3.2.Цель и основные функции  секретаря в современном управленческом аппарате
                   Развитие современных экономических отношений предъявляет  особые требования к кадровому составу, как государственных учреждений, крупных монополий, так и небольших фирм. Эффективно действовать в сложных условиях рыночных отношений могут только те предприятия, учреждения и фирмы, которые обладают мощным кадровым потенциалом, эффективным менеджментом. Секретарь является связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом.
В квалификационной характеристике отмечается, что секретарь руководителя «осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя предприятия». Однако стремительный рост значимости информации в реализации управленческого процесса позволяет рассматривать  в качестве основной цели секретарской службы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя. Традиционное деление функций секретаря несколько условно (существуют различные классификации функциональной деятельности секретаря), так как работа секретаря отличается умением творчески соединять, совмещать и распределять практически все функции в течение даже одного рабочего дня и в самых различных ситуациях.
В современном обществе к выполнению функциональных и должностных обязанностей  секретаря руководителя предъявляются повышенные требования.
Сложность и многоплановость выполняемых секретарем функций предполагает наличие у него глубоких знаний в таких областях, как документоведение и делопроизводство, информационные технологии, менеджмент, административное право и законодательство о труде, управление, психология делового общения, этика и эстетика.
В административных операциях значительное место занимают такие операции, как прием посетителей, телефонные переговоры, служебные командировки. В выполнении этих операций важная роль принадлежит секретарю не только с точки зрения технической передачи принятых решений, но и с позиций делегирования секретарю права решения многих оперативных функций.
В координационных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, значительный удельный вес занимает проведение совещаний и заседаний. Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя – важнейшая функция секретаря. Опытный высококвалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, чтобы  совещание прошло плодотворно, результативно. Секретарь осуществляет сбор необходимых материалов, оповещает участников о времени и месте проведения совещания, повестке дня, проводит регистрацию участников, ведет и оформляет протоколы.
Секретарь руководителя участвует в контрольно-оценочных операциях управления. Он контролирует передачу документов, сроковое выполнение решений коллегиальных органов организации, отдельные поручения руководителя.
Существенную помощь оказывает секретарь руководителю в аналитических операциях, связанных с получением, обработкой, фильтрацией информации. Широкие возможности представляет для реализации этой функции Интернет. Организация может формировать в соответствии с ее специфическими целями собственную, оригинальную информационную базу. Секретарь должен также использовать и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение периодических изданий и др.
Конструктивные операции по подготовке и принятию решений – основа деятельности руководителя. В реализации данной функции секретарь также может оказать руководителю серьезную помощь. Например, при использовании метода «коллективного блокнота» секретарь готовит необходимые для блокнота идей формы, контролирует ход его заполнения, определяет готовность участников к коллективному обсуждению проблемы.
Делопроизводственные и технические операции, согласно квалификационному справочнику, являются основными в деятельности секретаря руководителя: секретарь ведет делопроизводство, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ведет контрольно-регистрационную карточку, печатает по указанию руководителя служебные материалы, формирует дела в соответствии  с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, копирует документы и т.д.  Выполнение данной группы операций больше всего подходит к должностным обязанностям категории технических исполнителей.
Необходимо более четко разграничивать уровни квалификации, объем и содержание обязанностей, должностное положение секретаря, труд которого можно определить как управленческий.
          Секретарь не может выполнять свою работу эффективно, если не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности всей организации.
          Эффективное исполнение секретарем руководителя своих обязанностей невозможно без предварительного усвоения им определенного объема профессиональных знаний.
          Реализация информационной функции секретаря осуществляется в процессе работы по информационному обеспечению руководителя и всей организации в целом. При этом информационное обеспечение складывается из двух тесно взаимосвязанных компонентов, которые могут быть обозначены как коммуникация (недокументированная форма связи между руководителем и его деловым окружением) и документация (двусторонняя документированная форма связи, предполагающая информационный обмен между руководителем предприятия и его деловым окружением, основанный на документах; документация, как составная часть информационного обеспечения, организуется в соответствии со схемой документооборота предприятия. 
 В небольших организациях секретарь часто выполняет функции работника по кадрам и помогает руководителю в ведении бухгалтерской документации, на него возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание.
Для того чтобы быть всегда на уровне, секретарю необходимо изучать специальную литературу, использовать знания в организации секретарской работы, в компьютерной области, делопроизводстве. Хороший секретарь намного повышает результативность работы своего руководителя. Специфика профессии секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Секретарь сталкивается с быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью выполнения одновременно несколько видов работ, многообразием контактов.
В наши дни профессия секретаря претерпевает колоссальные изменения. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря – это постоянное повышение квалификации. Такие понятия как текстовой редактор, офисные информационные системы, электронный документ, электронная почта занимают важное место в его деятельности. В связи с этим существенно изменились требования к профессиональным и личностным качествам секретаря. Специфика профессии состоит в том, что каждая последующая ступень квалификации требует новых знаний и навыков, но не исключает предыдущих.
Работа секретаря становится более ответственной, ему предоставляется право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает высшее образование и знание иностранного языка. Референт – должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам.
Офис-менеджер должен не только помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке ее стратегии, и в работе по управлению персоналом, в проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению различных задач с уровня высшего руководства на более низкие уровни управления – повсеместно распространенная практика за рубежом.
Задачи организации и вытекающие из их содержания стратегические цели объединяют сотрудников (руководитель-секретарь), вся их многообразная организационная деятельность и условия ее осуществления направлены на обеспечение эффективности работы всей организации.
          Секретарю необходимо иметь профессиональный имидж, хорошо владеть речью и письмом, содержать в порядке документацию, уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя, квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой, осваивать новые компьютерные программы, быть энергичным, проявлять инициативу, уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами, поддерживать эффективную работу офиса в отсутствие шефа, проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах
Важными факторами успеха в работе секретаря являются его умение вести себя с людьми и способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя и фирмы.
Роль секретаря руководителя по определению Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя. Современный секретарь принимает решения, может давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Задание 1. Изучите классификацию управленческих операций, определите место и сферу деятельности секретаря по их реализации. Заполните таблицу.
Административные операции

 
Аналитико-конструктивные операции

Информационно-технические операции

Задание 2.  Заполните в таблице примерный перечень функций и квалификационных требований, соответствующий различным ступеням карьерной лестницы секретаря.