Глава 5. Классификация документов

Классификация документов необходима для упорядочения и распределения документов по классам  с целью отражения отношений между ними, а также для ориентации в их многообразии.
Существующие в настоящее время классификации документов происходят на основании учета информационной составляющей документа, характера материального носителя, обстоятельств бытования документа во внешней среде.

            5.1 Классификация по информационной составляющей
5.1.1     Вид документа по характеру используемых знаков и способов документирования:

• текстовый документ,
• иконографический документ,
• фонодокумент,
• фото- , кино- и видеодокумент,
• комплексный документ.
• Вид документа по предназначенности для восприятия:
• человекочитаемый,
• машиночитаемый.
• Вид документа по каналу восприятия (виду информации):
• визуальный,
• аудиальный.
• аудиовизуальный.
• тактильный.
• Вид документа по используемым средствам записи информации:
• рукописный,
• машинописный,
• магнитный,
• фотографический,
• оптический,
• электронный.

5.1.4     Вид документа по степени его распространенности:

• опубликованный,
• неопубликованный,
• непубликуемый.

5.1.5     Вид документа по уровню обобщения информации:

• первичный,
• вторичный.

5.2 Классификация по материальной (физической) составляющей:

• 5.2.1 Вид документа по материальному носителю информации:
• бумажный,
• пленочный,
• пластмассовый.
• 5.2.2 Вид документа по материальной конструкции:
• листовой,
• кодексовый,
• карточный,
• ленточный,
• дисковый.

5.3 Классификация по обстоятельствам бытования во внешней среде:

• Вид документа по регулярности выхода в свет:
• периодический,
• непериодический.
• Вид документа по времени выхода в свет:
• оригинал (подлинник),
• дубликат,
• копия,
• заверенная копия;
• выписка.

Приведенная классификация требует ряда комментариев.
Текстовый документ содержит информацию, записанную с использованием письменных знаков естественного языка  (письменный текстовый документ), стенографических символов (стенографический текстовый документ) или средств звукозаписи (фонодокумент).
В иконическом документе используемый неязыковой знак подобен отображаемому объекту.
В комплексном документе сочетаются несколько знаковых средств фиксации информации.
Созданные документы могут быть прочитаны непосредственно человеком без использования технических средств (человекочитаемые), например, письменные текстовые документы, либо предназначены для восприятия с использованием соответствующих средств (машиночитаемые), например, фонодокументы, кинодокументы и др.
Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж, выходные данные, относится к опубликованным. Если документ не предназначен для широкого распространения, не тиражируется и существует в ограниченном количестве экземпляров, его относят к разряду неопубликованных (например, диссертации, разного рода отчеты). К непубликуемым относят документы однократного использования, необходимые для исполнения конкретных управленческих решений (например, распорядительные документы).
К вторичным документам принадлежат, например, так называемые вторичные тексты (реферат, аннотация).
Особое внимание следует обратить на понятия «оригинал», «подлинник», «дубликат», «копия», «заверенная копия».
Оригинал документа равнозначен понятию подлинник документа: это первый или единственный экземпляр документа; в управленческой деятельности это первый или единственный экземпляр документа, подписанный обладающим соответствующими полномочиями должностным лицом и имеющий юридическую силу. Использование этих двух терминов связано с подчеркиванием разных характеристик объекта: подлинник – обладающий юридической силой, оригинал – единственный.
Дубликатом документа называют повторный экземпляр подлинника, удостоверенный собственноручной подписью должностного лица и заверенный оттиском печати. Дубликат имеет юридическую силу.
Копия – это фотографическое воспроизведение подлинника документа; копия обладает юридической силой только в случае ее заверения (заверенная копия).
Выписка представляет собой воспроизведение информации части документа; для придания выписке юридической силы необходима подпись должностного лица, печать и заверительная подпись.

Контрольные вопросы

1. Какие характеристики документов учитываются при их классификации?
2. В чем различие человекочитаемых и машиночитаемых документов?
3. Дайте характеристику документов с учетом их классификационных характеристик (книга, журнал, фотография, библиографическая карточка, приказ).
4. Определите разницу понятий «дубликат» и «копия».