5.2 Организация командировок руководителя

 На служебные командировки расходуется в организации в среднем 12-15% всего рабочего времени, большие денежные средства учреждений и предприятий, поэтому каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем, чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.
Статья 166 ТК РФ определяет: «служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы». В командировку может быть направлен только штатный работник фирмы, с которым заключен трудовой договор. Документирование факта направления работников предприятия в командировку производится посредством издания соответствующего приказа (распоряжения). В общем случае правом издания приказов о направлении в командировку обычно наделяется руководитель предприятия, а распоряжений о направлении в командировки – другие уполномоченные руководителем предприятия должностные лица (например, из числа заместителей руководителя, руководителей филиалов и др.). В соответствии с положением ТК РФ некоторые работники могут быть направлены в командировку только после получения письменного согласия на командировку или при наличии оснований, предусмотренных законодательством.
Порядок направления в командировку определяется в соответствии с главой 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с ответствующими работниками. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации и Методическим  рекомендации ВНИИДАД (2002г.) к числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения) о направлении в командировку относятся:
- служебное задание;
- приказ о направлении работника в командировку;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке;
- авансовый отчет;
- журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.
Оформление командировки производится по формам, установленным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
           Согласно письму Минфина России (от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158), позволяющему работодателю решать какой из предложенных документов следует выбрать, можно ограничиться только приказом или только удостоверением. Если командировка предполагает посещение конкретной организации, удостоверение необходимо. Если же задача командированного сотрудника заключается в сборе информации, поиске клиентов, создании точек сбыта товара, командировочное удостоверение останется незаполненным. В этом случае можно ограничиться приказом.
Командировочное удостоверение (форма Т-10) при заграничных командировках оформлять не обязательно. Пребывание сотрудника в той или иной стране можно подтвердить отметками о пересечении границы в загранпаспорте. Поэтому работник должен приложить к авансовому отчету ксерокопию загранпаспорта.
Что касается сроков командировки, оговорена лишь максимальная ее продолжительность - до 40 дней, а для строителей, монтажников, наладчиков - до одного года (без учета времени, проведенного в дороге). Однако нигде не сообщается о ее минимальных сроках. Каждый этап оформления командировки сопровождается заполнением определенных документов.
Проект приказа. Готовит его, как правило, лицо, ответственное за работу с кадрами. Это может быть и работник отдела кадров, и менеджер по персоналу, и бухгалтер, и секретарь. При подготовке приказа используется унифицированная форма № Т-9 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Проект приказа в обязательном порядке согласовывается с бухгалтерией. Затем документ подписывает работодатель или лицо, которое его представляет. Приказ о направлении в командировку в установленном порядке доводится до сведения работника.
При направлении в командировку нескольких сотрудников приказ оформляется по форме Т-9а

- Служебное задание. Иногда в дополнение к приказу оформляется и служебное задание, в котором подробно описывается цель командировки. Для этого также разработана специальная форма № 10-а (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Служебное задание необходимо в том случае, когда работник никак документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке.
Командировочное удостоверение. Так же как и предыдущие документы по оформлению командировки, оно имеет унифицированную форму № Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
В удостоверении указывается время прибытия работника к месту назначения и время отъезда оттуда. По этим отметкам определяется фактическое время пребывания в командировке, а значит, и размеры денежной компенсации - командировочных. Если работнику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда.
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).
Задание 1. Вам необходимо  подготовить информацию для командировки руководителя в г. Екатеринбург (Москву, Калининград и т.п.) о возможных видах транспорта, времени прибытия, разницы во времени между городами, размещении в гостиницах города, схеме проезда до гостиницы.
Задание 2. Оформите документы, необходимые для командирования с 15 по 20 мая 2007 г. доцента кафедры «Документоведение и языковая коммуникация» Селезневой Натальи Федоровны в г. Саратов для участия в выездном заседании Учебно-методического объединения по направлению «Документоведение и архивоведение»
Задание 1. Вам необходимо  подготовить информацию для командировки руководителя в г. Екатеринбург (Москву, Калининград и т.п.) о возможных видах транспорта, времени прибытия, разницы во времени между городами, размещении в гостиницах города, схеме проезда до гостиницы.
Задание 2. Оформите документы, необходимые для командирования с 15 по 20 мая 2007 г. доцента кафедры «Документоведение и языковая коммуникация» Селезневой Натальи Федоровны в г. Саратов для участия в выездном заседании Учебно-методического объединения по направлению «Документоведение и архивоведение»