Документоведение

7.3 Форма документа

Форма документа может быть охарактеризована с точки зрения материального носителя и его специфических особенностей, используемых в документе обязательных информационных элементов (реквизитов) и их размещения (конструкционная сетка).
Традиции оформления документов формируются уже с периода Древнерусского государства и первоначально определяются осознаваемой составителями документов потребностью обозначить, например, кому предназначен документ (адресат документа), кто является его автором, кто составил документ (исполнитель документа) и проч.; обеспечить юридическую силу, используя подписи и печати.
Однако это пока еще время накопления традиций оформления официальных документов.
В приказном делопроизводстве эти традиции развиваются и укрепляются. На смену пергаменту постепенно приходит бумага. Текст документа писался на одной стороне узких листов бумаги (шириной 15-17 см). Если текст занимал несколько листов, они склеивались по узкому краю в ленту, которая скатывалась в свиток (аналогично пергаментным), получивший название «столбец». Столбцовый способ, несмотря на определенные неудобства, сохраняется вплоть до петровских реформ.
В это период ответственность за всю работу с документами возлагается на работников приказов, которые должны были выполнять конкретные операции с документами. При поступлении документа на нем ставилась отметка о дате получения; далее дьяк проставлял помету (резолюцию) и направлял документ в соответствующий стол (структурное подразделение приказа) для подготовки проекта ответного документа. После подготовки белового (окончательного) экземпляра документа он удостоверялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. Припись, резолюция, адрес некоторые другие пометы проставлялись на оборотной стороне документа. Черновик сохранялся в приказе как копия документа.
Весьма своеобразным было удостоверение документа в 16-17 вв. Ни царь, ни бояре не ставили свои подписи на документах за исключением договорных грамот с другими государствами. Дьяк проставлял свою «припись» по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных документов. Такой способ подписания, узаконенный Судебником 1550 г., обеспечивал охрану документа и затруднял его фальсификацию.
Генеральный регламент Петра I законодательно закрепил целый ряд требований к форме документа.
Трудности использования столбцов в справочных целях, сложности, возникавшие при их хранении, привели к отмене столбцов и замене их тетрадями.
Введение листовой формы документа изменило его формуляр (набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности). Появились такие реквизиты, как регистрационные номера входящий и исходящий (отметим, что вопросам регистрации документов уделено много внимания в Генеральном регламенте). Иногда стали обозначать наименование вида документа.
Для многих форм документов разрабатывались «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы
Реквизиты адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания) и получения документа, скрепы, регистрационные номера выделились из текста и заняли строго определенные места на листе бумаги.
Документ начинали с обозначения адресата, помещенного вдоль верхнего поля листа («В Правительствующий Сенат»); под адресатом указывался автор документа («Из Тульского уездного суда»); далее писали наименование вида документа и иногда его краткое содержание («рапорт о получении указа»).
Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул (в соответствии с петровской «Табелью о рангах») и следовала непосредственно за текстом документа.
В правом нижнем углу проставлялись скрепы, включающие, как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилия; при этом обязательной была скрепа секретаря.
В левом нижнем углу проставляли дату подписания документа: «Генваря 21 дня 1753 года».
При получении документа в левом верхнем углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения: «Получено июля 15 дня 1745 года»; исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.
В ряде случаев документы скрепляли печатью. Порядок пользования печатями определен в главе 13 Генерального регламента.
На документах 18 в. большое число отметок: резолюция (пишется уже на лицевой стороне), отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передан документ и т.п.
Основным законодательным актом начала 19 в. в области управления можно считать «Общее учреждение министерств» 1811 г., где устанавливался порядок работы с документами в министерствах: подготовка проектов документов, подписание, скрепление, регистрация, контроль за исполнением и проч.
Существенные изменения, произошедшие в формуляре документа в 19 в., были связаны с внедрением в процесс документирования бланков. К «Общему учреждению» приложены четыре формы «переписки», служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименование структурного подразделения, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту; позже появляется ссылка на номер инициативного документа.
Приобретает устойчивый вид реквизит «адресат» (указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места; скрепы (визы) на документе предусматривают наименование должности лица, скрепившего документ
Первоначально бланки писались от руки, далее стали изготовляться типографским способом.
В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые определено, что юридическая сила документа зависит от соблюдения правил оформления.
Таким образом, в формуляре документа 19 в. ясно прослеживается стремление к формализации, определению четких правил оформления и расположения реквизитов.
Обращаясь к истории, необходимо отметить важную роль письмовников для формирования и закрепления правил оформления официальных документов.
Письмовниками называются сборники образцов документов, вышедшие непосредственно из делопроизводственной практики и содержащие 1) стихийно сложившиеся нормы и правила, отражающие традиции делопроизводства, и 2) формулы речевой учтивости, вежливости, обходительности, необходимые при написании частных и деловых писем.
Предшественники письмовников – формулярники – были известны на Западе уже в 7 в.; в России – с первой трети 16 в. (например, формулярники московской митрополичьей кафедры); они содержали описание реквизитов документов, расположенных в определенной последовательности.
Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, наборы шаблонных фраз и выражений, являющихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражающих официальные отношения.
Другой вид ранних письмовников - титулярники, содержащие сведения о том, как записывать полный царский титул.
Сферу частных отношений и частной переписки ранние письмовники не регламентировали.
С 18 в., с очевидным обособлением частной и общественной жизни, появляется разделение между «письмоводством» для государственных нужд и руководствами к написанию частных писем.
Письмовники «для государственных нужд» регламентировали состав, форму и содержание официальных документов. Такими были «Письмовник, содержащий разные письма, прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки, пропуски и письменный вид крепостным людям, приказ старосте, форму купеческой ассигнации, квитанции, расписки, письма посылочные и кредитные» (1788 г.) и «Кабинетный и купеческий секретарь».
С конца 18 в. и до начала 20 в. было составлено более 100 письмовников, которые в современном документоведении принято делить на три группы: 1) содержащие образцы документов; 2) дававшие описание порядка производства дел, подкрепленное законами, образцами и формами деловых бумаг, составляемых в процессе производства дел; 3) обосновывающие теорию документирования, в том числе вводящие единообразные формы деловых бумаг.
Письмовники к началу 20 в. стали именоваться Пособиями по письмоводству. Пользователь при необходимости брал за образец соответствующий текст и, изменив информацию, составлял собственный документ. К деловому письмоводству обычно прилагались образцы рапортов, представлений, отношений, протоколов, актов, постановлений, ведомостей и т.п.
Одним из наиболее ранних письмовников-руководств к написанию частных писем считается «Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам» (1765 г.) неизвестного автора.
В конце 19 в. в России появились новые пособия по письмоводству, важнейшим среди которых были «Положение о письмоводстве в военном ведомстве» (1883 г.) и «Письмовник Крылова» ( с подзаголовком «Настольно-справочная книга. Толковый письмовник. Полное собрание всех актов, договоров, обязательств, прошений и писем на все случаи жизни с подробным наставлением как их составлять, кому и куда подавать) (1888 г.). В этих сборниках были приведены образцы писем, соответствующие новой эпохе и новому речевому этикету.
В послереволюционный период был издан ряд законов, регламентировавших оформление официальных документов. Большое значение имело постановление Совета народных комиссаров от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка.
В 1926 году был создан Институт техники управления (ИТУ), который занимался теоретическими вопросами документирования и делопроизводства. Кабинет стандартов при ИТУ разрабатывал, в частности, общесоюзные стандарты на документы, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов; рекомендованы к использованию определенные форматы бумаги.
Заметную роль в повышении качества подготовки управленческих документов сыграла разработка государственных стандартов (ГОСТов).
В соответствии с ГОСТ 1.0-92 стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе соглашения по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной системы упорядочения в определенной области.
Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Серия 1 ГСС содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построения, изложения, оформления, утверждения, регистрации и введения в действие, о порядке внесения в них изменений, их отмены и др.
Серия 6 ГСС содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации»;
ГОСТ 6.10.2-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения»;
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;
ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»;
ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет»;
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К этой же группе стандартов по содержанию примыкает стандарт, входящий в терминологическую серию, - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В государственных стандартах на документы закреплены требования к форме (формуляру-образцу) документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документов и проч.
Остановимся более подробно на ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт разработан и введен взамен одноименного ГОСТа 1997 года (с изменениями от 2001 г.), отмененного постановление Госстандарта России от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил, в частности, ряда правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом. Кроме того, необходимо было ввести в стандарт некоторые изменения и уточнения, обусловленные развитием нормативно-правовой базы документирования и предложениями пользователей.
Основное изменение касается рекомендательного характера стандарта, что сделано впервые в истории отечественной стандартизации документов. Рекомендательный характер ГОСТа был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30.12. 2001 г. № 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Законе РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 г № 184-ФЗ, статья 12 которого устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения.
Рекомендательный характер стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила оформления документов, не противоречащие основным положениям ГОСТа. Такими документами может быть инструкция по делопроизводству, альбом унифицированных форм документов и др.
Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, исключен раздел 5 предыдущего стандарта «Требования к учеты, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации», положения о порядке изготовления гербовых бланков; на этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также пункты, содержащие правовые вопросы подписания и датирования документов.
Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов: 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и 06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП). Эти реквизиты проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Таким образом, в новом стандарте перечислены 30 реквизитов, используемых при оформлении организационно-правовых документов. Выбор обязательных (из числа 30) реквизитов зависит от вида документа, входящего в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.