4.1. Организация  работы приемной
Одна из административных функций секретаря - прием посетителей. Умение организовать, подготовить прием и помочь руководителю его провести  во многом определяется профессионализмом секретаря. Посетители обращаются в организации по самым разным вопросам, часто непосредственно не связанным с деятельностью руководителя или даже предприятия.
Уровень организации приема создает первое впечатление об учреждении. Правильно построив работу с посетителями, секретарь не только поддерживает имидж фирмы, но и экономит большую часть времени руководителя. Виды приема посетителей, проводимых руководителем и секретарем:
- прием сотрудников своей организации по текущим вопросам;
- прием представителей других организаций, в том числе делегаций;
- прием командированных;
- прием посетителей по личным вопросам.
Технология приема посетителей представляет собой:
- доклад руководителю;
- уточнение времени приема;
- учет посетителей (ведение журналов и картотек с использованием средств вычислительной техники);
- контроль за выполнением решений.
Секретарю необходимо очень хорошо знать структуру предприятия, функции отделов, распределение обязанностей между руководящими сотрудниками. В этом случае он может определить, с кем встретиться руководителю лично, а кого направить к другому компетентному должностному лицу для оперативного решения вопроса.
Секретарь должен знать круг лиц, которых следует беспрепятственно пропускать к руководителю в любое время.
Для успешного планирования рабочего дня руководителя устанавливаются часы приема сотрудников. Журнал предварительной записи помогает определить временные рамки приема посетителей, существо вопроса и состав материалов, которые возможно следует подготовить.
Для подготовки к очередному приему секретарь обязан:
- осведомиться у руководителя за 2-3 дня до приема о планах его работы на это время;
- уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого-либо, записать наименование организации, должность и фамилию приглашенного, а также причину, по которой руководитель проявляет интерес к встрече с указанным лицом, точное время встречи.
- доложить о примерном количестве посетителей, изъявивших желание встретиться с руководством в ближайший приемный день;
- передать руководителю для ознакомления письменные материалы потенциальных посетителей;
- запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада о готовности к приему.
Исходя из указаний руководителя, временных показателей приема, а также контингента посетителей, секретарь формирует список посетителей в журнале:

После создания списка посетителей секретарь анализирует материал, готовит справку-легенду, отражающую состояние вопроса, с которым обращается посетитель, при необходимости, проконсультировавшись со специалистами (юристом, финансистом, профсоюзной организацией). Секретарь отбирает кандидатов на посещение, исходя из мотивов обращения, формирует основной и резервный списки посетителей:

Списки докладываются руководителю, и по результатам доклада в них вносятся уточнения.
В день приема (в начале рабочего дня) секретарь обязан:
- представить руководителю основной и резервный списки посетителей, при необходимости оперативно уточнить их;
- представить руководителю дополнительные материалы, имеющие отношение к предстоящему приему;
- запросить у руководителя дополнительные указания по обеспечению приема и, если потребуется, пригласить для участия в приеме специалистов;
- оповестить посетителей по окончательному списку о приглашении на прием, указав точное время для приема и напомнив о необходимости прибыть в приемную заблаговременно и с необходимыми материалами;
- подготовить два экземпляра окончательного списка посетителей (один для руководителя, один для секретаря) и материалы, необходимые для приема.
           Личный прием в соответствии с законодательством осуществляют руководители организаций, их заместители, ответственные работники. Секретарь организует прием граждан. По согласованию с руководителем выделяются дни и часы для приема граждан по личным вопросам. Удобнее всего проводить еженедельные приемы посетителей.
Важным элементом деятельности секретаря по приему посетителей является работа с обращениями граждан. Технология работы с обращениями граждан требует организации:
- приема граждан;
- приема и первичной обработки письменных обращений;
- регистрации обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- уведомление заявителя о длительном расследовании обращения;
- контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
- информационно-справочной работы по обращениям;
- извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
- группировки в дела и текущего хранения обращений;
- анализа поступивших обращений.
Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.
Обращения граждан могут иметь письменную и устную форму. В обращениях ставятся вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Задание 1. Деловая игра. «Прием посетителей». Руководитель фармакологической фирмы должен принять поставщиков, сотрудников и посетителя по личному вопросу. Секретарю необходимо составить список  посетителей, согласовать его с руководителем, решить некоторые вопросы без участия руководителя, определить цель посещения, время.
Задание 2. Выполните тест, определите Ваш уровень самоконтроля в общении.
Тест на самоконтроль в общении

Этот тест разработан американским психологом Марком Сандером и позволяет оценить, в какой степени человек контролирует себя в общениис другими. Люди с высоким коммуникативным контролем постоянно следят за собой, хорошо знают, где и как надо вести себя, управляют выражением своих эмоций. Вместе с тем у них затруднена спонтанность самовыражения, они не любят непрогнозируемых ситуаций. Их позиция: «Я таков, какой я есть в данный момент». Люди с низким коммуникативным контролем более непосредственны и открыты, у них более устойчивое «я», мало подверженное изменениям в различных ситуациях. Итак, как вы контролируете себя в общении?
Внимательно прочитайте десять предложений, описывающих реакции на некоторые ситуации. Каждое из них вы должны оценить как верное или не верное применительно к себе.
Если предложение кажется вам верным или преимущественно верным,
поставьте рядом с порядковым номером букву В, если неверным или преимущественно неверным, - букву Н.
1. Мне кажется трудным искусство подражать повадкам других людей.
2. Я бы, пожалуй, мог вести себя неподобающим образом, чтобы привлечь внимание или позабавить окружающих.
3. Из меня мог бы выйти неплохой актер.
4. Другим людям иногда кажется, что я переживаю что-то более глубокое, чем это есть на самом деле.
5. В компании я редко оказываюсь в центре внимания.
6. В разных ситуациях и в общении с разными людьми я частоведу себя совершенно по-разному.
7. Я всегда отстаиваю только то, в чем я искренне убежден.
8.Чтобы преуспеть в делах и в отношениях с людьми, я стараюсь быть таким, каким меня ожидают видеть.
9. Я могу быть дружелюбным с людьми, которых я не выношу
10. Я не всегда такой, каким кажусь.
Интерпретация результатов:
По одному баллу начисляется за ответ Н на 1,5 и 7-й вопро­сы и за ответ В на все остальные.
1—3 балла— у вас низкий коммуникативный контроль, ваше поведение устойчиво и вы считаете нужным его изменять в за­висимости от ситуации. Вы способны к искреннему саморас­крытию в общении. Некоторые считают вас «неудобным в общении по причине Вашей прямолинейности».
4—6 баллов— у вас средний коммуникативный уровень. Вы искренни, но сдержаны в своих эмоциональных проявлениях, считаетесь в своем поведении с окружающими людьми.
7—10 баллов— у вас высокий коммуникативный уровень. Вы легко входите в любую роль, гибко реагируете на изменения ситуации, хорошо чувствуете и даже в состоянии предвидеть впечатление, которое вы произведете на окружающих.