2. Информационно-справочные документы.

Сбор и обработка информации играют важную роль в процессе принятия управленческих решений.  Существуют различные информационно-справочные документы: заявление, объяснительная записка, докладная записка, служебная записка, справки, акты, переписка и др., позволяющие выбрать тот или иной способ оформления официально-деловых отношений в конкретной ситуации.
 Эти документы реализуют внутренние коммуникативные функции организации.
Заявление - документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Структура заявления

1. Наименование адресата - должность, фамилия, инициалы (в дательном падеже).
2. Фамилия, инициалы подавшего заявление (в родительном падеже).Если заявление пишется на имя работника той же организации, к которой относится автор заявления, то последний должен указать свою должность после фамилии и инициалов, а если заявление адресовано в какую-либо иную организацию, то подающий заявление указывает свой адрес.
3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
4. Текст заявления.                
5. Опись прилагаемых документов.  
6. Подпись заявителя (внизу справа).
7. Дата подачи заявления (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Пример заявления

                                                                           Декану факультета

«Социально-гуманитарный»
                     Ивановой И.А.
                     студента гр. ИБЭ-11

Петрова П.Б.

Заявление
В связи со сложившимися семейными обстоятельствами (свадьба брата) прошу перенести сроки прохождения учебно-производственной практики с 09.07. – 20.07.2012 г. на 14.07. – 25.07.2012 г.
Руководитель практики, доцент Ильин А.Б. не возражает.

                                                Дата                                                ______________П.Б. Петров

Задание 1. Прочитайте список типичных языковых конструк­ций, используемых при написании заявлений. Составьте и запишите предложения с каждой из предложенных конструкций.
Типичные языковые конструкции заявления

Задание 2. Отредактируйте фрагменты заявлений, используя языковые конструкции из таблицы.

Образец: В связи с тем, что я должен срочно уехать в Москву,.. - В связи со сроч­ным отъездом в Москву...

1. Из-за того, что я должен срочно уехать на родину,...-
2. В силу того, что у меня нет достаточного количества денег,... -
3. Вследствие того, что изменилось расписание движения поездов,..
4. Из-за того, что я не имею денег на покупку билетов на самолет.,..
5. Так как я болел в течение целого семестра.,. .—
6. Вследствие того, что я опоздал на вокзал.,.. -
7. Поскольку расписание движения поездов было изменено,..
8. В связи с тем, что я потерял студенческий билет…

Задание 3. Напишите заявление на имя декана вашего факультета о переносе сроков летней сессии на сентябрь месяц в связи:
- с болезнью;
- с работой в студенческом спортивном лагере «Радуга»;
- с отъездом на родину по семейным обстоятельствам.

 Задание 4. Найдите ошибки в следующем тексте заявления Отредактируйте  его.
                                                                                                            Декану экономического факультета      
                                                                                                            Технологического университета  
                                                                                                            проф. С.С. Инину                                   
                                                                                                            от Иванова Н.Ю.                                    
                                                                        Заявление
В связи с тем,  что я устроился на работу в филиал фирмы "Стронг", прошу перевести меня на заочное отделение, т.к. я не могу учиться в дневное время.
                                                                                                             С уважением,                       
11 сентября 2011 г.                                                                         Н.Ю. Иванов

Задание 5. Найдите ошибки в следующем тексте . Отредактируйте  его, используя следующие конструкции: в связи с чем? прилагается что? быть на стационарном лечении, предоставить отпуск.

Директору завода "Энергия"       
г-ну Ю.И. Селину                         
(от) инспектора отдела кадров     
Губиной С.С.                       

Заявление

Так как я находилась в больнице в течение последних двух месяцев, прошу дать мне внеочередной отпуск из-за состояния здоровья. Справка есть.

                                               __________________________С.С.Губина
04.05.2011г.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение при­чин какого-либо нарушения в производственном процессе.

Структура объяснительной записки

1. Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).
2. Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснитель­ную записку.
3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине
   листа с заглавной буквы).
4. Текст объяснительной записки.
5. Опись прилагаемых документов.
6. Подпись (внизу справа).

Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Пример объяснительной записки:

Заведующему кафедрой русского языка
Н.В. Ковалеву
студентки группы № 11
                          факультета «Социально-гуманитарный»
Смирновой А.Н.

Объяснительная записка

Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому языку и культуре речи с 14.03. по 18.04.2011г. в связи с вынужденным отъез­дом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники №4 Новгорода прилагаю.
                                                         ___________________А.Н.Смирнова
15 апреля 2011 г.

Задание 1. Напишите объяснительную записку, необходимую в следующих ситуациях:

1. Вы не явились на экзамен.
2. Вы опоздали на работу.
3. Вы не выполнили распоряжение руководства (например, не подгото­вили офисную технику к презентации).

Задание 2.  Напишите объяснительную записку на имя декана вашего факультета от имени студента,  пропустившего две недели занятий.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому  должностному лицу.
Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.
Но служебная записка не заменяет докладную записку, так как докладная записка  это документ, направляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка - это документ, осуществляющий связи на одном уровне управления. Служебные записки - это внутренняя переписка, переписка между структурными подразделениями. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения и др.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адрес, подпись.
Текст служебной записки состоит из обоснования - изложения причин составления  и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Докладная записка -  документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя  руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.
Внешние докладные записки составляют на общем бланке организации, внутренние  на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней  наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней    докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.  Вторая часть может отсутствовать. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.  

Пример докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ
                                                                                                                    Генеральному директору                   

                                                                            ООО"Кадры"
                                                                                     г-ну И.Л. Петрову
10.03.2011 1№ 33                                                                                            
 ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О необходимости увеличения
штатной численности отдела рекламы

В связи с расширением сферы деятельности отдела рекламы необходимо увеличение численности  сотрудников.
В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов.

                                Руководитель отдела                  Подпись                       И.А. Чернышева

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние  составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние  на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке.

Задание 1. Составьте справку  Денисову И.К. о том, что он является студентом 3 курса  факультета экономики Педагогического института.
Задание 2.Составьте справку, выданную в Донском государственном техническом университете о факте подтверждения обучения Иванова Станислава Петровича на 2-м курсе дневного отделения факультета точного машиностроения. Справка дана для представления  в отделение милиции, подписана деканом факультета «Приборы точного машиностроения «Белобородовым Е.Г.

Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации или другого физического лица при получении материальных ценностей. Доверенность должна быть заверена нотариусом или организацией, в которой доверитель работает или учится.
Структура доверенности на получение денег

1. Наименование документа.
2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, адрес, паспортные дан­-
   ные - в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.
3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность), адрес, паспортные дан­-
   ные доверенного лица.
4. Содержание доверенности (КТО -ДОВЕРЯЮ - КОМУ - ЧТО
   СДЕЛАТЬ) (сумма пишется цифрами и в скобках прописью).
5. Подпись доверителя.
6. Дата выдачи доверенности.
7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись
   доверителя.
8. Дата удостоверения и подпись.

Пример доверенности:

Доверенность

Я, Гошин Павел Михайлович, студент механического факультета Технического института, проживающий по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Шевченко 25, кв.15(паспорт: серия 6012 № 324415, выдан ОВД Петроградского района г. Санкт- Петербурга 20.02. 2012),  доверяю Ивановой Анне Сергеевне, прожи­вающей по адресу, г. Санкт-Петербург, ул. Озерная, д.6, кв. 9, (паспорт: серия 4009 N 145676, выдан 34 ОВД Выборгского района г. Санкт- Петербурга 10.03. 2000 г., получить мою стипендию за июнь 2012 г. в сумме 1500 (одна тысяча пятьсот) рублей.
                                                           _________________________________________П.М. Гошин
25.05.2012г.
Подпись П.М. Гошина удостоверяю,
декан механического факультета
Г.Г. Сонин

26.05.2012 г.

Печать

Задание 1.  Напишите доверенность:

1.  на получение 10 000 рублей с вашего счета в банке каким-либо ли­-
   цом;
2.  на получение посылки в почтовом отделении;

Задание 2. Заполните доверенность, выбрав произвольную ситуацию:

ДОВЕРЕННОСТЬ

выдан (кем, когда), адрес. Для юридических лиц полное наименование и номер государственной регистрации.)

(перечень действий должен быть прописан как можно более детально- что, когда и где должно быть сделано)

Настоящая доверенность действует в течение ___________________

                                                                               ( срок)

с момента ее выдачи.

Подпись доверителя ___________.

Место и дата заполнения могут быть указаны как в начале документа, так и в конце листа.

                                                                         Наверх страницы