Глава 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

            Видовой состав документов организации определяется, помимо прочего, способом принятия решений, принятым в организации принципом управления.
            Организации, учреждения могут действовать на принципах единоначалия или коллегиальности.
            При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителя. На основе единоначалия действуют федеральные министерства, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, председатель правления, исполнительный директор).
На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и представительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, высшие органы управления акционерных обществ и др.  В  системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, дирекции при руководителях, коллегии министерств. Решения этих органов носят не обязательный, а рекомендательный характер: это означает, что руководитель организации, действующей на принципе единоначалия, имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.
Коллегиальный способ принятия решений ведет свою историю от коллежского делопроизводства, узаконенного «Генеральным регламентом» Петра I в 1720 г. В соответствии с этим документом основные вопросы выносились на обсуждение присутствия коллегии, в состав которой входили президент, вице-президент, два-три советника и асессор. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает».
В Генеральном регламенте устанавливалась процедура рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, хранение дел в архиве. Все этапы процедуры фиксировались в определенных документах. До рассмотрения вопроса происходила предварительная подготовка дел к слушанию, которая включала в себя сбор необходимых справок по делу, в том числе и перечень законодательных актов, касающихся рассматриваемого вопроса. Результатом этой работы были доклад и краткая записка по делу (экстракт). Рассмотрение дела велось всеми членами коллегии; решение принималось большинством голосов, причем при равенстве голосов голос председателя имел перевес. Ход обсуждения дела и принятое решение нотариус записывал в Протокол («повседневную записку», или журнал). В этом документе фиксировалось и особое мнение члена коллегии. Протоколы подписывали все члены коллегии в день принятия решения. Далее готовились так называемые исполнительные бумаги, которые отсылались на места для исполнения принятых в коллегии решений.
Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования, установив единообразие устройства губерний при разграничении административных, судебных и финансовых учреждений. Согласно «Учреждению для управления губерний» порядок решения дел оставался по преимуществу коллегиальным и процедура не претерпела существенных изменений.
Зародившаяся в начале XIX в. новая система управления – министерская – была основана на принципе единоначалия. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для повышения оперативности системы управления, тем  не менее коллегиальный принцип принятия решений не был полностью исключен из новой системы: сначала коллегии были введены в состав созданных министерств, а позже при министрах были созданы совета, имеющие статус  совещательного органа. Одновременно с министерствами был учрежден Комитет министров – высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, которые выходили за рамки компетенции отдельных министров и требовали совместного согласованного решения. Первоначально рассмотрение каждого вопроса требовало составления докладной записки, повторявшей «слово в слово» все представленные ранее документы. Примерно к середине XIX в. сложился  новый порядок подготовки  дела – в форме краткой записки, излагавшей лишь существо вопроса.
В  настоящее время коллегиальный принцип принятия решений широко используется в практике управления.
Принцип управления организацией определен в учредительных документах - Учредительном договоре, Уставе, Положении об организации; в них же фиксируется и создание в организации коллегиальных и совещательных органов. Эти органы, будучи структурными подразделениями, действуют на основе Положений или Регламентов.
Так, Положение о Совете директоров ОАО «Марьино» определяет, что « 1.1 Настоящее Положение принято на основании ст. 5 Устава открытого акционерного общества «Марьино» … 1.2 Положение регулирует статус, порядок создания и компетенцию Совета директоров, вопросы полномочий и ответственности членов Совета директоров, порядок созыва и проведения заседаний Совета и оформления его решений… 2.1 Совет директоров является органом управления Общества, а в промежутках между общими собраниями акционеров – высшим органом управления Общества. Совет директоров вправе принимать решения по всем вопросам деятельности Общества, кроме тех, которые Уставом, локальными нормативными актами Общества и действующим российским законодательством отнесены к исключительной компетенции общего собрания акционеров. 2.2 Совет директоров является коллегиальным органом и избирается общим собранием акционеров из числа акционеров или их полномочных представителей сроком на 2 года.»
В документе зафиксирована компетенция Совета директоров; порядок избрания Совета директоров; полномочия его членов и срок полномочий; Порядок созыва и проведения заседаний; формирование повестки дня и порядок принятия решений; документирование работы Совета. Часть 11 Положения содержит требования к протоколированию заседаний Совета директоров: « 11.1  Протоколы заседаний Совета директоров ведет секретарь Совета директоров… 11.2 В протоколе фиксируются место, дата проведения заседания, фамилии присутствующих членов Совета директоров или их доверенных лиц, наличие кворума, повестка дня, фамилии докладчиков и лиц, выступающих в прениях, краткое изложение хода обсуждения вопросов, результаты голосования. 11.3 Протокол подписывается председателем и секретарем заседания …»
Постоянно действующим коллегиальным органом образовательных и научных учреждений является Ученый совет, который в пределах своих полномочий издает Решения, обязательные для исполнения.
Совет директоров либо другой коллегиальный орган может при необходимости создавать временные и постоянные рабочие комиссии из числа своих членов (других акционеров, работников организации). Как правило, решения комиссий носят рекомендательный характер.  
Решения, принимаемые на собраниях трудовых коллективов, общих собраниях акционеров, заседаниях, конференциях, совещаниях могут иметь  как обязательный, так и рекомендательный характер. Например, Устав организации принимается на собрании трудового коллектива; внесение в Устав акционерного общества изменений, связанных с уменьшением уставного капитала, осуществляется на основании решения общего собрания акционеров; результатом  научных конференций обычно являются решения или рекомендации.
Обсуждение вопросов на заседаниях, совещаниях, конференциях обязательно протоколируется. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работником и служит основанием для принятия управленческого решения.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (повестки дня,текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений и др.). Если заседание стенографировалось, стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо оформлять краткий протокол). Если ход заседания записывался с  использованием звукозаписывающей аппаратуры, после оформления протокола фонограмма хранится обычно в течение полугода.
Допускается использовать два вида протоколов: полные и краткие.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Как правило, протоколы оформляются на специальном бланке протокола; обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к тексту протокола указывается название коллегиального органа (Протокол общего собрания акционеров) или заседания (Протокол заседания рабочей группы по ценовой политике).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть полного и краткого протоколов оформляется одинаково: указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников больше 15 человек, их фамилии не указываются, а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в алфавитном порядке с указанием места работы и должности; в протоколах постоянно действующих органов должности присутствующих не указываются. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их важности и формулируются в  именительном падеже; указывается фамилия докладчика и его должность.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В разделе СЛУШАЛИ в кратких протоколах дается фамилия докладчика и тема его выступления. В полной форме протокола приводится содержание доклада либо, если текст представлен в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать пометку (Текст доклада прилагается).
В разделе ВЫСТУПИЛИ в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.
В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных  «за» и «против», а также количество воздержавшихся и не участвовавших в голосовании.
Особое мнение, выраженное участниками заседания, излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу;  о наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В  особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, проставляя свои подписи на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события.
Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) не используются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, приводится содержание вопроса; последняя строка содержания вопроса подчеркивается и под чертой указываются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении. После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – постановление (решение).
Необходимость в отдельных случаях представить информацию об обсуждаемых в ходе заседания вопросах и принятых решениях по одному или нескольким вопросам повестки дня вызывает оформление такого вида документа, как Выписка из протокола. Вводная часть Выписки оформляется аналогично вводной части Протокола. В основной части присутствует только раздел ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Поскольку ВЫПИСКА рассматривается как вторичный документ, ее соответствие подлиннику подтверждается заверительной подписью руководителя службы делопроизводства и печатью.
Результаты обсуждения вопросов являются основанием для принятия управленческого решения и издания соответствующих документов – Постановления и Решения.
Постановление определяется как правовой акт, принимаемый правительством, высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления по организационным и другими вопросам, связанным с осуществлением своих полномочий высшими органами государственной власти.
Решение – правовой акт коллективных руководящих и совещательных органов учреждений, предприятий, фирм, издаваемый в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Текст этих документов обычно состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, отделенных друг от друга ключевыми словами: ПОСТАНОВЛЯЕТ (ПОСТАНОВИЛ, ПОСТАНОВИЛИ) в Постановлении и РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ) в Решении.
Таким  образом, рассмотрение вопросов документирования деятельности коллегиальных органов предполагает анализ учредительных документов, в которых фиксируется факт их создания, протоколов, содержащих ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, и распорядительных документов, принимаемых в условиях коллегиальности.