избыточности). Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком.

Это облегчает восприятие фразы, позволяя новому тексту соответствовать требованию точности, конкретности и ясности, которым не отвечал неотредактированный текст. Кроме того, выражение «правоустанавливающие документы» вообще лишено смысла, так как документ не может не быть правоустанавливающим. Закрепление правовых отношений - основная функция документа.

Особенно часто в качестве лишнего слова выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.

Так, в предложении Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для участия во встрече, во время которой мы сможем определить с Вами конкретные пути развития нашего сотрудничества переизбыток местоимений загромождает фразу, затрудняя ее восприятие.

Нормы лексической сочетаемости. Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. В предложении Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости допущена лексическая ошибка. Слово элемент имеет значение «компонент, составная часть чего-либо». Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества. Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некор¬ректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

Ошибки такого рода довольно часто встречаются в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

В предложении Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон допущена лексическая ошибка, вызванная нарушением сочетаемости. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен или расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

Небрежно составленная фраза в тексте договора или неправильно подобранное слово могут привести к конфликтным ситуациям.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения надо обращаться к толковым словарям.

Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Следует отметить, что пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы - настолько актив¬ны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.

Стилистическая окраска слов. В языке документов слово должно употребляться с учетом его сти¬листической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.

Можно сказать, что каждое слово в языке имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где используется оно, какова сфера его употребления. Так, яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и процедурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, исполнитель, ходатайство и т. п. Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-письменную окраску. А разговорная лексика, как уже было отмечено, проникает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые.

Профессионализмами называется слова, выражения, ограниченные и сфере использования рамками какой-то отрасли, профессии. Профессионализмы - разговорные наименования того или иного явления нужно отличать от книжно-письменной лексики:

Профессионализмы — это чаще всего слова с усеченной основой, образованные чаще всего при помощи суффиксов -к/ка-, -ик-. Подобная лексика, уместная в неофициальной обстановке делового общения, абсолютна неуместна в языке документов.

При употреблении слов важно учитывать их отнесенность к активному/пассивному лексическому запасу по признакам устаревшее, современное, новое.

Архаичные слова и речевые обороты. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Устаревшие слова и обороты в текстах документов следует заменять их современными эквивалентами.

Уход слов и выражений из активной речевой практики – естественный процесс. Однако нередко слова получают новую жизнь, возвращаясь в речь из исторического прошлого. Не так давно вернулись и зазвучали по-новому такие слова, как: дума, глава, управа, пристав, губернатор, присяжные, господа и др. Следует отметить, однако, что эти слова конкурируют сегодня с параллельными им иностранными словами: парламент, мэр, префектура, полиция, департамент, президент, премьер, муниципалитет и др. И те и другие слова уместны в современной практике делового общения, и только время покажет, какие из них сохранятся в речи, а какие исчезнут.

Появляются также в деловой речи, как и в языке вообще, совсем новые слова - неологизмы. Обычно они строятся по старым моделям и образцам. Известно, что в канцелярской речи очень распространены отглагольные существительные (слова, образованные от глагола): исполнение, подписание, решение, постановление. И этих слов становится все больше и больше. В этой группе канцелярских терминов можно особо выделить слова, редко встречающиеся в других стилях речи, а именно: отглагольные существительные с префиксом НЕ (невыполнение, несоблюдение, непризнание и др). Эта группа терминов чрезвычайно продуктивна, она постоянно пополняется словами, образованными по традиционной модели: НЕ + отглагольное существительное.

Однако не все слова из этой группы уместны в документе. Например, в деловой письменной речи встречается слово «неимение», которое легко может быть заменено на общепринятое слово «отсутствие». Довольно часто, следуя канцелярскому стилю, авторы придумывают слова, не имеющие законных прав на употребление в речи, поскольку в языке уже есть обозначения данных понятий. Так, вместо придуманного слова подвижка следует употреблять словосочетание положительные изменения, вместо неудачно придуманного слова изжитие лучше употребить хорошо известное - исключение, вместо проработка - критика.

Таким образом, возникновение в деловой речи новых слов и утрата старых-явление закономерное, так как новые понятия требуют своего языкового воплощения. Однако к неологизмам следует относиться с большой осторожностью. Неуместны те новые слова, которые можно заменить общелитературными словами или «узаконенными» терминами. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово единственным термином в данной области или оно называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в современном русском языке.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Используя толковые словари, определите значения следующих слов, их смысловые и стилистические различия. Составьте с ними предложения. Меценат, спонсор, покровитель; комиссионер, посредник, брокер, маклер; договор, соглашение, контракт, сделка; реестр, список, опись, перечень; концерн, холдинг, корпорация; менеджер, управленец, хозяйственный руководитель; реализатор, распространитель, дистрибьютор; вексель, чек, облигация, акция.

Задание 2. Раскройте скобки и выберите подходящее по значению слово из приведенных паронимов.

1. Качество холодильной установки улучшено за счет (конструкторских, конструктивных) решений.
2. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (представляем - предоставляем).
3. Прошу (оплатить - заплатить) мне расходы по командировке.
4. Фирма строит печи с (гарантийной - гарантированной) теплоотдачей.
5. (Командированные - командировочные) должны зарегистрировать свои документы.
6. Совет директоров потребовал (гарантийных - гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков.
7. Необходимо вести хозяйствование (экономными - экономичными - экономическими) методами.
8. Юбиляр (сыскал, снискал) к себе уважение и добрую славу как новатор, как человек творческой мысли.

Задание 3. Прочитайте приведенные ниже термины. Разбейте их на три группы:

1) термины, которые вы можете объяснить;
2) термины, значения которых вы знаете приблизительно;
3) термины, которые вам незнакомы. Проверьте значение слов по словарям.

Дефолт, аккредитив, бартер, брокер, гиперинфляция, профицит, секвестр, девальвация, демпинг, дивиденд, дилер, инвестиция, картель, клиринг, конвертируемость, лизинг, лицензия, лот, маркетинг, менеджер, оферта, резидент, стагнация, эргономика, инаугурация, пиар, нотабена (нотабене), кегль (кегель), ипотека, баллотироваться.

Задание 4. Чем вызвано нарушение смысловой точности высказывания в приведенных ниже фрагментах деловых посланий? Отредактируйте предложения.

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения.
2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни.
3. Необходимо еще раз обсчитать все данные.
4. Следует затвердит это на собрании.
5. Мне было отказано под благоприятным предлогом.
6. Был провозглашен приговор суда.
7. Это достигалось самыми неугодными средствами.
8. На заводе возникло нестерпимое положение.

Задание 5. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их.

Играть роль, играть значение; решить проблему, разрешить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; представлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмотреть случай; погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюджет, соблюдать законы; возместить ущерб, возместить кредит, возместить предмет аренды.

Задание 6. Образуйте глагольные словосочетания с данными ниже словами (в их терминологическом значении). Составьте предложения.

Образец: Акт - составить, предъявить. Составили акт о списании оборудования.

Претензия, благодарность, виза, выговор, договор, документ, заявка, иск, соглашение, приказ, отчет, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, предписание, предупреждение, содействие, учет, проект, протокол, расписка, распоряжение, резолюция, резюме, рекомендация, решение, справка, счет, требование, характеристика, санкции.

Задание 7. Укажите наиболее вероятные варианты сочетаемости данных глаголов с существительными.

Составьте предложения.

Образец: разрешить спор, вопрос. Экономические споры часто разрешаются в судебном порядке.

Внести, высказать, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, предоставить, принести, составить, продлить, откликнуться, произвести, принять, предпринять, представить, оказать, рассмотреть, удовлетворить.

Задание 8. Образуйте словосочетания, имеющие окраску официально-делового стиля, подобрав к приведенным ниже существительным согласованные и несогласованные определения.

Ответственность, действия, лицо, пособие, меры, порядок, полномочия, обстоятельства, рассмотрение, срок, ущерб, цена, обслуживание, отношения.

Задание 9. Прочитайте предложения, выбранные из текстов документов.

Найдите ошибки, связанные с нарушением лексической сочетаемости, исправьте их.

1. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафедр.
2. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнерских отношениях.
3. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм.
4. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели.
5. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера …, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика.
6. Транспортные издержки при перевозках по железной дороге многократно меньше, чем приморских и авиационных.

Задание 10. Отредактируйте предложения, устраняя речевую избыточность.

1. Мы интересуемся, можете ли Вы назвать нам адрес другого поставщика, или, в случае невозможности, сможете ли Вы проинформировать о Вашей возможности поставить нам напрямую.
2. Надеемся на дальнейшее совместное сотрудничество с Вашей фирмой.
3. Для принятия жизненно важного решения для наших с Вами работников предлагаем организовать встречу на уровне руководителей.
4. Оптовые торговцы должны создавать хорошие деловые отношения с руководством рынка, чтобы обеспечить успешную работу рынка оптовой торговли.
5. Решили: произвести поэтапное оформление земельных отводов с оформлением права собственности.
6. Если в Вашем регионе спрос на Вашу продукцию удовлетворен и Вы ищете новые возможности на новых рынках, то мы готовы Вам помочь организовать сбыт Вашей продукции в нашей сбытовой сети.

Задание 11. Найдите эквиваленты-термины приведенным ниже словам с разговорной стилистической окраской и составьте с ними предложения.

Неучтенка, страховка, расброска (товара), накрутка, обналичка, лимитчик, продленка.

Задание 12. Отредактируйте предложения, заменяя устаревшие слова и речевые обороты их современными эквивалентами.

1. Сея ошибка вызвала сбой в работе компьютера.
2. Ныне обстановка в рабочем коллективе нормализовалась.
3. Работник склада И.В. Леонов, будучи в состоянии алкогольного опьянения, учинил расправу над начальником склада С.В. Роговым, коего отправили в больницу.
4. В ходе следствия дознались, что преступление было совершено несовершенно-летними подростками.
5. Без оного разрешения вход на территорию завода воспрещен.

Задание 13. Найдите в предложениях лексические ошибки, исправьте их и запишите предложения в отредактированном виде.

1. Предприятие оплачивает Автоцентру стоимость запасных частей по действующим прейскурантам.
2. Выделить дотацию на автобусные поездки для льготной категории граждан на дачный период (с 10 мая по 12 сентября 2006 г.).
3. Показателем, характеризующим квалификацию служащего, является способность адаптироваться к новой ситуации и принимать новые подходы к решению возникающих проблем.
4. Прошу вас выслать нам для ознакомления действующие расценки на приобретение оборудования ЭАТС «Квант» емкостью 240 и 480 номеров и ориентировочную стоимость рабочей версии программного обеспечения для приведенных выше емкостей.
5. Наша цель — создание экономической базы для повышения уровня эксплуатации и ремонта жилищного фонда города.
6. Цены на товары договорные в соответствии с действующим прейскурантом цен.
7. Договор на охрану ВС подразумевает персональную охрану ВС независимо от места распо¬ложения самолета на территории аэродрома.

Морфологические нормы в деловой письменной речи

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них - грамотность. Нарушения морфологических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам.

Употребление форм имен существительных

Род имен существительных. Наибольшую трудность в определении рода имен существительных представляют несклоняемые русские и иноязычные существительные.

Вариантные родовые формы имеют слова: банкнот (м.р.) – (устар.) банкнота (ж.р.); бакенбарда (ж.р.) – (устар.) бакенбард (м.р.).

Существительные, обозначающие животных и птиц относят к мужскому роду безотносительно к полу животного (старый пони), кроме тех случаев, когда имеется в виду именно самка (коала кормила детеныша). Слово колибри является двуродовым. Слова цеце (муха), иваси (рыба, сельдь) – женского рода.

Род существительных, обозначающих географические названия, а также названий газет и журналов определяется по родовому слову: Янцзы(река) – женский род, Дели(город) – мужской род, Чили (государство) – средний род; Фигаро (журнал) – мужской род.

Род сложносокращенных слов (аббревиатур) определяется по роду главного слова составного наименования (ГОРОНО - городской отдел народного образования – мужской род; ФИДЕ – Международная шахматная организация – женский род ).

Субстантивированные несклоняемые слова относятся к среднему роду: наше завтра.

Употребление форм числа имен существительных. Большинство слов в русском языке имеют формы единственного и множественного числа. Однако некоторые слова употребляются только в форме единственного или в форме множественного числа.

Образование парных форм числа данных существительных в литературном языке является ошибкой.

Употребление падежных форм имен существительных. В предложном падеже единственного числа существительные мужского рода (неодушевленные) могут иметь окончание е или у/ю.

Различаются по смыслу падежные формы в лесе – в лесу. Сравните: В «Вишневом саде» А.П. Чехова играют знаменитые артисты – гулять в лесу.

В именительном падеже множественного числа существительные мужского рода могут иметь вариантные окончания ы/и или а/я.

К стилистически разграничиваемым случаям относятся следующие:

Не следует смешивать со стилистически маркированными использование окончаний –ы –и, -а –я для различения смысла в словах: корпуса (здания, войсковые соединения) – корпусы (туловища, штифты); лагеря (спортивные, оздоровительные) – лагери (общественно-политические); пропуски (букв) – пропуска(на предприятии).

В родительном падеже множественного числа существительные могут употребляться как без окончания, так и с окончанием.

Иностранные фамилии на –ов и –ин в творительном падеже имеют окончание –ом, в отличие от русских фамилий, имеющих окончание –ым. Например: Дарвин – Дарвином, Рузвельт – Рузвельтом, но: Лесков – Лесковым, Гранин – Граниным.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в вы¬боре падежных форм. Одной из причин является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания:

Предложные сочетания с временным значением — «после чего-нибудь» (род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки,— если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце -я(род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов, которые все активнее проникают в деловую речь.

1. Склоняются обе части слова, если они обозначают рабочие профессии: токарь-карусельщик, токаря-карусельщика; летчик-испытатель, летчика-испытателя.
2. В других случаях склоняются обе части слова, если они выражены склоняемыми частями: по счету-фактуре; из письма-запроса; от фирмы-партнера, по телексу-предложению.

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова — неизменяемое слово: по соло-векселю; жиро-чека.

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова иностранное слово, недавно вошедшее в состав русской лексики: из шоп-тура, по тайм-шиту_, о бизнес-центре.

Употребление форм имен прилагательных. Прилагательные в полной форме в именительном падеже, являющиеся именной частью составного сказуемого, не могут, как правило, иметь управляемые слова, а в краткой форме – могут. Например, ошибка допущена в предложении «Он добрый к людям», правильно сказать: «Он добр к людям».

Ошибкой в употреблении сравнительной и превосходной степеней прилагательных является смешение простой и сложной форм их образования.

Так, ошибка допущена в примерах: более интереснее, более лучший, самый тончайший. В первом случае следует употребить простую форму интереснее либо сложную более интересный. Вместо более лучший следует сказать более хороший или самый лучший, наилучший, а вместо самый тончайший – самый тонкий, наиболее тонкий или тончайший.

В литературном языке употребляются формы сравнительной степени лаще (а не слаже), звонче (а не звончее).

Не следует употреблять в качестве однородных членов прилагательные в полной и краткой формах. Сравните: Информация важная и весьма своевременная (правильно) – Информация важная и весьма своевременна (неправильно).

Употребление форм имен числительных. При склонении составных количественных числительных изменяется каждая часть, например: «Студенты посадили около пятидесяти пяти деревьев»; «Семьюдесятью семью грамотами награждены участники городской олимпиады»; «К двумстам пятидесяти пяти граммам сахара нужно добавить стакан молока»; «В двух тысячах пятистах километрах к югу находится зона лесного пожара».

При склонении порядковых числительных изменяется только последнее слово, например: «Все размеры с тридцать четвертого по сорок шестой».

Собирательные числительные двое, трое, четверо и т.д. употребляются:

- с существительными, называющими лиц мужского пола (двое студентов, трое преподавателей). Ошибкой является употребление этих числительных со словами, обозначающими лиц женского пола (нельзя сказать: «двое студенток», «трое девушек»).
- с существительными, употребляющимися только во множественном числе (двое ножниц, трое очков). Начиная со слова пятеро, следует употреблять количественные числительные: пять суток, шесть саней.
- с существительными дети, ребята, люди, лицоv (в значении «человек»): двое детей, трое незнакомых лиц;
- с личными местоимениями мы, вы, они: нас двое, их четверо.

Собирательные числительные оба, обе употребляются: - числительное оба – с существительными мужского и среднего рода: оба стула, оба окна, оба юноши; обоих юношей;
- числительное обе – с существительными женского рода: обе скатерти, обе девушки; обеих девушек.

Употребление местоимений. Местоимением, как правило, заменяют ближайшее к нему существительное. Нарушение этого правила ведет к искажению смысла, двусмысленности, например, в предложении Военные пришли на помощь местным жителям, и они справились со стихийным бедствием, непонятно, кто справился со стихийным бедствием, военные или местные жители.

Существительные с собирательным значением (молодежь, студенчество, беднота, народ) нельзя заменять личным местоимением 3-го лица, множественного числа. (На празднование Дня города собралась молодежь Дона. Она участвовала в спортивных соревнованиях и конкурсах (неправильно) – На празднование Дня города собралась молодежь Дона. Юноши и девушки участвовали в спортивных соревнованиях и конкурсах (правильно).

Возвратное местоимение себя относятся к лицу, производящему действие, поэтому предложение Посетитель попросил секретаря налить себе воды звучит двусмысленно, так как местоимение себе по смыслу относится к существительному секретарь.

Следует правильно употреблять формы местоимений их (а не ихний); у нее, от нее (а не у ней, от ней).

Употребление форм глагола. Рекомендуемые формы 1-го лица единственного числа: лягу, кладу, лихоражу, награжу, наплещу, налягу, наплещу; 3-его лица единственного числа: полощет, плещет, машет, колышет, мурлычет, сыплет, щиплет.

Не употребляются формы 1-го лица единственного числа настоящего или будущего простого времени от глаголов затмить, дерзить, победить, убедить, очутиться, чудить и некоторых других.

При употреблении возвратных глаголов (удивляться, волноваться, собираться и др.) следует избегать двусмысленности высказывания. Она возникает, если глагол на –ся имеет в пределах данного предложения двоякое значение – страдательное и возвратное, например: Камни дробятся и превращаются в порошок (камни дробятся и превращаются в порошок сами или их кто-то дробит и превращает в порошок?). Чтобы смысл предложения воспринимался однозначно, следует использовать другую форму глагола: Камни дробят и превращают в порошок.

Ошибки в употреблении видовых форм глагола связаны со смешением видов глагола в пределах одного высказывания. Например, в предложении: Решение принимали при обоюдном согласии сторон и оформили его договором, в качестве однородных сказуемых использованы глаголы принимали (несовершенный вид) и оформили (совершенный вид). Правильно следовало написать: Решение приняли при обоюдном согласии сторон и оформили его договором.

Литературными считаются следующие формы повелительного наклонения: ляг, клади, положи, взгляни, выйди; высунь, выставь, высыпь, не порть, не морщь, уведомь, лакомься, закупорь, откупорь.

Глагол ехать (еду, едешь и т.д.) не имеет формы повелительного наклонения (встречающиеся иногда формы «езжай», «ехай» недопустимы в литературной речи). При необходимости употребить повелительное наклонение от глагола ехать можно использовать формы поезжай, поезжайте.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Образуйте форму именительного падежа множественного числа.

Директор, архитектор, компрессор, сорт, рапорт, слесарь, отпуск, ордер, сектор, штемпель вектор, диспетчер, допуск, редактор, табель, цех, корм, квартал, отгул, шофер, месяц, инструктор, бухгалтер, брокер, дилер, ректор, профессор, порт.

Задание 2. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1. Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года.
2. Прошу оплатить услуги согласно (договор).
3. Согласно (приложение к лицензии) разрешены следующие виды работ.
4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу выслать в наш адрес образцы товара и упаковки.
5.Соответственно (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции.
6. Согласно (прилагаемый список) наградить работников ЗАГСа денежной премией в размере месячной зарплаты.
7. Согласно (настоящий контракт) Исполнитель оплачивает работу Агентства в сумме восемьсот тысяч рублей.
8. Просим сообщить дополнительные сведения относительно (изменения в финансировании) нашего предприятия.

Задание 3. Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, вследствие, с учетом их лексического значения.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования.
2. ... ремонта железнодорожного по¬лотна пассажирский поезд пришел с опозданием.
3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена ... затопления части набережной ремонтные работы приостановить.
4. ... большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов.
5. ... повышения цен на энергоносители решения об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии.
6. ...активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

Задание 4. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.

I. Приехать по (окончание института); возвратиться по (завершение строительства); приступить к обязанностям по (истечение срока стажировки); расписаться по (ознакомление с решением); принять решение по (рассмотрение вопроса); навести справки по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ).

II. Действовать вопреки (совет); уезжать согласно (предписание); совершенствовать формы ведения хозяйства по мере (развитие демократии и рыночных отношений); отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела); корректировать план в сторону (уменьшение объема работы); дать директивы по линии профсоюз); мероприятия в целях (усиление товарооборота); интересное предложение со стороны (фирма-заказчик).

Задание 5. Перепишите предложения, раскрывая скобки.

1. По высланному Вами (счет-фактура) были оп¬лачены только двенадцать путевок из шестнадцати.
2. Наши отношения с (фабрика-поставщик) на сегодняшний день зашли в тупик.
3. Инновации в области (бизнес-образование) стали предметом обсуждения на семинаре.
4. (Банк-гарант) в этой сделке выступает «Прима-банк».
5. В качестве (инструктор-испытатель) я привлекался для работы с новейшими марками самолетов.
6. В (тайм-шит) указан расчет погрузочно-разгрузочного времени судна во всех портах.
7. В качестве (фирма-агент) будет выступать наше предприятие.
8. Руководство рассмотрело представленный Вами предварительный вариант (бизнес-план).

Задание 6. Составьте с приведенными ниже словами предложения так, чтобы эти слова были использованы в форме косвенных падежей.

Тайм-чартер, соло-вексель, банк-ипотека, кредит-нота, кросс-чек, письмо-запрос, бизнес-круиз, холдинг-компания.

Задание 7. Образуйте с несклоняемыми существительны¬ми словосочетания «прилагательное + существительное».

Сальдо, жюри, интервью, резюме, кофе, фиаско, досье, пресс-атташе, авизо, бюро, реноме, импресарио, лобби, рантье, факсимиле, ревю, кенгуру, кафе, буржуа, пани, эмбарго.

Задание 8. Употребите аббревиатуры с глаголами в форме прошедшего времени, например: ТАСС заявил.

ООН, ОРТ, СНГ, НДС, ОПЕК, РИО, ГРЭС, РЭУ, ФАО, ФИДЕ, ФСБ, АИС, ММВБ, ЕЭС, МВФ, ФПГ, ЧИФ.

Справка: ФАО — продовольственная сельскохозяйственная организация ООН; АИС — автоматическая информационная система; ЕЭС — Европейское экономическое сообщество; МВФ — Международный валютный фонд; ФПГ — финансово-промышленная группа; ЧИФ — чековый инвестиционный фонд.

Синтаксические нормы

Важную роль в до¬кументах играет четкость синтаксической организации текстов. Нару¬шения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста. Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказу¬емым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбур¬ным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, — требованию точности, не допускающей инотолкования.

Согласование сказуемого с подлежащим. Если подлежащее выражено существительными мужского рода, обозначающими профессию, должность, звание и т.д. сказуемое ставится в мужском роде независимо от пола того лица, о котором идет речь, например: Преподаватель выслушал ответ студента. Врач выписал рецепт. При наличии собственного имени лица, о котором идет речь, сказуемое согласуется с собственным именем, например: Терапевт Иванова закончила прием больных. Для обозначения пола часто используется смысловое согласование сказуемого-глагола в прошедшем времени, например: Кондуктор, молодая девушка, потребовала предъявить билет.

Если подлежащее выражено сложными существительными, состоящими из частей разного грамматического рода, сказуемое согласуется с тем из них, которое выражает более широкое понятие или обозначает конкретный предмет.

Трудности часто вызывает согласование сказуемого с подлежащим, выраженным количественно-именными сочетаниями. Следует запомнить:

Наличие при подлежащем уточняющих слов, присоединительных конструкций, сравнительных оборотов и т.д. не влияет на форму согласования сказуемого. Например: Новые здания, в частности школа, были сданы в срок.

Согласование определений. Если при имени существительном имеются два и более определений, оно может употребляться:

Если определяемое существительное стоит перед определениями, оно употребляется в форме множественного числа: языки немецкий и французский.

При наличии разделительного или противительного союза между определениями существительное употребляется в форме единственного числа: поэтическое или прозаическое произведение; не действительный, а страдательный залог.

Если определение относится к двум или нескольким существительным (в форме единственного числа), выступающим в роли однородных членов, оно может употребляться:

Трудные случаи управления. Самыми распространенными грамматическими ошибками в тек¬стах документов являются случаи нарушения структуры глагольных словосочетаний и именных словосочетаний со связью управление.

Управление – выбор падежной формы подчинённого слова (с предлогом или без предлога). Наиболее типичными являются ошибки:

1) употребление предложного сочетания вместо беспредложного, например: Собрание акционеров постановило о назначении нового директора (правильно: постановило назначить нового директора); оплатите за проезд (правильно: оплатите проезд);
2) неправильный выбор падежной формы подчиненного слова, например: заведующий кафедры (правильно: заведующий (чем?) кафедрой); искать подхода к людям(правильно: искать (что?) подход к людям);
3) неправильный выбор предлога или неуместное его использование, например: всё говорило за то, что… (правильно: всё говорило о том, что…); указал о том… (правильно: указал на то…);
4) неразличение конструкций со словами, близкими по значению или однокоренными, но требующими различного управления (разных падежей или предлогов), например: превосходство (над кем-нибудь) – преимущество (перед кем-нибудь); полон (чего) – наполнен (чем); предупреждать (о чём) – предостерегать (от чего);
5) расположение цепочкой нескольких одинаковых падежных форм – нанизывание падежей (прежде всего родительного и творительного) затрудняет понимание смысла предложения, например: Подарок жены брата профессора; Проверка будет произведена назначенной дирекцией комиссией. Лучше сказать: Подарок, сделанный женой брата профессора; Проверка будет произведена комиссией, которую назначила дирекция.

Запомните:

С родительным падежом употребляются предлоги: в отношение, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, по мере, по причине;

С дательным падежом употребляются предлоги: благодаря, согласно, вопреки, применительно к, в отношении к, по.

Особенно часто нарушение норм управления встречается в клишированных словосочетаниях, среди которых много синонимичных: свойственный (кому?) — характерный (для кого?); воплотить (во что?) — претворить (в чем?).

Как видно из примеров, синонимичные конструкции часто используют различные падежи управления, то есть имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механический перенос синтаксических сочетаемостных свойств на близкие по значению или однокоренные слова.

Например:

Часто даже однокоренные слова имеют разное управление:

вера в победу (В. п.), но уверенность в победе (П. п.) заслужить награду. (В. п.), но заслуживать награды (Р. п.) обрадоваться известию (Д. п.), но обрадован известием (Т. п.)

Нужно учитывать, что русские глаголы могут иметь вариативные конструкции управления, например: бороться, сражаться (против кого?) и (с кем?) смириться (с чем?) и (перед чем?)

Помимо одновалентных¹, в русском языке огромное количество двух- и трехвалентных глаголов, которые также вступают в синони¬мические отношения при индивидуальных моделях управления, например:

¹ Валентность глагола – способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной падежной форме. Русские глаголы чаще бывают двух- и трехвалентными, например: просить (кого?) Вас; просить (о чем?) о принятии мер…

Базировать свои выводы на расчетах.
Обосновывать свои выводы расчетами.
Удостоить Кравцова Н. П. звания Заслуженного деятеля науки.
Наградить ветерана труда П. И. Селезнева ценным подарком.

В языке документов глаголы реализуют все валентности, создавая трех- и четырехкомпонентные словосочетания, например:

Указать службе подстанций на недостатки в работе.

Некорректно составленными будут словосоче¬тания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола, например:

Просим выразить благодарность и наградить денежной премией коллектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

В данном примере не полностью учтена валентность глаголов

Следовало написать: Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за успешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с предстоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого сло¬ва нужно обращаться к известному словарю-справочнику Д. Э. Розенталя «Управление в русском языке»1. В нем даны не только грамматические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

Стилистически неверны предложения, в которых общее зависимое слово имеется при словах, требующих разного управления, например: трест организовал и руководил предприятиями (организовал (что?), руководил (чем?); подбор и наблюдение над фактами (подбор (чего?), наблюдение (над чем?). Обычный способ правки в подобных случаях – добавление ко второму слову местоимения, заменяющего существительное при первом слове, например: подбор фактов и наблюдение над ними.

Предложения с однородными членами. При сочетании однородных членов предложения необходимо учитывать возможности лексической сочетаемости слов, выступающих в роли однородных членов, с тем словом, с которым они связаны по смыслу, например, нельзя сказать: Интересоваться и изучать историю завода (интересоваться (чем?), изучать (что?).

В качестве однородных членов могут попарно соединяться слова, выражающие или близкие по значению, или контрастные понятия: Стабилизируется жизнь в центре и на периферии, в городе и в деревни. Следует избегать случайных пар однородных членов.

¹ Д.Э. Розенталь. Управление в русском языке. Словарь-справочник. – М., 1986.

При перечислении однородных членов предложения можно опускать одинаковые предлоги, но нельзя опускать разные предлоги, например: Приглашенные осмотрели новые корпуса, побывали в комнате отдыха, кафе, клубе и на спортивной площадке.

В качестве однородных членов предложения нельзя соединять:

- слова, называющие видовые и родовые понятия, например: Редакционная коллегия журнала планирует публиковать романы, рассказы, новеллы, зарубежную литературу (романы, рассказы, новеллы – видовые понятия; зарубежная литература– родовое понятие).
- слова, называющие далекие, несовместимые по смыслу понятия, например: изучать музыку и инфекционные болезни; сокращать транспортные и непредвиденные расходы;
- слова, называющие одинаковые, дублирующие друг друга, понятия, например: Фирма столкнулась с трудными вопросами и проблемами («проблема – вопрос, требующий решения» Словарь русского языка в 4-х томах);
- слова с одинаковой падежной формой, но разными значениями этой формы, например: Проект был отмечен премией и ученым советом института;
- член предложения и придаточное предложение, например: В книге описывается происхождение этой теории, и какими фактами она доказывается;
- слова, выраженные именем существительным и неопределенной формой глагола, например: Я люблю бокс и плавать.
- причастный оборот и придаточное определительное предложение, например: Следует определить поставленные автором задачи, и какие методы он использовал в работе.

Употребление причастных оборотов. Причастный оборот не должен разрываться определяемым словом, например: работавшая комиссия в прошлом году; ответственное лицо за радиационную безопасность (неправильно) – комиссия, работавшая в прошлом году или работавшая в прошлом году комиссия; лицо, ответственное за радиационную безопасность (правильно).

Употребление деепричастных оборотов. Следует помнить, что деепричастия называют действие, совершаемое субъектом речи (подлежащим). Они могут обозначать незаконченное добавочное действие, которое совершается одновременно с главным, выраженным глаголом-сказуемым (Правительство учитывало требования регионов, разрабатывая новый бюджет страны), или законченное добавочное действие, которое предшествует главному (Изучив техническую документацию, директор принял решение об открытии новой линии производства сельскохозяйственных машин).

Возможно употребление деепричастного оборота в безличном предложении при инфинитиве. В таких предложениях нет ни грамматического, ни логического подлежащего, например: Редактируя рукопись, нужно учитывать авторский стиль.

Деепричастный оборот не употребляется:

- если действие, выраженное сказуемым, и действие, выраженное деепричастием, относятся к разным лицам. Нельзя сказать: Выполняя рекомендации врача, ваше здоровье укрепится (правильно: Выполняя рекомендации врача, вы укрепляете свое здоровье);
- если предложение является безличным, например, нельзя сказать: Выполняя задание, мне потребовалась дополнительная информация (правильно: Когда я выполнял задание, мне потребовалась дополнительная информация). Однако иногда в безличных предложениях при неопределенной форме глагола возможно употребление деепричастного оборота, например: охраняя спокойствие, нужно действовать по инструкции; Не ознакомившись с документацией, нельзя приступать к эксплуатации агрегата.
- если предложение представляет собой пассивную конструкцию. В этом случае субъект действия пассивной конструкции не совпадает с субъектом действия, обозначенного деепричастием. Нельзя сказать: Нарушив трудовой договор, работник будет уволен (правильно: Нарушивший трудовой договор работник будет уволен).

Сложное предложение. В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако сложные предложения не менее значимы для текстовой организации официально-деловой письменной речи. Они отражают сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций.

Точно определить характер смысловых отношений помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ..., но и; как ..., так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то, что; в с илу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только проблемы строительства, а также бытовые и социальные проблемы строителей были включены в повестку дня собрания. (Нужно: не только ..., но и). Встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении. Например:

При отказе подрядчика от составления и подписания протокола при обнаружении дефектов, то для их подтверждения заказчик вправе назначить квалифицированную экспертизу (союз «если ..., то»).

Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщении сложных предложений различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами). Например:

Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины.

Подобные предложения легко рубрицируются, то есть членятся на составные части, графически отделенные одна от другой. Например:

В случае кражи имущества охрана освобождается от ответственности, если установлено, что:

- охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помещение для выяснения причин срабатывания сигнализации;
- посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;
- невиновность охраны в совершении кражи является доказанной.

Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте осуществляется при помощи сигнального тире в начале абзаца, реже цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Составьте словосочетания с глаголами и существительными, близкими по значению, по предложенным моделям.

Основываться (на чем-либо), опираться (на что-либо); оплатить (что-либо), платить (за что-либо); превосходство (над чем-либо), преимущество (перед чем-либо); обращать внимание (на что-либо), уделять внимание (чему-либо); отчитаться (в чем-либо), сделать отчет (о чем-либо); доминировать (над чем-либо), превышать (что-либо); сослаться (на что), исходить (из чего); отразиться (на чем), повлиять (на что); информировать (о чем), сообщить (что, о чем).

Задание 2. Составьте максимальное количество словосочетаний из следующих компонентов.

Задание 3. Составьте предложения, используя в них словосочетания по следующим моделям:

1. Согласие (с чем), соглашение (о чем).
2. Идентичный (чему), сходный (с чем).
3. Соответственно (чему), в соответствии (с чем).
4. Располагать (чем), иметь (что).

Задание 4. Составьте словосочетания, используя в каче¬стве зависимого компонента различные падежные формы одного слова. Например:

решить вопрос — решение вопроса

изготовить образец — изготовление ... рассчитать проектную смету — расчет ... погасить задолженность — погашение ... оценивать работу — давать оценку ... уточнять стоимость — вносить уточнения ... примириться с неизбежностью — смириться ... обрадоваться успеху — обрадован ... заслуживать одобрения — заслужить ...

Задание 5. Укажите ошибки в употреблении предложных конструкций и запишите их в исправленном виде.

Департамент по строительству, работа по ремонту по шиферу, реклама по России, договор по реализации продукции, решение по зарплате, сведения по тоннажу судна, дилер по Самаре, ведение делопроизводства по личному составу, предоставление услуг по отоплению, сведения на 147 фирм нашего города, база данных по клиентам, опись на изделия из алюминиевого профиля.

Задание 6. Отредактируйте предложения.

1. Прошу вас выслать нам для ознакомления расценки на приобретение оборудования.
2. Расходы произвести за счет средств, предусмот¬ренных бюджетом.
3. При необходимости про¬верка продукции должна проводиться в соответ¬ствии с техническими условиями на продукцию.
4. Перед сдачей объекта под охрану проверять, закрыты ли окна, форточки и двери.
5. Покупатель обязуется принять продукцию по количеству и по качеству в соответствии с требованиями инструкции.
6. При этом транспортные расходы по централизованной доставке относятся на предприятие.
7. Арендатор обязуется заключить все необходимые договора на страхование.
8. Разработать программу учета потребляемых средств на объектах здравоохранения, народного образования и на объектах культуры.

Задание 7. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в порядке слов предложения.

1.При невыполнении данного пункта договора заказчик обязуется выплатить в размере 0,1% стоимости готовой продукции неустойку за хранение продукции.
2. В связи с передачей объек¬та в ведение МП «Волгопроммаш» и предостав¬ленных расчетов прошу выделить 200 млн. рублей.
3. В свою очередь Подрядчик несет материальную ответственность за повреждения энергосистемы, находящейся в ведении Заказчика в полном объеме.
4. Во время работы специалистов исполнителя Заказчик обеспечивает рабочими местами в помещениях АТС и измерительными приборами.
5. Датой передачи собственности считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика.
6. Срок гарантии нормальной работы продукции устанавливается с даты подписания акта о приемке сторонами законченных работ в полном объеме.
7. Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив, не менее, чем за 20 рабочих дней, другую сторону в письменном виде.

Задание 8. Составьте предложения с деепричастным оборотом, используя, где это возможно, предложения (словосочетания), данные в правом и левом столбцах. Объясните, почему в некоторых случаях употребление деепричастного оборота невозможно.

Образец: Отредактировав рукопись, я передал ее редактору.

Задание 9. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в употреблении деепричастных оборотов.

1. Объяснение этих явлений может быть найдено, взяв в качестве иллюстрации последние события.
2. Таким образом, рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, предлагается следующее.
3. Глядя на то, что происходит сегодня, у меня руки развязаны.
4. Торговый зал был очищен от людей, опасаясь, что рухнет потолок.
5. Поднимая цены на машины, топливо, это прямо отражается на себестоимости сельскохозяйственной продукции.
6. Применяя ту или иную форму организации труда, в каждом отдельном случае учитываются местные особенности.
7. Выяснив, что объем производства уменьшился, возникает вопрос о причине этого.
8. Изучая процессы разгосударствления, обнаруживается определенная закономерность.

Задание 10. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, где нужно заменяя их придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.

1. Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет произведен через инкассо.
2. Отвечая на Ваше письмо относительно финансового положения компании, нами была собрана следующая информация.
3.Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5%.
4. Подписывая договора, оплата гарантируется.
5. Направляя на рассмотрение данный вопрос, нам необходимо увеличение годового фонда минимум на сорок тонн.
6. Однажды одевшись в «Рибок», вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм.
7. Записываясь на прием в городскую администрацию, гражданам выдаются пропуска.

Задание 11. Придумайте предложения со следующими деепричастными оборотами:

1. Отправляясь в загранкомандировку, ...
2. Рассчитывая на свои силы, ...
3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу...
4. Приступая к рассмотрению следующего вопроса...
5. Отмечая отдельные недостатки,...
6. Подчеркивая значимость проекта...
7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.98...
8. Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок...

Задание 12. Отредактируйте предложения, исправив ошибки в употреблении однородных членов.

1. При обнаружении повышенного уровня радиации в рабочих помещениях приостановить работы с источниками ионизирующих изучений с эвакуацией людей и докладом руководству.
2. Различного рода вывески и реклама арендаторов должны быть согласованы с руководством рынка.
3. Арендаторы и их персонал обязаны соблюдать санитарные и противопожарные требования.
4. В выставке приняли участие крупные фирмы, предприятия города, акционерные общества и частные предприятия.
5. Если вы хотите, чтобы ваше торжество, отдых коллектива, свадьба, юбилей прошли празднично и остались в памяти, спешите уже сегодня забронировать места на теплоходе «Полина».
6. Для малоимущих, инвалидов и неторгующих организаций предусмотрены скидки.
7. Последнее означает не просто вежливость с покупателями, но и заботу о нем.

Задание 13. Устраните ошибки в конструкциях с однородны¬ми членами. Обратите внимание на то, чем выражены однородные члены в предложениях.

1. Если в период гарантийной эксплуатации обнаружатся дефекты, возникшие по вине подрядчика и которые не позволяют продолжать нормальную эксплуатацию продукции, то гарантийный срок продлевается.
2. Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе и какие методы использовались для достижения этой цели.
3. Мы были бы рады, если бы Вы оплатили банковским векселем либо открыв безотзывный аккредитив в нашу пользу.
4. Перед сдачей объекта под охрану нужно проверить, чтобы в охраняемом помещении в нерабочее время не оставались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня.
5. Стороны освобождаются от ответственности, если невыполнение обязательств явилось следствием непреодолимой силы, возникшей после заключения договора и которую нельзя ни предвидеть, ни предотвратить разумными методами.
6. Когда было принято решение о переносе коммуникаций и, предварительно сообщив об этом пользователям, мы начали работы.

Задание 14. Отредактируйте сложные предложения, определив предварительно тип ошибки.

1. Нам сегодня можно избежать крупных спадов производства, если вы поможете нам крупными вливаниями денежных средств.
2. Не только крупные и средние предприятия стоят сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов.
3. Доказательство, что содержание крупного рогатого скота ухудшается, сегодня мы имеем в виде уменьшения поголовья по всем регионам.
4. В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии.
5. В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок.

Коммуникативный аспект культуры деловой письменной речи

Ясность, недвусмысленность и точность изложения в документе. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Таким образом, правильнее было бы сказать: …с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: “Вступать в знакомство с кем-либо”; ”Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”, уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении “Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”.

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать “необходимые” слова и выстроить их в правильном порядке.¹

¹ - 1. М.В. Колтунова Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999. С. 10.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Чем вызвано нарушение смысловой точности высказывания в приведенных ниже предложениях? Отредактируйте предложения.

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения.
2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни.
3. Необходимо еще раз обсчитать все данные.
4. Следует затвердить это на собрании.
5. Мне было отказано под благоприятным предлогом.
6. Был провозглашен приговор суда.
7. Это достигалось самыми неугодными средствами.
8. На заводе возникло нестерпимое положение.

Задание 2. Объясните характер допущенных ошибок в приведенных ниже предложениях. Отредактируйте предложения.

1. Прошу оплатить стоимость двух диодов (820 руб.) для их замены согласно счета.
2. Убедительно прошу Вас для сохранения достигнутого уровня обучения в техническом лицее выделить ему компьютерный класс.
3. Изучая проблемы городского транспорта, учеными были получены интересные результаты.
4. Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
5. В наше предприятие приглашены на работу молодые специалисты.
6. Согласно Вашей просьбы направляем Вам документы, необходимые для подписания договора.
7. Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами предприятия.
8. Выступивший на собрании заместитель директора доцент Иванова объяснила суть дела.
9. Выводы комиссии обоснованные и справедливые.
10. В связи с предварительной договоренностью высылаем Вам необходимые документы.
11. Гражданка Сидорова Н.Ф. обратилась с заявлением о разводе брака.
12. Пишите Ваши инициалы полностью.

Этический аспект культуры деловой письменной речи

Этика деловой письменной речи. Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так составителям деловых писем не рекомендуется:

- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки. Более приемлемыми являются формулы типа Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении;
- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру;
- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить …;
- начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.¹

¹ Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999. С. 22-23

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием, с точки зрения этических норм, является оперативный и четкий ответ организации – отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения, является форма ответа, при которой письмо-запрос, письмо-предложение возвращается адресанту с размещенной на нем ответной информацией.

Речевой этикет деловой письменной речи. Этикет — это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на по¬требности человека быть признанным, на учете его социального ста¬туса и достоинства. Речевой этикет — это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его разновидности: воинский этикет; дипломатический этикет; церковный (православный) этикет; светский этикет; служебный (деловой) этикет.

Различные виды этикета представлены системой различных эти¬кетных формул: Ваше преосвященство (церковному служителю высокого сана — епископу) и товарищ генерал (в старой русской армии -Ваше Превосходительство или Ваше Высокопревосходительство).

Однако общим принципом использования этикетных средств в любой сфере общественной жизни остается принцип вежливости.

В деловой письменной речи необходимость исполь¬зования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: «Дорогой сэр, вы мошенник!» Без «дорогого сэра» он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: Буду рад вас видеть. Искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а скорее дань ритуалу. Еще А. С. Пушкин заметил в «Путешествии из Москвы в Петербург»: «Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры».

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т. п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самонаименование включается указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета: Я (с удовольствие») приглашаю Вас принять участие в ... ; Благодарю Вас за участие ... ; Искренне благодарю Вас за ... ; Сердечно благодарю Вас за ... ; Прошу Вас направить в наш адрес ... ; Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия…; Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...;С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала).

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники ... (косвенная похвала).

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения ...
Надеемся на скорейшее принятие решения ...
Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.
Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.
В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: «Первая обязанность пишущего - помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем»¹. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Этикетные письма. В последнее время все большее значение в письменной деловой коммуникации приобретают этикетные письма. Как правило, содержание этикетных писем напрямую не связано с решением деловых вопросов, тем не менее, письма этого рода дают большие возможности для поддержания престижа организации, фирмы, для сохранения и развития деловых контактов. Внимание к этикетной переписке – одно из проявлений этики деловых отношений. Следует отметить, что в отечественной деловой переписке советского периода этикетные письма не выделялись в самостоятельную группу, а количество поводов для написания такого рода писем было весьма ограниченным, главным образом, это поздравление и приглашение.

Сегодня успех в бизнесе напрямую стал зависеть от сохранения и приумножения деловых контактов, поэтому современное деловое общение невозможно без таких этикетных писем, как: поздравления; приглашения; письма по случаю представления (при заочном знакомстве); письма по поводу отъезда; имиджевые письма для поддержания контактов и взаимоотношений; извинения; прощания; благодарственные письма-ответы на интервью, на визит, на полученные подарки и т.п.; соболезнования; письма-оценки (например, по поводу сделанного доклада) и др.

Этикетные письма являются знаком уважения к адресату и способствуют формированию доброжелательного отношения к организации, в которой работает автор. Тон и стиль этикетных писем может различаться степенью официальности/неофициальности, однако во всех случаях их главной чертой должна быть искренность.

Основные требования к этикетным письмам - краткость и оперативность.

Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.

Письма-поздравления должны содержать следующие элементы:

- обращение;
- указание повода, по которому написано письмо;
- формулировка поздравления;
- вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Пример письма-поздравления

Уважаемый Юрий Сергеевич!

Письмо-ответ на поздравление. По правилам делового этикета на письма-поздравления должны быть написаны и своевременно отправлены ответы. Позволить себе не ответить на письмо-поздравление – признак отсутствия культуры. В ответах на поздравления должна быть констатация получения поздравления и искренняя благодарность за оказанное внимание.

Письма-приглашения. Целью письма может быть приглашение на открытие выставки; заседание; совещание; конференцию и т.д. Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и корректным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письма-приглашения должны включать:

- обращение;
- сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно проводится;
- информация о повестке дня мероприятия;
- фамилии докладчиков по вопросам повестки дня (заседания, конференции, совещания);
- фамилия и телефон ответственного за проведение мероприятия;
- точное указание адреса и времени проведения мероприятия;
- дополнительная информация;
- вежливое заключение.

Письма-приглашения рассылаются деловым партнерам при проведении презентаций, праздновании юбилейных дат и т.п. Официальные приемы требуют официального приглашения. Если личные приглашения должны звучать сердечно и искренне, то стиль официальных приглашений более формальный. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на…; Просим принять участие в …). Официальные приглашения требуют ответа о согласии /несогласии адресата принять приглашение.

Пример письма-приглашения

Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия. Например:

Уважаемый Андрей Иванович!

Письма по случаю представления. Незаменимы для заочного знакомства с адресатом, эффективное средство для установления личных контактов. Начинать такое письмо лучше с краткого изложения от обстоятельств, послуживших толчком для данного послания. Можно упомянуть об общих деловых интересах автора и адресата или о мероприятии, на котором они оба присутствовали, но не смогли пообщаться. Завершается письмо просьбой ответить. Для этого в качестве приложения вкладывается визитная карточка автора.

Письма-представления должны включать:

- информацию о намерении автора засвидетельствовать свое уважение в связи с заступлением на официальный пост;
- изложение намерений автора установить личные и деловые контакты с адресатом;
- заключительную формулу вежливости.

Общий тон письма официальный, но допустимы отступления личного характера.

Пример письма-представления

Генеральному директору ОАО «Пассат» Л Д. Григорьеву

Искренне Ваш,
Д. Г Заградский,
региональный торговый представитель
компании «Лайт» в г. Костроме и Костромской области

Письма по случаю отъезда представляют собой знак особого внимания со стороны отъезжающего по отношению к принимавшей стороне. Такое письмо выполняет две функции:

1) выражение признательности за оказанный прием;
2) приглашение к продолжению сотрудничества.

Верхом вежливости является приглашение нанести ответный визит, конечно, если это отвечает интересам обеих сторон. К письму прилагается визитная карточка автора.

Начинать письмо по случаю отъезда можно фразами: «Покидая Ваш гостеприимный город, я хотел бы выразить глубокую признательность ...» или «Благодарю за оказанный прием. Прошу принять приглашение посетить ...».

Письма по случаю отъезда должны включать:

- сообщение о факте отъезда;
- дополнительную информацию.

Пример письма по случаю отъезда

Директору отеля «Бриз» г. Сочи
Краснодарского края А.А. Аристову

И.И. Лазарев

Имиджевые письма (письма для поддержания контактов и взаимоотношений) предназначены для укрепления деловых и личных контактов, поэтому очень важно такое письмо писать в вежливой и приветливой манере. С их помощью можно засвидетельствовать свое внимание без поиска на то формального повода.

Начало такого письма должно содержать упоминание о каком-либо позитивном событии, общем для участников переписки. Это может быть успешная сделка, заключить которую помог адресат, или участие в каком-либо неформальном мероприятии, важном для обеих сторон.

Завершить имиджевое письмо следует выражением надежды на продолжение и укрепление контактов, а также на дальнейшее развитие взаимовыгодного партнерства.

К числу имиджевых писем относятся:

* письма с коротким персональным приветствием;
* письма с расширенным персональным (коллективным) приветствием;
* письма, объясняющие задержку ответного послания;
* письма по поводу
- новостей об общих знакомых;
- впечатлений от мероприятий;
- перспектив деятельности;
- планов на отпуск,
- благодарности за присланные поздравления и др.

Пример имиждевого письма

Редактору отдела новостей электронной газеты «Wire-news.com» Тони С. Кларку

независимый журналист

Письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибка или оплошность, требующие исправления. С точки зрения этики, извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.

Общий тон письма должен быть подчеркнуто примирительным, но без заискивания. Не принято дважды извиняться по ходу письма, но следует как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление по поводу временного ухудшения отношений. Тон письма должен быть подчеркнуто теплым и содержать выражение чувства надежды и оптимизма.

Начинается письмо-извинение стандартной формулировкой: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)…». Далее излагаются мотивы, заставившие написать письмо-извинение.

Пример письма-извинения

Уважаемый г-н Бобров!

Письма-соболезнования. Письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования – одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем, оно должно поддержать человека, вселяя в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает корреспонденту понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата.

Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение.

Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода (констатация факта, исключая подробности), а заканчиваться предложением помощи.

Пример письма-соболезнования

Уважаемая …!

Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Отредактируйте предложения. Приведите свои примеры нарушения административного речевого этикета.

1. Не откажите в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы.
2. Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для эспонирования виде.
3 Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить.
4. Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию.
5. Мы просили бы Вас сообщить нам результаты эксперимента.

Задание 2. Используя приведенные этикетные речевые модели, составьте текст письма-поздравления и письма-соболезнования.

Поздравление с юбилеем

Соболезнование

Задание 3. Составьте текст поздравительного письма, адресованного ректору института. Охарактеризуйте его отличительные черты (выбор обращения, самоименование, поздравительные формулы) по сравнению c поздравительными текстами бытового общения.

Задание 4. Составьте тексты писем-поздравлений (юбиляру; в связи с годовщиной деятельности фирмы). Выделите графически композиционные части писем-поздравлений.

Задание 5. Напишите письмо-ответ на поздравление по случаю юбилея фирмы.

Задание 6. Напишите этикетные фразы, которые можно использовать для вежливой формы отказа принять предложение; выслать новые каталоги, образцы материалов; выдать кредит в банке).

Задание 7. Напишите письмо-извинение по случаю задержки поставки партии товара.

Задание 8. Напишите письмо по случаю представления директора нового филиала торговой фирмы, адресованное коммерческому директору фирмы-поставщика.

Задание 9. Напишите имиджевое письмо по поводу впечатлений директора коммерческой фирмы «Янтарь» (торгующей сельскохозяйственной техникой) от экспозиции товаров консорциума «Морозовск-Сельмаш» на выставке товаропроизводителей «Золотая осень».