7 Требования к оформлению текста пояснительной записки.

7.1 Общие требования.

Текст пояснительной записки располагают на одной стороне листа белой бумаги формата А4 (210 X 297) мм по ГОСТ 2.301 и основную надпись выполняют в соответствии с ГОСТ 2.104 .

Текст ПЗ выполняют одним из следующих способов:

- рукописным, аккуратно, чернилами (пастой) одного цвета (черного, синего, фиолетового). Применение чернил (пасты) разного цвета не допускается. Высота букв и цифр в тексте не менее 2.5 мм .

- с использованием компьютера и принтера через полтора интервала, цвет шрифта должен быть черным, высота букв, цифр и других знаков – не менее- 1,8 мм (кегль не менее 12).

Расстояние от рамки формы до границ текста следует оставлять в начале и в конце строк - не менее 3 мм . Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки формы должно быть не менее 10 мм . Абзацы в тексте начинают отступом, равным 15- 17 мм .

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм . Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукописным способом - 8 мм .

Опечатки, описки и графические неточности допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста.

Нумерация страниц в тексте ПЗ сквозная, включая иллюстрации и таблицы, выполненные на листах формата А4. Первым листом ПЗ является содержание. Номера страниц проставляют в соответствующих графах основной надписи.

Наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте пояснительной записки должно быть одинаковым. В последующем тексте ПЗ допускается сокращенное наименование изделия.

Текст ПЗ должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и при необходимости, разделяться на разделы. Каждый раздел следует начинать с нового листа. При переносе текста на следующий лист после наименования раздела (подраздела) следует записывать не менее двух строк текста. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всей пояснительной записки, обозначенные арабскими цифрами. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. Точки в конце номера разделов и подразделов не ставят. Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки должны четко и кратко отражать содержание. Заголовки следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Перенос слов в заголовках не допускается.

Внутри разделов, подразделов или пунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано на примере.

Пример

а) _______________

б) _______________

1) _______________

2) _______________

в) ________________

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова "должен", "следует", "необходимо", "требуется", "чтобы", "разрешается только", "не допускается", "запрещается", "не следует". При изложении других положений следует применять слова - "могут быть", "как правило", "при необходимости", "может быть", "в случае" и т. д. Допускается использовать повествовательную форму изложения текста ПЗ, например, "применяют", "указывают" и т. п.

В ПЗ должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии общепринятые в научно-технической литературе.

В тексте ПЗ не допускается:

- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а так же иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, а также соответствующими стандартами;

В тексте ПЗ, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

-применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями, следует писать слово "минус".

- применять математические знаки без числовых значений, например, > (больше), < (меньше), = (равно), (больше или равно), (неравно), (меньше или равно), а также знаки % (процент), № (номер);

- применять знак " " для обозначения диаметра ( c ледует писать диаметр). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте документа, перед размерным числом следует писать знак" ";

- применять индексы стандартов технических условий (ГОСТ, ОСТ, СТП, ТУ и т. д.) без регистрационного номера.

В пояснительной записке следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417. Применение в тексте разных систем обозначения единиц физических величин не допускается. Наряду с единицами СИ, при необходимости в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разрешенных к применению. Единица физической величины одного и того же параметра в тексте ПЗ должна быть постоянной. Числовые значения величин в тексте должны указываться с требуемой точностью. Если приводится ряд числовых значений, выраженных в одной и той же единице физической величины, то её указывают только после последнего числового значения, при этом в ряду величин осуществляется выравнивание числа знаков после запятой, например 1,50; 1,75; 2,00 м . При указании диапазона числовых значений физической величины, обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона, например От 1 до 5 мм ; От плюс 10 до минус 40 ° С. Недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы).

7.2 Оформление формул.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения начинается со слова «где» без двоеточия после него. Символы располагают под символами

Пример - Плотность каждого образца, r кг/м³ , вычисляют по формуле

Формулы, следующие одна за другой, разделяют запятой. Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак "х".

Применение в одной формуле машинописных и рукописных символов не допускается.

Формулы нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записываются на уровне формулы справа в круглых скобках. Одну формулу обозначают - (1). Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, … в формуле (1). Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит и номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой, например, (3.1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения, например, (В.1).

7.3 Оформление иллюстраций.

Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандартов ЕСКД, а их количество достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации располагают ближе к соответствующим частям текста и нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если рисунок один, то он обозначается "Рисунок 1". Допускается нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой, например, - Рисунок 3.1.

При ссылках на иллюстрации следует писать: "…в соответствии с рисунком 2" или "… в соответствии с рисунком 1.2" (нумерация в пределах раздела).

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово "Рисунок " и наименование помещают после пояснительных данных и пишут через тире, например: Рисунок 3 - Детали прибора.

7.4 Оформление таблиц.

Цифровой материал для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1. Название таблицы должно отражать её содержание и быть кратким.

Название помещают над таблицей, начинают с прописной буквы без подчеркивания. Таблицы необходимо нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если таблица одна, она должна быть обозначена "Таблица 1". Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. В тексте пояснительной записки на все таблицы должны быть приведены ссылки, при ссылке следует писать слово "таблица" с указанием её номера.

Таблица_____ - _________________

   (номер)     (название таблицы)

Рисунок 1 - Построение таблиц

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Заголовки граф записывают параллельно строкам таблицы. Допускается перпендикулярное расположение заголовка граф.

Таблицы слева, справа и снизу ограничивают линиями. Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается. Графу "номер по порядку" в таблицу включать не допускается. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы допускается не проводить. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм .

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа пояснительной записки. Таблицу с большим количеством строк допускается переносить на другой лист, при этом в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят. При переносе таблицы на другую сторону заголовок помещают только над её первой частью, при этом в каждой части таблицы повторяют её головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк.

Слово "Таблица" указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова "Продолжение таблицы" с указанием номера (обозначения ) таблицы.

При наличии в пояснительной записке небольшого по объёму цифрового материала, его следует давать текстом, располагая цифровые данные в виде колонок. Ниже приведен пример расположения цифровых данных.

Предельные отклонения размеров профилей всех номеров:

по высоте……………………….………………. ± 2,5 %

по ширине полки……………………………..… ± 1,5 %

по толщине стенки……………………..………. ± 0,3 %

по толщине полки ……………………………... ± 0,3 %

7.5 Сноски.

При необходимости пояснения отдельных данных, приведенных в документе, эти данные следует обозначать надстрочными знаками сноски. Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы на которой они обозначены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, в конце таблицы под линией, обозначающей окончание страницы. Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, к которому даётся пояснение и перед текстом пояснения. Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта.

Пример – «… печатающее устройство²) ...»

Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.

Допускается вместо цифр выполнять сноски звёздочками: * Применять более четырех звёздочек не рекомендуется.