1.1. История развития секретарского дела в России

В современной терминологии секретарь  - это служащий, который осуществляет  административно-информационное обеспечение деятельности руководителя или подразделения и отвечает за организацию делопроизводства на порученном ему участке работы. Позднелатинское «secretarius», перешедшее во французский – «secretaire», означало "доверенное лицо". Это значение по-прежнему определяет одну из функций секретаря.
В Российской империи впервые официальное наименование такой должности появилось в XVIII в. Должность была закреплена в Генеральном регламенте  27 февраля 1720 года, но органы государственного управления и делопроизводство в них существовали в России и ранее.
Развитие секретарской службы началось в приказном делопроизводстве в конце XV в.
На этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их. В наследство от приказного делопроизводства тех времен осталось слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров и более, документы сворачивались в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.
В XVIII в. в результате реформ Петра I   произошел подъем экономики. Изменения в жизни общества потребовали преобразования государственного аппарата. Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената – высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями. В дальнейшем вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Канцелярию Сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари  занимались ежедневной делопроизводственной работой.
Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 года, определил всю работу государственных служащих. Генеральный регламент устанавливал очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе и секретарей. В этом документе впервые появилось упоминание о «секретарском чине».
 При упорядочении системы делопроизводства и искоренении  волокиты предъявлялись высокие и строгие требования к секретарям, в чьем ведении находилась непосредственная работа с документами. 
Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия как структура государственного учреждения. Глава канцелярии – секретарь – составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, доклад дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль их исполнения, хранение печати коллегии. В состав канцелярии кроме секретаря входили также нотариусы, регистраторы, актуариусы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.
24 января 1722 году с введением «Табели о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины…», законодательного акта, государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая служба имела 14 ступеней - классов или рангов чиновников. Чины давались за службу в порядке постепенности и обозначали степень деловой подготовки служащих и их «пригодность к занятию определенных должностей».
Из 14 классов «Табели» три принадлежали секретарям. Это были: 10-й класс – коллежский секретарь (по военному ведомству – поручик), 11-й класс – корабельный секретарь (у военных – старший лейтенант), 12-й класс – губернский секретарь (у военных это были младшие офицерские чины). Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственные дворяне, от X до XIV – личное дворянство. Согласно Табели о рангах, утвержденной Петром I, обер-секретарь Сената получал чин VI  класса; обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии – чин VII класса; обер-секретарь в коллегии, секретарь  в Сенате – чин  VIII класса; секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики - чин IX  класса; секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X  класса; секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях – чины XII класса; секретари в провинциях переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса; актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях – чины  XIV класса.
В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари, например, «Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.
После смерти Петра I  кабинет был ликвидирован, но и во время царствования Елизаветы Петровны ведением дел занимался ее личный кабинет-секретарь И.А.Черкасов, принимавший и докладывавший все документы, поступающие на имя императрицы, и составлявший документы по ее поручению.
Дальнейшее развитие секретарская служба получила в годы правления российской императрицы Екатерины II. Особенно это коснулось высших уровней секретарских профессий. В это время были образованы канцелярия (кабинет) статс-секретарей (от английского слова state - государство), затем она получила название: Собственная Ее Императорского Величества канцелярия. Историки считают, что канцелярия статс-секретарей в царствование Екатерины II стала "высшим органом управления страной".
При Екатерине II должности секретарей занимали как представители старинных дворянских родов, так и мелкопоместные дворяне. При подборе секретарей учитывались деловые качества, среди которых ценилось знание законов, личная преданность, добросовестное отношение к службе, энергичность, инициативность. Необходимым условием профессиональной деятельности было  умение составлять и  оформлять документы, безупречные с юридической точки зрения по своей форме, не противоречащие закону по содержанию, стилистически грамотные и точные. К профессиональным требованиям можно отнести и «красноречие», владение устной речью, так как должностные обязанности секретарей предусматривали доклады императрице по вопросам внутренней и внешней политики, различным отраслям государственного управления, наконец, по частным прошениям, которые рассматривались в канцелярии Екатерины.
Значение должности секретаря в начале ХIХ века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала четкого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
С образованием Государственного Совета в 1810 году, в Государственной канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета (Военных дел, государственной экономии, законов, дел гражданских и духовных) готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советом, ясность их изложения, ответственность за составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю.
  Начало XIX века  ознаменовано новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая, главным образом,  затронула верхний уровень управления  - высшие и центральные учреждения,  и стала завершением реформ, проведенных Екатериной II в последней четверти XVIII века по формированию новой системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, вызрела в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для создания более гибкой и оперативной системы управления, но коллегиальный принцип принятия решений не был исключен совсем из новой системы: сначала коллегии были введены в состав вновь созданных министерств, а позже при  министрах были созданы советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Отношение  к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как “исполнительное” делопроизводство.
Во второй половине ХIХ века новые структуры управления в государстве, на производстве и в предпринимательстве (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора др.) потребовали привлечения на государственную службу большого числа чиновников, в том числе и секретарей. Быстрыми темпами стала развиваться промышленность. Должность секретаря на уровне руководителя предприятия появилась в России в 1840 г. Ими стали первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском машиностроительном заводах в Санкт-Петербурге. Впоследствии должность секретаря руководителя, секретаря-машинистки стала вводиться в организациях и на предприятиях по всей стране, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей.  Высокие требования, предъявляемые к работе секретаря привели к необходимости ведения специальной подготовки. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Подобные учебные заведения в США появились в 1879 году, а в Англии и Франции в 1900-1907 годах. В работе секретаря стала использоваться различная техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки. В те годы в работе секретариатов использовались три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки – перьевые ручки. Большое распространение получила стенография.

Октябрьские события 1917 года сопровождались изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».
Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателей и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета отличался чрезвычайной загруженностью. На местах правила оформления документов не были разработаны.
Секретарями В.И. Ленина были Е.В. Стасова, Л.А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов, связавшие свою жизнь с революционными идеями еще до Октября.
Усовершенствование процессов деятельности секретаря происходило в начале 20-х годов ХХ столетия во время развития НОТ (Научной организации труда), повышенного внимания власти к управлению и работе с документами. Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского  труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование. Подготовка кадров в этот период велась на курсах секретарей и в государственных профессионально-технических училищах.
Профессии «секретарь» в составе советского государственного аппарата придавалось большое значение. Большинство руководителей этого времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари занимались подготовкой материалов к совещаниям, приемом и обработкой документов, контролировали сроки исполнения решений. Секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции, были своеобразными консультантами директоров, следившими за качеством подготовки служебных документов, докладов, организацией  приема посетителей. В это время появляются специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления».
Однако уже в 1925 году секретарей стали считать «канцелярско-техническими специалистами», а в 1932 г. их разделили на две неравноправные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие только технические функции. В советских учреждениях сложилась система профессиональных требований к секретарям: высокая скорость печати на пишущей машинке слепым десятипальцевым методом; высокая скорость записи; знание норм и правил делопроизводства; абсолютная грамотность при оформлении машинописных тестов и расшифровке стенограмм; организационные навыки. Были введены должности секретаря-машинистки, секретаря-стенографистки.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет отводилось вопросам служебного этикета, искусству владения хорошими манерами. Умение соответствовать занимаемой должности было отличительной чертой хорошего секретаря.  Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалования и самим духом времени. На протяжении истории секретарь должен был уметь сочетать наряду с рутинными обязанностями функции личного помощника первых руководителей. Однако в период административно-хозяйственного управления народным хозяйством работа секретаря во многом стала сводиться к выполнению технических функций: прием и регистрация поступающей корреспонденции, контроль исполнения указаний руководителя, отправка исполненной документации, сдача в архив документов, законченных делопроизводством, техническое обслуживание руководителя. Вследствие этого у многих сложилось ошибочное представление о работе секретаря как работе технической, малозначимой.
Для получения должности секретаря необходимо было получить образование в профессионально-техническом училище или закончить специализированные курсы машинописи и стенографии. Престижными считались курсы при Министерстве иностранных дел СССР.
В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда. Появляются инструкции  по делопроизводству, методические рекомендации по составлению документов. Происходило разделение секретарей на категории: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста и секретарь руководителя.
Возрождение престижа профессии секретаря началось в 80-е годы. Профессия требовала новых знаний и профессионализма.
В конце ХХ столетия в период становления новых экономических отношений изменился престиж и повысился авторитет одной из самых распространенных профессий.
Должность секретаря стала рассматриваться как первая ступень для успешного строительства деловой карьеры выпускников вузов. Требования к личностным качествам: коммуникабельность, вежливость, тактичность и самообладание в проблемных ситуациях. Большое внимание уделялось внешнему виду, вводится ограничение возраста. Среди профессиональных требований: умение разговаривать по телефону, пользоваться оргтехникой, строго соблюдать конфиденциальность, организовывать прием посетителей. В должностные обязанности секретарей включались представительские функции и формирование имиджа фирмы по отношению к клиенту.
В послекризисный  период работа секретаря оценивается как составная часть карьерной лестницы управленца, личного помощника руководителя. Одним из важнейших требований стало наличие высшего профессионального образования, дающего навыки отбора, оформления, систематизации и анализа информации. В число обязательных требований включаются: уверенное владение ПК, в том числе электронной почтой и Интернетом; высокая скорость печати слепым десятипальцевым методом; владение иностранным языком (не ниже разговорного уровня); знания делопроизводства, в том числе связанного со спецификой деятельности фирмы, основ бухгалтерского учета, права. При отсутствии высшего специального образования необходим стаж работы 3-5 лет. Предъявляются высокие требования к личностным качествам.  К традиционным должностным обязанностям добавилось требование по составлению и оформлению нормативной и отчетной документации по вопросам работы секретариата и приемной, контроль сроков исполнения и документооборота организации, подбор информации, необходимой руководителю, умение хорошо ориентироваться в основах законодательства об организации делопроизводства, трудового законодательства, управления бизнесом. В состав функций секретарей вошли не только обязанности по качественному документному обслуживанию руководителя, но и оказание ему помощи в выполнении административных задач при проведении таких мероприятий, как переговоры, совещания, подготовка текста докладов, презентации, прием посетителей и т.п. Для успешной работы современному секретарю необходимо постоянное совершенствование своих профессиональных знаний  и навыков делового администрирования, постоянное самообразование. Возникает необходимость координации подготовки секретарей в России в соответствии с  Международными  требованиями.

Задание 1. Ответьте на вопрос: Какие виды документов существовали в России в XV-XVII веке и как проводилась работа по их подготовке, оформлению, сохранению?
Задание 2. Прочитайте выдержки из документов XV-XVII века, обратите внимание на особенности обращения, подписания, датирования. Сравните с современными требованиями к оформлению писем.
а) "От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам ..."
б) Челобитная и отписка начинались с обращения:
“Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу,  бьет челом  сирота твой Ивашко Михайлов ...” .
При обращении к великому князю служилые люди подписывались "холопы", посадские люди и крестьяне - "сироты", духовные люди - "богомольцы"
в) изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: “... вели государь мне дать...”, а заканчивалось: “...царь- государь смилуйся пожалуй...” .

г) челобитная заканчивалась заверительной надписью: “К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил”,  а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

д) дата документа проставлялась в заключительной части. В первой царской грамоте Ивана IV на Дон от 3 января 1570 г.: "Писана на Москве, лета 7078, генваря в 3 день"

Задание 3. Изучите  Генеральный регламент. Ответьте на вопросы: Какой порядок подачи документов был закреплен? Какие главы Генерального регламента посвящены организации работы с документами?
Задание 4. Опишите состав канцелярии, закрепленный в главе XXVIII Генерального регламента. 
Задание 5. Прочитайте главу из Генерального регламента, определите, каковы были функциональные обязанности секретаря.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ февраля 27 дня 1720 года

ГЛАВА ДВАДЕСЯТЬ ДЕВЯТАЯ
О СЕКРЕТАРСКОМ УПРАВЛЕНИИ
Секретарь которои и коллегии докладывает, збирает все указы, граматы, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в ево коллегии приключитца, и доносит коллегии по порядку, как в пятои главе, сего Генрального регламенту упомянуто, при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, да бы  дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть сам сочиняет, а другие (междо прочими канцелярскими служительми, по должности каждого разделяет) как в следующеи в тридесятои главе упомянуто, при чем крепко того смотрить надлежит, чтоб все отправление или отпуски по уставам и резолюциам явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакова просмотру при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради, во всех отправах имя свое подписать должен. И да бы каждои, кому дело есть в коллегии, о решеных и вершеных делах ведение иметь мог, и тем коллегиум и концелярии утруждены не были, того ради надлежит в канцелярии тои коллегии два реестра держать, один вершеным и по оным исполненым, а другои, которые дела вершены, а неисполнены деиством, на которых прикажет секретарь написать число и нумер и чрез вахтмеистера или канцелярского служителя прибить в удобном месте к стене, да бы всякои, кому дело есть, всегда видеть мог, которое дело приговорено и которое уже отправлено, и хотя секретарь в коллегии гласу не имеет, то однакож надлежит ему коллегии по всеи возможности надлежащее уведомление давать и о нужном напамятовать; над протоколом и канцеляриею имеет он под вышнею дирекциею коллегия надзирания, кроме того, також ево должность есть по обстоянию времяни и дел всегда в коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания членов, да бы доношении от челобитчиков принимать, також к докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в канцелярии разделить к лутчему оных исправлению, а буде секретарь в должности чина ево что-нибудь презирать или погрешите, от чего убыток учинитца, и ежели сие лености ради или недосмотрения, то ево штрафовать, в первый с возращением оного убытка, а в другои в двое и отставлен  быть имеет от чина своего, а буде секретарь чина своего и присягу свою позабудет и с умыслу какие подлоги нарочно употреблять будет, как о том ниже сего упомянутого будет, то надлежит оного, яко клятвопреступника и неверного слугу по состоянию дела и преступления его чести, живота и пожитков лишить. Или вечно на галеру сослан быть имеет."