2.2 Документ как системный объект

Современные определения документа подчеркивают его двуединую природу – единство информационной и материальной (вещественной) составляю­щей документа. Выступая в единстве, эти составляющие и их элементы создают документ как систему, то есть нечто целое,  котором все элементы теснейшим образом связаны друг с другом.
Характеризуя какой-либо объект, мы выделяем его основные признаки, описываем свойства, обозначаем функциональное назначение объекта.
Свойства документа отражают качественное, то есть внутренне присущее документу отличие.  Среди них наиболее важны такие свойства, как атрибутивность, функциональность  и структурность.
Под атрибутивностью понимается наличие неотъемлемых слагаемых, без которых документ не может существовать, а именно: информационной и материальной составляющих. Отсутствие одной из них приводит к превращению документа либо в устное высказывание, либо в некий потенциальный носитель информации (предмет, вещь). Нераздельность двух составляющих позволяет использовать особый термин «документная информация».
Функциональность документа состоит в том, что он предназначен для передачи информации во времени и пространстве, то есть  служит средством социальной документной коммуникации.
Структурность документа – это тесная взаимосвязь его элементов, которая обеспечивает сохранение основных свойств документа при различных внешних и внутренних изменениях. Всякий документ обладает структурой; можно говорить о типовой структуре – одинаковом наборе элементов для того или иного вида документов, - которая определяется нормативно-методичес-кими документами (стандартами, положениями, инструкциями).
В отличие от свойств, которые отражают качественное, внутренне присущее объекту отличие, признак отражает внешнюю примету, по которой можно отнести наблюдаемый объект к документу. Вместе с тем внутренние качества и внешние приметы теснейшим образом связаны.
К отличительным признакам документа следует отнести:
 1) наличие смыслового семантического содержания (документ является носителем смысла, передаваемого упорядоченной совокупностью последовательных знаков;
            2) стабильную вещественную форму, которая обеспечивает сохранность документа, возможность его многократного и долговременного использования и трансляцию информации;
3) предназначенность для использования в социальной коммуникации;
            4) завершенность сообщения.
Очевидно, что 1 и 2 внешние признаки выражены в таком внутренне присущем документу отличии, как атрибутивность; 3 признак непосредственно связан с функциональностью документа.
Функциональное назначение объекта (в данном случае функция документа) – это его общественная роль, социальное назначение, задача. Любой документ является многофункциональным объектом, выполняющим целый ряд взаимосвязанных социальных функций.
Имея в виду достаточно широкое определение понятия «документ» (любая зафиксированная на носителе информация), можно условно выделить три группы социальных функций документа: главную, общие и специальные.
Главная функция документа, определяемая таким внутренним свойством, как функциональность, - хранение информации и ее трансляция во времени и/или в пространстве с целью обеспечения информационных потребностей общества.
К общим функциям, характерным для всех документов, относятся информационная, коммуникативная и кумулятивная функции.
Информационная функция – это способность документа служить источником информации, знаний. Выполнение документом этой функции оценивается с позиций полезности информации, ее достоверности, полноты, новизны и др.
Коммуникативная функция реализуется документом, способным быть информативным средством передачи необходимой информации, обмена ею. Способность документа выполнить эту функцию во многом определяется качеством материального носителя.
Кумулятивная функция определяется как способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения и передачи следующим поколениям.
Специальные функции присущи определенным видам документов: управленческая, познавательная, правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая, статистическая и др.
Документы, создаваемые в процессе управления, выполняют в первую очередь управленческую (регулятивную)  функцию, однако несомненно обладают и правовой функцией (например, законы, указы).
Документ, как правило, сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой, хотя чаще всего одна из функций может выступать в роли доминирующей.