Формуляр документа
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов) документа, расположенных в определенной последовательности.
Следует отметить, что до начала XVIII в. в законодательстве не были закреплены нормы оформления документов. Начало этому положено Генеральным регламентом Петра I.
В «Общем учреждении министерств» 1811 г. впервые определено, что юридическая сила документов зависит от соблюдения правил их оформления.
Внедрение в процесс документирования бланков, приложенные к «Общему учреждению министерств» четыре формы «переписки», служившие образцом для составления и оформления официальных документов, продолжили традицию законодательного закрепления требований к оформлению управленческих документов.
Форма бланков советских учреждений была установлена постановлением Совета народных комиссаров (СНК) «О форме бланков государственных учреждений» в 1918 г. Обязательными реквизитами бланка определены название ведомства, название учреждения, структурная часть, дата документа, номер документа, адрес учреждения.
Большое внимание в советский период уделяется проблеме единообразия в оформлении документов. В 1920-е годы появляются первые государственные стандарты на документы, в которых основное внимание обращено на состав реквизитов и их размещение на стандартных листах бумаги (ОСТ 2479-2481 «Деловые письма», ОСТ 1781 «Телефонограммы, ОСТ 1782 «Протоколы заседаний» и др.). Каждое учреждение должно было иметь два вида бланков организационно-распорядительной документации: бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов.
С 60-х годов XX в. активизировалась работа по созданию и внедрению новых стандартов, устанавливающих требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления. Разрабатываются графические модели или схемы построения документов – формуляры-образцы. В 1972 г. утвержден стандарт на организационно-распорядительную документацию – ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», содержащий перечень из 26 реквизитов с закреплением за каждым реквизитом строго определенного места. В этом стандарте значительное внимание уделено таким реквизитам, как «адресат», «дата документа», «подпись». В частности, отмечается, что адресат указывается в верхнем правом углу документа; дата проставляется при подписании и отправке документа, при нанесении резолюций, визировании, согласовании, утверждении документа, его получении и регистрации; в отличие от документов начала советского периода, когда проставлялось не менее 2-3 подписей, рекомендуется подписывать документ одним должностным лицом.
Появление документов на машинном носителе и машинограмм потребовало нормативного закрепления формуляра этих видов документов. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Общие положения» установил обязательные требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу таким документам. Состав реквизитов: наименование организации-создателя, местонахождение организации-создателя или почтовый адрес, наименование документа, дата изготовления документа, код лица, ответственного за правильность изготовления документа (или код лица, утвердившего документ). Последний реквизит должен содержать идентификационный код , должность, фамилию. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа; при этом необходимо наличие технических и программных средств и условий, исключающих возможность пользования чужими кодами.
Изменения в политическом устройстве, экономических условиях вызывали необходимость внесения изменений в существующие стандарты. Постановление Госстандарта России от 31.07.1997 г. № 273 утвержден ГОСТ Р 6.30-97 на УС ОРД, отмененный в 2003 г. в связи с введением в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Нормативно-методическим документом, определяющим правила оформления документов в организации, является инструкция по делопроизводству, которая разрабатывается на основании законодательных и нормативных актов.
|