Методические указания к лабораторной работе №1.

Создание таблиц базы данных

Рассмотрим создание таблиц на примере телефонного справочника.

1.     Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку "Конструктор" на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы (см. Рис. 1).

Рис. 1. Окно проектирования структуры таблицы

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце ("Тип данных") указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

2.     Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе - текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

3.     Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле "Номер"). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт "Ключевое поле" выпавшего меню), дав команду меню "Правка > Ключевое поле" или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы (см. рис. 1).

4.     Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню "Файл > Сохранить" или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: "ТЕЛЕФОНЫ".

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне "База данных" появился новый элемент - только что созданная таблица "ТЕЛЕФОНЫ". Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

5.     Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.

Создайте с помощью конструктора таблицу - словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Обязательно задайте ключевое поле - "Код". Сохраните таблицу под именем "КАТЕГОРИИ"

 Шаг 3. Настройка связей между таблицами

9.                   В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "ТЕЛЕФОНЫ" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "КАТЕГОРИИ". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами.

10.                Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля (см. Рис. 2).

Рис. 2. Диалоговое окно мастера подстановок

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

o      Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса

o      Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"

o      В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

o      Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

o      Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца

После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

11.                Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Откройте окно "Схема данных" (см. Рис. 3). Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню "Сервис > Схема данных".

Рис. 3. Окно "Схема данных". Показано также окно добавления таблиц.

При первом обращении к окну "Схема данных" вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц (показано на Рис. 3). В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню "Связи > Добавить таблицу" или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы "ТЕЛЕФОНЫ" и "КАТЕГОРИИ". Закройте окно добавления таблиц.

12.                Откройте окно "Изменение связей" для настраиваемой связи (см. Рис. 4). Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню "Связи > Изменить связь".

Рис. 4. Окно "Изменение связей"

Установите флажок "Обеспечение целостности данных". Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку "ОК").

13.              Сохраните макет схемы данных, дав команду меню "Файл > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".